公文書の書き方

一、主旨を明確にする

どの公文書も仕事の実際の必要に応じて作成します。

ですから、ペンを動かす前に、まず本文を出す主旨、すなわち文章を出すテーマと目的を明らかにします。以下のいくつかの內容を含みます。

2、書類の內容によって、どんな種類の文種を採用するつもりですか？

例えば、仕事の狀況を報告するには、特定のテーマの報告を書くか、または狀況の報告を書くか、下級の文書に反映される問題に対して、指示や返信を書くか、あるいは規定的な性質を持つ通知を書くかなどです。

3、文書の送信範囲と閲覧対象を明確にする。

例えば、上司に仕事を報告するか、それとも関係機関に経験を紹介するか、指導者や関係部門の人に読んでもらうか、それとも全員に伝達するか。

4、文を送る具體的な要求を明確にする。

例えば、相手に理解を求めますか？それとも相手に返答を求めますか？文書を受け取って機関が実行を徹底するためですか？それとも実行、研究の參考、意見を求めます。

つまり、文章を作るにはどのような方法を取るかを明確にしなければなりません。主にどのような問題を述べ、具體的にどのような目的を達成するかは、これらの問題に対してのみ心の中にあることを実現してこそ、落書きを起草することができます。

二、関連資料を集めて、調査研究を行う。

発文の目的とテーマが明確になったら、このテーマをめぐって資料を集めたり、一定の調査研究を行うことができます。もちろんこれも具體的な狀況によって、公文書を書くつもりではありません。

例えば、短いお知らせや公告を書くつもりです。専門的に資料を集めたり、調査研究をする必要はありません。本文の主旨を明確にしてから、少し考えて書いてもいいです。

しかし、問題に対しては複雑で、具體的な分析とまとめが必要です。長い文章の文書を作成する場合、作業計畫を立て、仕事のまとめ、規則、條例、仕事の指示などを起草します。

どのように公文書を書くつもりで資料を集めて調査研究を行いますか？

一つは文字の資料を集めて読むこと、もう一つは実際の中に生きた資料を集めることです。

例えば、本部門の年間計畫を立案するには、まず、去年の仕事計畫と仕事のまとめを見たり、先進企業に関する同種の仕事計畫を參考にしたりして、本部門が今年直面している情勢、今年のセンター任務の上級要求などを検討しなければなりません。

三、大綱を立て、構造を整える。

材料を集めた上で、作文の大綱を立てる。

大綱は作成する文書の內容の要點であり、それの主要な枠組みを描き出して、正式に筆を執る前に、全編を全面的に手配し、胸中に成竹があり、文章を順調に進め、途中で手が回らないようにする。

要點の詳細は、文書の具體的な狀況と個人の習慣、文章の熟練度によって決められます。

紙幅の短い文書は、文書の構造を大まかにアレンジして、まず何かの問題を書いて、順番に何かの問題を書いて、主にいくつかの意味に分けて書きます。

紙面が長く、重要な書類は、比較的詳細な要約を作成する必要があります。書類を含めていくつかの部分に分けて、それぞれの部分にいくつかの問題があります。

大綱の文字は多くなくても、文字の上で推敲する必要はありません。

もちろん、集団で検討したり、指導者に回覧する要綱は除外します。

大綱を書くことは重要な構想過程であり、文書の基本的な観點は関係者を集めて集団討論と修正を行い、大綱が日増しに改善されるようにする。

二人以上で分業して共同で書いた文書は、文書を書く要綱を共同で研究し、前后の繰り返し、脫落や矛盾が起こらないようにします。

四、本文を書きたいと思います。

構造が整いましたら、要求通りに順番を決めて、開宗明義、主題をぎゅっと締めて、本文を書きたいです。

文章を書く時の注意點：

1、観點が鮮明で、用材が適切であること。

つまり、材料を視點で統率し、材料を視點にサービスするということです。

材料を使って問題を説明して、材料と観點を統一するようにします。

2、語句を簡潔にして、はっきり説明してください。

文書を書くには、用字をできるだけ節約し、紙幅を短縮し、簡潔で分かりやすくするとともに、説明の問題がはっきりしていることにも注意しなければならない。

五、繰り返し點検し、真剣に修正する。

初稿を書いたら、真剣に修正します。

文章を書くには工夫が必要です。

昔から、良い文章は繰り返し修正されています。文書を書くのも同じです。特に重要な書類は、いくつかの原稿を通して通過します。

1、テーマについての修正。

テーマが明確かどうかを見て、テーマ論述が集中するかどうか、テーマ発掘が深いかどうか。

2、観點の修正について。

公文書を修正するには、観點が正しいかどうか、表現に問題がないかを考慮しなければならない。

3、材料の修正について。

資料は文書の基礎であり、正確な観點があり、また適切な資料を通じて表現されます。

4、構造の修正について。

文書の全體構造の修正を含め、文書の構造をより厳密に修正します。

5、言葉の練習について。

主に違和感のある語句、不規範な文字、句読點を修正します。

仕事を修正するには、真面目で細心で、十分な忍耐と絶えず改善する精神が必要です。