Accueil Des Fonctionnaires

Réception.

Trois points méritent une attention particulière:

Premier lieu d 'accueil.

Dans le cadre de ce principe, les organes de l'état à tous les niveaux est disposé pour la visite de la salle de réception.

De manière générale, de la visite pour la salle de réception doit être propre, de garder le silence, et facile à la confidentialité.

En outre, il convient également de faciliter le trafic, est facile à trouver.

Cette suspension peut être à proximité de la plaque d'indication, et au niveau de son monté sur la porte de la marque visible.

La réceptionniste.

Le personnel d'accueil des visiteurs, qui peuvent généralement être constitué de professionnels et de non - professionnels.

Le premier concerne le personnel de service des plaintes, qui renvoie à d'autres fonctionnaires du secteur non la pétition.

Si les professionnels ou non professionnels, aux yeux des visiteurs sont des représentants de l'autorité de l'administration de l'état.

Par conséquent, à recevoir des visiteurs, doivent être courtois, abordable, l'enthousiasme pour aider les gens.

En tout cas, ne permet pas de visiteurs ignorer, ou de mépris, de faux - fuyants réprimandé, ou insulte sarcastique.

Troisièmement, la procédure de réception.

Officiellement l'accueil des visiteurs, il est nécessaire de respecter les procédures de réception nécessaire, normalisée pour la réception et le respect de l'autre.

à leur arrivée, les visiteurs se lèvent et se saluent, se serrent la main et s' associent à leur place et se respectent mutuellement.

Lorsqu 'un visiteur répond à un problème, il faut l' écouter attentivement et prendre des notes.

Il peut être demandé à l 'autre partie de signer ou de vérifier, si nécessaire, sans qu' elle soit induite en erreur.

Les exigences de l 'autre partie ne doivent pas être formulées avec précipitation, mais doivent être respectées.

Quand l 'autre s' en va, il faut se lever et se dire au revoir de sa propre initiative.

Le cas échéant, il devrait prendre l 'Initiative de rester en contact avec les visiteurs.

Réception des appels téléphoniques.

Les appels téléphoniques reflètent le problème et constituent une nouvelle forme de visite de la population ces dernières années.

Les fonctionnaires de base devraient prendre au sérieux tous les appels que les masses populaires appellent pour faire face à ce problème.

Premièrement, la mise en place d 'une permanence téléphonique.

Les services ou départements qui sont en mesure de le faire peuvent mettre en place des ? lignes téléphoniques d 'urgence ? spécialement con?ues pour faciliter la participation de la population à la vie politique, la surveillance des déclarations et la prise de décisions.

Une fois qu 'une ligne téléphonique d' urgence a été mise en place, son numéro spécial et son heure de service devraient être publiés par les médias.

Deuxièmement, assigner une personne pour répondre.

Les ? lignes téléphoniques d 'urgence ? officiellement mises en place à l' intention de la société devraient être réservées aux personnes chargées d 'y répondre et leur responsabilité en matière d' emploi devrait être renforcée.

Il est généralement procédé à des enregistrements ou à des enregistrements sonores de ses éléments essentiels.

Une réponse sera également communiquée si nécessaire.

Troisièmement, attention à la communication.

Les fonctionnaires de base, qu 'ils soient ou non spécifiquement chargés de la réception des appels téléphoniques, doivent faire preuve d' un haut degré de responsabilité politique et d 'enthousiasme au service de la population lorsqu' ils re?oivent des appels de la population qui répondent à des questions pertinentes.

Il faut faire ce qu 'on veut, il y a des questions et des réponses, il y a de l' enthousiasme pour avoir raison.

Il est inadmissible que l 'on en finisse avec l' ambigu?té ou l 'arrogance.

Les travaux devraient normalement être inclus dans le plan.

En ce qui concerne la sécurité, il faut être ? prudent ?.

Il faut non seulement élaborer des programmes, mais aussi mettre l 'accent sur les détails et les exigences.

La publicité de couverture, il est à noter que l'unification de calibre, de taille, et par des services de haut niveau pour approbation.

Rapport sur les données de télétexte, généralement doit fournir à la réception de l'objet, et il convient de les enregistrer.

(2) Le Protocole de séquence

Le Protocole de l'ordre, également connu sous le nom de Protocole de séquence, c'est en même temps ou le même site de réception provenant de différents pays et de différentes régions et différents groupes, différentes unités, de différents secteurs, les différentes identités multiples, le c?té réception conformément à la Convention, sur les hommes et l'agencement de l'ordre de priorité spécifiques ou successivement.

Actuellement, de manière sensiblement dans l'ordre de protocole dans les activités officielles de mon pays en suivant principalement cinq.

1. Disposés en position.

La réception de plusieurs invités lors d'occasions officielles, souvent en fonction de leur niveau de fonctions administratives spécifiques sont alignés.

Pour occuper la même fonction administrative, selon leurs qualifications, c'est - à - dire t?t ou tard sont représentés.

Pour ceux qui n'ont plus de postes administratifs, peut se référer à leur place d'attention; mais après sa rangée dans son entrée en fonctions.

