Gestion De Dix Documents Inconnus

La capacité des entreprises de se distinguer dans un environnement de concurrence intense aujourd 'hui, dont l' élément décisif est la gestion d 'entreprise, la gestion de documents "en première ligne" de la gestion d' entreprise est un maillon très important de la gestion d 'entreprise.Toutefois, beaucoup d 'entreprises opèrent avec des co?ts et des ressources humaines considérables, alors que les gestionnaires ignorent que l' accumulation de capital d 'entreprise est un problème difficile, sans trouver les raisons pour lesquelles la rentabilité de l' entreprise n 'augmente pas et ne diminue pas.Après avoir étudié et analysé plusieurs entreprises, l 'auteur résume les 10 principaux risques de fonctionnement de l' entreprise.

10 risques majeurs dans la gestion d 'entreprise

Premier inconvénient: il est difficile d 'unifier les fichiers de sauvegarde dans les entreprises, presque tous un ordinateur, des entreprises composées de centaines de milliers d' employés, produit un grand nombre de documents, dont beaucoup sont très importants pour les entreprises.La perte de ces documents n 'est pas quantifiable si elle résulte d' une détérioration du disque dur d 'un système informatique ou d' une infection virale.Pour éviter la perte, les fichiers de sauvegarde sont certainement une très bonne mesure, mais en raison deStockage de fichiersIl est pratiquement impossible d 'obtenir des fichiers éparpillés, très volumineux, qui sont systématiquement répertoriés dans tous les ordinateurs.

Deuxième risque: la sécurité des informations confidentielles est menacée dans les entreprises faisant l 'objet d' une enquête et la plupart des cadres estiment que les documents de leur entreprise doivent être soumis à des mesures strictes de confidentialité, mais peu d 'entreprises ont effectivement pris des mesures à cet effet.Les départs, les mutations, etc., sont fréquents dans la gestion d 'entreprise, et les documents importants concernant l' entreprise sont souvent copiés, supprimés et divulgués. L 'enquête a révélé que 85% des employés pouvaient facilement télécharger ces informations et informations ? compétitives ? et que 78% de ces informations provenaient de l' intérieur de l 'entreprise.Après la cessation de service, les employés ont emporté des copies des documents confidentiels de l 'entreprise et les ont vendus à leurs concurrents à un prix élevé, ce qui peut entra?ner des pertes directes pouvant atteindre des dizaines de millions de dollars, en particulier des pertes indirectes non quantifiables.

Risque 3: les difficultés de localisation des fichiers ont conduit e6 à travailler en collaboration avec le système de gestion des documents 2 \ \ 13 \ \ 3 \ \ 13 \ \ 10 \ \ Software \ \ program management des documents d 'entrepriseLe volume de fichiers générés dans le cadre de l 'exploitation de l' entreprise est élevé et le stockage est décentralisé, et il arrive que des noms de fichiers ou des emplacements de stockage soient oubliés.D 'après les enquêtes pertinentes, le temps perdu par personne dans les entreprises est d' environ 20 minutes par jour, alors que, d 'après les calculs, 11 jours par personne et par an, des dizaines de personnes et des centaines de milliers de personnes gaspillent des dizaines, voire des millions de dollars de dépenses qui absorbent considérablement les profits des entreprises des entrepreneurs et augmentent considérablement les co?ts immatériels.

Risque 4:Document papierIl est difficile de stocker aujourd 'hui de nombreuses autres entreprises sont encore au stade de la gestion des documents sur papier.Bien que les documents électroniques soient le principal support d 'information, certaines sociétés utilisent encore beaucoup de papier de bureau pour la transmission ou l' archivage.Le gaspillage de papier de bureau a déjà pesé lourdement sur l 'environnement.En outre, les documents sur papier sont extrêmement difficiles à stocker, nécessitant non seulement une grande quantité d 'espace de stockage, mais aussi une grande vulnérabilité à la décomposition et à la moisissure qui provoquent des dommages irréparables et sont totalement inaccessibles.Tout problème lié à un maillon quelconque entra?nerait une perte d 'informations antérieures et une réorientation de l' étude des co?ts.Comme il n 'est pas possible de les retrouver, il suffit de retourner dans l' arrière - casier, ce qui a entra?né un gaspillage de temps et de matériel considérable non seulement pour les entreprises, mais aussi pour s' écarter de la notion de "Bureau vert".

