アーカイブ管理の方法

一、文書ファイルファイルアーカイブ制度

（一）総則

第一條郵便局「郵便文書立巻アーカイブ方法」に基づく強化本會社文書作成作業、特に本制度を制定する。

第二條ファイリングされた文書材料は年度別に立巻しなければならず、本部門の內部機構が活動中に形成した各種保存価値のある文書材料は、すべて本制度の規定に基づいて、それぞれ立巻してファイリングしなければならない。

第三條公文書引受部門または引受人は、引受書類のシステムが完全であることを保証しなければならない（公文書上の各種添付書類はすべて引當してはならない）。事件が終わったら、速やかに専門職（兼）の文書擔當者に書類を提出して保存する。仕事の変動や事情があって退職する場合は、擔當の書類資料を擔當者にはっきり引き継いで、勝手に持って行ったり破棄したりしてはならない。

（二）書類材料の収集管理

第四條部門が文書材料を収集、管理する制度を堅持する。各部門はいずれも専門（兼）職文書者を指定し、本部門の文書資料の管理を擔當し、比較的安定している。人員の変動は直ちにファイル室に通知しなければならない。

第五條當社がコピーして発行した公文書（定稿と2部印刷の正件と添付ファイル、承認申請、転送ファイルは転送された原本を含む）はすべて事務室が統一的に収集管理する。

第六條一つの仕事はいくつかの部門が參加して処理し、仕事の活動の中で形成された書類材料は、主催部門が収集して巻き戻す。會議文書は會議主催部門が収集してボリュームに戻す。

1.會社の従業員が外出して學習、考察、調査研究、上級機関が開催した會議などの公務活動に參加した関係者が出張旅費を報告する場合、會議の主要文書資料をファイル室にファイリング手続きを行い、ファイル室が署名して認可した後、財務部門は出張旅費を報告しなければならない。

2.當社は會議を開き、會議主催部門が専任者を指定して會議資料、音響ファイルなどをファイル室にファイリング手続きを行い、ファイル室が署名して承認した後、財務部門は會議費用を報告した。

第七條各部門の専門（兼）職文書の職責：

1.本部門の業務を理解し、本部門の文書材料のアーカイブ範囲を把握し、本部門の文書材料を収集管理する。

2.平時のファイリング制度を真剣に実行し、當部門が引き受けた書類資料を適時に収集して巻き戻し、毎年3月までにファイリング書類資料をファイリングして、そして書類室に引継ぎ署名手続きをしなければならない。

3.擔當者が書類資料を借用する場合、積極的に利用を提供し、サービスをしっかりと行い、臨時借用書類資料の登録手続きを行うべきである。

（三）アーカイブ範囲｛HT｝

第8條重要な會議資料は、會議の通知、報告、決議、総括、指導者の談話、典型的な発言、會議のブリーフィング、議事録などを含む。

第9條上級機関からの當社に関する決定、決議、指示、命令、條例、規定、計畫などの文書材料。

第10條當社の対外的な正式な発文と関係部門との往來の文書。

第十一條當社の伺いと上級機関の返答。

第12條當社は主要な職能活動の報告、総括を反映する。

第十三條當社の各種作業計畫、総括、報告、伺い、承認、會議記録、統計報告書及び概要。

第14條投書?來訪活動の資料。

第壱拾伍條當社が関係機関と締結した契約書、協議書などの文書材料。

第一陸條當社幹部の任免に関する文書材料及び従業員の奨勵、処分に関する文書材料を拾う。

第十七條當社従業員の労働、賃金、福利厚生に関する書類。

第十八條當社の歴史的沿革、大事記及び當社の重要な活動を反映する切り抜き、寫真、録音、録畫など。{page_break}

（四）平時帰巻

第19條各部門はいずれも平時帰巻制度を確立し、健全化しなければならない。処理済みまたはバッチ保存された文書材料は、専門（兼）職文書によって集中的に一括保管される。