Si la réception de groupes invités, la hauteur de son poste de chef ou chef, c'est pour leur base alignés.

2. L'alphabet.

Les grandes conférences internationales ou les compétitions sportives internationales à caractère étranger peuvent être organisées dans l 'ordre alphabétique Latin des noms de pays ou de régions auxquels les participants appartiennent, conformément à la pratique internationale.

Si la première lettre de son nom est identique, elle peut être rangée dans l 'ordre de sa seconde lettre.

Les lettres ci - après sont identiques et peuvent être déduites en conséquence.

Arriver t?t ou tard.

Les chefs des organismes à l 'étranger ou les participants à diverses manifestations informelles peuvent être classés en fonction de leur arrivée officielle sur le terrain.

Cette fa?on de procéder est souvent appelée ? à venir ?.

Ordre d 'inscription.

Les grandes foires commerciales, expositions, expositions, foires, etc., peuvent être organisées en fonction de l 'inscription officielle des invités, t?t ou tard, pour des activités commerciales, ou lorsque ces modalités sont difficiles à appliquer.

Sans présentation.

Cette fa?on de procéder est également appelée ? non - classement ?.

En fait, il s' agit d 'une solution de rechange particulière lorsqu' il est difficile de procéder autrement.

Afin d'éviter tout doute ou objet de réception de mécontentement, le c?té réception de n'importe quel genre de protocole spécifique à l'aide de l'agencement, doivent être sous une forme appropriée à la réception de l'objet avance nécessaire pour son exposé.

(3) Le Protocole escorte

Lors de la réception d'invités de travail spécifiques dans le Protocole, et accompagné de tous partie de réception doit prendre au sérieux, bien sur.

1. Les invités de la réunion.

Les invités importante visite officielle, parfois, le cas échéant, de prendre des dispositions pour le Protocole, adieu, en signe de l'attention et de la courtoisie de l'autre.

Le Protocole sont responsables des activités de fonctionnaires, la principale doit prêter attention à deux grandes questions.

Premièrement, l'échelle de limiter le Protocole.

Actuellement, en fonction de la demande de réception de l'étiquette de simplification, il est nécessaire de limiter le Protocole de l'échelle.

Lors de la réception de Nevin, ne sont généralement pas doit organiser le Protocole spécial de la cérémonie.

Même le Protocole général nécessaire de l'Organisation, devrait également être pragmatique de Jane, au nombre de participants, le propriétaire de l'identité, de la qualité et de la quantité de véhicule strictement limitée.

Deuxièmement, définir en temps et lieu, les invités qui viennent de loin, pour organiser une Partie h?te pour son musée pour envoyé, souvent inévitable.

Protocole de responsables invités l'attention doit être préalablement convenus entre les deux parties l'une avec l'autre en temps et lieu de rendez - vous.

Pour des temps et lieu de saluer nos invités, les deux parties doivent non seulement de déterminer à l'avance et, souvent, devrait également souligner le principal invité.

Si nécessaire, avant de commencer officiellement invités, personnel de réception doit confirmer à nouveau l'un avec l'autre.

2. Les accompagner.

Les invités lors de la visite de la Partie h?te en cas de besoin, souvent accompagnés de désigner une personne chargée de l'autre.

De manière générale, accompagné de la note invité il y a trois:

Premièrement, de s'occuper des invités.

Invités à rester dans l'ensemble de la période de l'une des Parties h?tes, son entourage doivent être invités à l'attention.

à condition de ne pas entraver les invités de la liberté individuelle, de l'autre, le soin de prendre l'initiative et attentionné.

Deuxièmement, la commodité d'invités.

Toutes les exigences raisonnable et normale pour les invités au cours de la période de détention proposées, du personnel d'accompagnement doivent essayer de tenter de répondre, et active le travail, la vie de fournir tout pratique.

Tenez votre poste.

En tout état de cause, les accompagnateurs doivent rester à leur poste et ne pas être démis de leurs fonctions sous quelque prétexte que ce soit.

En temps normal, les accompagnateurs doivent non seulement être prêts, mais aussi être consciencieux d 'être en poste avant l' heure prévue.

Il est normal que les accompagnateurs attendent les invités, mais il ne faut pas qu 'ils attendent les accompagnateurs.

Réception des communications

La lettre est un abréviation de la lettre adressée à la population.

Plus précisément, il s' agit d 'une manifestation directe de la volonté individuelle ou collective de la population devant l' administration de l 'état, par lettre, visite ou appel téléphonique.

Mode

C 'est ainsi que l' accueil de la correspondance de la population est à la fois l 'une des fonctions des fonctionnaires de base et un moyen de communication et de dialogue avec l' autre.

Les principes de base de notre gouvernement en matière de visites sont de s' appuyer sur les faits, de se conformer à la loi, de conna?tre l 'opinion publique, d' observer l 'état civil, de s' informer et de promouvoir pleinement la démocratie socialiste.

I) systèmes fondamentaux

Il incombe non seulement aux fonctionnaires de base responsables des visites d 'assurer en temps voulu et efficacement la communication entre les pouvoirs publics et la population, mais aussi de vérifier les informations pertinentes afin d' éviter qu 'elles ne soient fausses et trompeuses.