Risque 5: la confusion des versions de documents dans le fonctionnement de l 'entreprise produit souvent un grand nombre de documents qui sont transmis quotidiennement par un grand nombre de fonctionnaires, y compris des documents importants tels que les contrats, les offres, les programmes, etc.Si le contrat a été signé avec un contrat qui a été résilié, le contrat initial est utilisé à mauvais escient; lors de la production, le cahier des charges original est considéré comme le dernier en date du cahier des charges; il est détecté et réapprovisionné, les produits en vrac sont devenus inutilisables, ce qui a entra?né un gaspillage important de matières premières et retardé la livraison des marchandises...Ces circonstances se traduisent souvent par un manque à gagner et une perte économique considérable pour les entreprises.

Risque 6: la circulation des documents est difficile, des dizaines, voire des centaines, de départements et de succursales sont souvent partagés au sein de l 'entreprise, le personnel est beaucoup plus important et les documents sont souvent échangés et partagés avec le personnel du département ou de l' équipe de projet.Si l 'entreprise ne dispose pas de moyens de partage des documents qui facilitent le travail de son personnel, la transmission et la mise à jour des documents deviendront une perte de temps considérable, la récupération des documents et la gestion électronique des archives seront extrêmement difficiles, ce qui se traduira par une inefficacité excessive et un obstacle à la gestion informatisée de l' entreprise.

Risque VII: il est impossible de centraliser la gestion de tous les documents à mesure que le volume de la documentation augmente et que de plus en plus de documents sont stockés dans des dizaines à des centaines d 'ordinateurs, et l' idéal d 'une gestion centralisée de tous les documents est tout simplement irréalisable.L 'Organisation des documents et les pratiques de dénomination varient d' un salarié à l 'autre, quels sont les documents qui ont de la valeur, ce qui n' a pas de valeur et les autres personnes ont du mal à les conna?tre.Cela a encore accentué la dispersion du document.Plus les documents d 'entreprise sont dispersés, moins ils sont gérables.Il est difficile d 'organiser et de réutiliser les documents si les gestionnaires ne sont pas en mesure de les rassembler et de les harmoniser.Dans les entreprises où les documents sont très dispersés, la perte de documents et la fragmentation des connaissances sont courantes lorsque les employés quittent l 'Organisation et passent le relais.Souvent, même faute de temps, de nombreux documents intellectuels ne sont pas connus et perdent de leur valeur.Ces phénomènes sont devenus la plupart des entreprises.Gestion de documentsLa maladie.

Risque 8: le contr?le de la lenteur de l 'approbation des documents est également un maillon incontr?lable de la gestion des documents de l' entreprise, chaque jour de plusieurs dizaines à des centaines de documents à traiter, les entreprises ne peuvent trouver que des personnes autorisées, souvent pendant des mois pour achever l 'ensemble du processus, Il est absolument impossible de respecter les délais.D 'après les résultats de l' enquête, le co?t de la gestion à distance et de la circulation des documents dans les entreprises représente environ 10% du co?t total, ce qui est lourd et inefficace et nuit au processus de travail et entra?ne une perte de temps et de co?ts inutiles pour les entreprises.L 'inefficacité du travail est devenue une maladie courante dans les entreprises.

Il n 'est pas possible d' enregistrer l 'historique du travail de l' entreprise, des centaines d 'employés fonctionnent à tout moment sur les documents, chaque membre du personnel n' est pas en mesure d 'enregistrer les opérations sur les documents, les responsabilités en cas d' erreur de travail sont très souvent contestées.Les documents confidentiels de l 'entreprise ont été falsifiés de fa?on malveillante, mais l' impossibilité pour les employés de se renseigner sur les personnes qui les avaient fabriqués, en collaboration avec le système de gestion des documents 3 \ \ 13 \ \ 13 \ \ 10 \ \ suspicion mutuelle entre les balises de gestion des documents de l 'entreprise, a nui à la cohésion interne de celle - ci; dans certains cas, des éléments importants ont été supprimés à tort, ce qui a entra?né la perte d' informations essentielles et a entra?né une perte de temps et de ressources humaines.

Risque X: la numérotation manuelle prend beaucoup de temps à l 'entreprise pour gérer les documents, la numérotation des documents est un élément essentiel.La numérotation des fichiers permet d 'économiser beaucoup de temps pour rechercher des fichiers et d' obtenir un document plus rationnel.Cependant, les documents de l 'entreprise ont accumulé des milliers d' années d 'accumulation, ce qui ne leur permet pas de gérer tous les documents de manière uniforme, et les documents importants tels que les contrats, les dossiers du personnel, etc., sont souvent numérotés de fa?on répétée ou erronée, ce qui crée une confusion dans les documents et nuit gravement au travail.Lorsqu 'un contrat a été conclu avec un client, il est très fréquent qu' une société subisse des pertes financières en contrevenant non seulement à la crédibilité de l 'entreprise, mais aussi aux dispositions pertinentes du contrat relatives à la responsabilité de confidentialité, en raison de la confusion des numéros de document et de la remise erronée du contrat à l' autre partie.