第20條各部門は、本部門の業務範囲及びその年の業務任務に基づいて、平時に文書材料をボリュームに戻すために使用する「ファイル類」を作成しなければならない?！弗榨ˉぅ毳楗埂工螚l項は簡潔で正確で、條項番號を編集しなければならない。

第21條公文書擔當者は速やかに処理済みまたは指導者に許可された書類資料を収集し、整理し、本部門の専門（兼）職文書を送付して答案しなければならない。

第二十二條専門（兼）職文書者は、すでに巻戻された文書材料を適時に「ファイル類」の條項に従い、通常保存されているファイルフォルダ內に「指定席」を入れ、送受信文登録簿に明記しなければならない。

（五）立巻（案件の品質要求）〓HT〓

第23條統一的な巻紙規範化のために、巻紙の品質を保証し、巻紙作成の仕事は関連部室の兼職ファイル係が協力し、ファイル室の文書ファイル係が巻紙、編目を擔當する。

第24條ファイルの品質の総要求は：ファイルの形成規則と特徴に従い、ファイル間の有機的なつながりを維持し、異なる価値を區別し、保管と利用しやすい。

第25條アーカイブされたファイルの材料の種類、部數及び各ファイルのページ數はすべて完全でなければならない。

第26條ファイリングされたファイル材料の中で、各ファイルの正件と添付ファイル、印刷物と定稿、指示と承認、転送ファイルと原本、複數の文字で形成された同一のファイルをそれぞれ一緒に立て、分離してはならず、文電は1つの立巻に合わせなければならない。極秘文電単獨立巻、少數の一般文電が極秘文と密接な関係があれば、極秘文電立巻にも隨行することができる。

第27條異なる年度の文書は一般的に一緒に巻くことはできないが、年度をまたぐ伺いと承認は、復文年巻物に置く、復文がない場合は、請願年立巻に置く。年度をまたぐ計畫は対象の初年度の立巻に置く、年度をまたぐ総括は対象の最後の年の立巻に置く、年度をまたぐ會議文書は會議の開幕年に置かれ、その他の文書の立巻は関連規定に従って実行される。

第28條巻內の文書材料は異なる狀況を區別して配列しなければならず、密不可分の文書材料は順に配列しなければならない、すなわち承認が前で、指示が後である、正件は前にあり、添付ファイルは後にある。印刷物は前にあり、原稿は後にある。その他の文書材料はその形成規則や特徴に基づいて、文書間の密接なつながりを維持し、システムの配置を行うべきである。

第29條ボリューム內のファイル材料は、非列の順序で、順にページ番號を作成しなければならない。ステープルされたファイルは、文字のある各ページの材料の表面の右上隅の裏面の左上隅にページ番號を印刷するように統一されている必要があります。

第30條永久、長期、短期のファイルは、規定された形式で1件ずつボリューム內のファイルディレクトリに記入しなければならない。記入する字もきちんとしなければならない。ボリューム內のディレクトリはボリュームの先頭に配置されます。

第31條ボリューム內の書類資料に関する狀況説明は、すべて項目ごとに備考表に記入しなければならない。説明できる狀況がなければ、巻き添え、検査人の名前と時期を記入して責任を負わなければならない。備考表は巻末を置くべきである。

第32條ファイルの表紙は、項目ごとに規定通りに毛筆または萬年筆で書かなければならず、字はきちんとしていなければならない。

第參拾參條事件の裝丁と事件の各部の配置形式：

ファイル製本。製本する前に、巻內の文書材料は金屬物を取り除き、破壊された文書材料に対しては表裝技術の要求に従って表裝し、字が拡散したものは複製して原本と一緒に巻かなければならない。事件巻は三孔一線の裏表紙を用いて活結する方法で製本する。

第34條ファイルの各部の配置形式：ソフトボリュームの表紙（ボリューム內のファイルディレクトリを含む）ファイルの裏表紙（備考表を含む）、ファイル番號の順序でボリュームボックスに入れ、ファイルボックス內に置いて保存する。

第35條本制度は印刷発行の日から実施する。