Il est donc essentiel de mettre en place un système de base solide pour les visites et de faire en sorte que chaque visiteur s' y conforme de bonne foi.

Système d 'enregistrement.

L 'enregistrement régulier de toutes les communications est obligatoire.

Les principaux éléments de l 'enregistrement sont les suivants: nom ou pseudonyme du visiteur, sexe, visage politique, unité de travail, titre fonctionnel, nationalité, origine, domicile familial, mode de communication, réponse, exigences fondamentales, éléments de recommandation, etc.

Les inscriptions doivent être effectuées de manière responsable et concise.

Une fois l 'enregistrement effectué, il est généralement procédé à un réexamen.

Tous les documents pertinents sont normalement archivés.

Système d 'accueil.

Afin de faciliter les contacts étroits et de renforcer la communication entre les différents niveaux de l 'administration de l' état et la population, il faudrait mettre en place un système d 'accueil spécial et institutionnaliser les visites.

Les fonctionnaires à tous les niveaux, en particulier les responsables, doivent consacrer un temps fixe à l 'accueil des visiteurs et à l' examen de leurs communications.

Dans le même temps, des lignes téléphoniques spéciales devraient être établies au service de la société.

Dès qu 'un système d' accueil est en place, il doit être rendu public à la société et soumis au contr?le de celle - ci.

Système de pition.

Les fonctionnaires de base doivent prendre au sérieux les situations et les problèmes qui sont reflétés dans les communications de masse.

Il ne peut y avoir de tergiversations ni de retards si, dans les limites de ses attributions ou de celles de son personnel, il doit y être remédié dès que possible et, dans le cas contraire, il doit être pféré sans retard à d 'autres services ou départements, conformément aux dispositions et procédures pertinentes.

Il ne peut y avoir d 'excès de pouvoir ni d' interruption, d 'inaction ou de retard.

Système de catalyse.

Les communications pmises à d 'autres services ou départements doivent être remboursées.

Il faudrait aussi, si nécessaire, fixer des délais de remboursement.

Dans certains cas importants, les services chargés des visites sont tenus d 'adresser un rappel à l' entité ou au service h?te dans un délai donné, c 'est - à - dire un rappel.

Certains services ou services devraient leur accorder un rang de priorité élevé en organisant soigneusement leurs enquêtes et en les cl?turant dans les délais prescrits, c 'est - à - dire en procédant à des enquêtes.

Et de rappels et liées l'une à l'autre et forment ensemble des rappels du système.

5. Le système d'établissement de rapports.

Service des plaintes pour travail généralement résumé régulièrement.

En général, chaque mois est de procéder à une analyse statistique, chaque trimestre, doit effectuer une recherche exhaustive, tous les six mois ou un an doit être effectué une fois que le résumé détaillé.

Des statistiques concernant les lettres de l'analyse globale et de la recherche, un résumé détaillé de toute urgence, et des visites de travail, des événements critiques, sont déclarées conformément aux procédures rapidement et avec précision à une autorité supérieure, et à informer les autres départements.

(2) le travail quotidien

Afin de permettre une convergence des visites de travail et de la nécessité de fonctionnaires à grand, commence petit, tout gérer, ci - après quotidienne des affaires.

1. La lettre de traitement.

La tache de traitement de la lettre des masses, généralement connu sous le nom de lettre.

Les fonctionnaires à faire lettre, sauf en temps opportun de consulter, le temps de traitement, un temps de réponse au, et ce conformément aux procédures concernant les points suivants.

Le déballer.

Normalement faire ce jour - là à la lettre, le démontage de la NACE Rév.

Ouvrir le lettre, sont généralement doit indiquer la date ou de démontage et horodatage et de numérotation pour référence ultérieure.

Deuxièmement, lire la lettre.

Ouvrir le lettre, dès que possible, de lire attentivement, pas de retirer et de ne pas lire, lire la lettre ou de négligence.

Lire la lettre, doit être objective, claire, saisir la clé, une compréhension globale de son contenu.

Troisièmement, l'enregistrement.

Lire la lettre doit être sérieusement de l'enregistrement.

Le contenu spécifique de l'enregistrement de la lettre, doit être conforme aux dispositions pertinentes.

Quatrièmement, le journal.

Un important de lettres, au rapport.

Le Journal, c'est - à - dire lire au chef.

Il demande le rapport précise, ni de faux négatifs, et n'est pas abusif.

Tourne, il se réfère à la lettre les unités ou départements au traitement.

Il demande conforme aux dispositions, pas de désordre, pas mal, pas de lettre directement à l'intéressé.

Cinquièmement, la réponse.

Pour la lettre, doit donner une réponse nécessaire dans un délai déterminé.

Même si son problème reflète toujours en suspens, ne devrait pas être ignoré la lettre.

Pour l'après rotation, peuvent généralement être informés de ces lettres.

Sixièmement, vérifiez.

Lettre de fermeture après tout, doit être de classement, pour examen.

Dans le même temps, les lettres confidentielles.

Si c'est le nom ou la lettre de ces lettres ne sont pas avec l'intention de l'extérieur