どのようにして対外貿易文書を作成するか

基本的には、文書作成は「上から下へ、左から右へ」という原則に従う必要があり、これにより間違いが発生しにくい.

上から下までとは、一枚から文書の一番上の項目から始めて、前の行の項目を完成してから次の行の項目をして、1行に複數の縦の項目がある場合、左から右への原則に従わなければならない。このように、変更する必要がある項目を簡単に変更することができない。2書類全體を単位小片に分割して作成することで精度を高めることができます。なぜなら、私たちは書類を作るとき、會社ごとに固定されているからです書式設定は、通常は毎回固定フォーマットを適用するが、それを適用すると同時に「修正すべき項目は修正されていない」というエラーが発生しやすい。商品の異なる注文ロットの輸出伝票のように、同じフォーマット、ヘッダー、品名の伝票を適用することが多いが、異なるロットの注文の伝票であるため日付、數量、番號などの小さな點で微妙な違いがあり、これらの違いは簡単に無視されます。しかし、上から下、左から右の原則を奉行して書類を作成し、この原則の下で「心が口を読んでペン點尺を見つめて、行ごとにアルファベットごとに照合したい」ということを確実にすれば、基本的にこの方面の誤りを回避することができます。

前は書類作成の基本的な考え方ですが、具體的にどのようにするかは非常に柔軟で変わりやすいので、業務の具體的な狀況によって異なります。

対外貿易文書は対外貿易業務全體を記録する証人であり、契約と実際に合致しなければならない。非信用狀業務項目下の文書は信用狀項目下の文書要求が厳格ではないが、正確で正確であることも要求される。

信用狀ビジネス項目の下で、書類に対する要求はとても厳しくて、書類間の論理関係と國際習慣に合う以外、最も重要なのは信用狀の規定に合うことです。これは信用狀の書類に対する要求の仕事を審理することを特に重要になります。

まずは領収書です。インボイスは対外貿易文書全體の中の核心文書であり、インボイスを作成する時：

1.最も重要なのは、受取人の名前アドレスを正確に入力し、句読點、スペース、文字に正確にすることです。しかし、ここの正確さは信用狀を中心にしなければならない。証人の不注意でアルファベットやスペースを間違えてしまうこともありますが、単証一致の原則のため、信用狀についても間違えなければなりません。信用狀を審理する際に、このような特殊な場所を発見したら、際立ったことを示すために蛍光ペンで描いたほうがいい。

2.次に、うなだれに注意しなければならない。嘜頭は一般的に付加條項に規定されており、蛍光ペンで重點的に描いたほうがいい。周楓化學工業品の業務の中で、基本的には嘜頭がないが、時には寒くて私に嘜頭を規定してくれないこともある。もし私がこれまでの経験に基づいてN/Mを來たら、深刻な間違いを犯すだろう。

3.大文字と小文字の金額が一致している。周楓化學工業品は業務量が少ないが、注文が多いため、基本的には注文するたびに以前のフォーマットを適用することができる。數を少し変えるだけでいいこともあります。これにより、大文字と小文字の金額が一致しないというよくある間違いが発生しました。小文字の金額を変更した後、大文字の金額を変更するのは見落としがちだからだ。

4.押印、手札。これは注意すべき問題です。購入者の中には、印鑑を押すだけでなく、手札を発行するように要求する人もいます。

これらはすべて領収書を作る過程でよく間違いがある場所です。文書を作成するのはスマートな作業ではありませんが、作成者とその注意が必要です。文書作成時にミスをしないためには、細心の注意を払うことが最善の方法です。このようにしてこそ、注文ミスによる損失や費用を最大限に回避することができます。しかし、間違いはできるだけ避けるしかないので、書類が完成した後は百を超えるわけではありません。間違いが不可能になる前にタイムリーに修正できるように、もう一度確認しなければなりません。

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次は船荷証券です。船荷証券は対外貿易文書の中で最も重要な文書であり、それは外國の買い手が貨物を引き取るための物権証憑である。船荷証券は船代が託送人の海運委託書に基づいて記入したもので、記入が終わったら託送人にファックスして確認を修正し、託送人の確認を経て、すぐに発行することができる。だから海運委託書を丁寧に記入することで、船荷証券の修正作業を減らすことができます。船荷証券の確認には十二分の注意が必要だ。信用狀に基づいて、「心の中で目を読んでペンの定規をじっと見て、行ごとにアルファベットごとにチェックする」という要求に厳格に従わなければならない。船荷証券は他の書類を考えないので、発行されると変更するのは難しい。ある時のように、私たちは船荷証券を確認した時、1つの単位cansを信用狀に基づいてcartonsに変更しなかったので、大きなトラブルになりました。最後にお客様と協議して、保証書で支払うしかありません。

産地証明書を作成するには、要注意日が領収書の日付より前ではないことと、船荷証券の発行日より後ではないことを除いて、取引先に行って印刷する場合、領収書を殘す日付は必ず産地証明書の領収書の日付と一致しなければならない。この問題で、私はまた早合點會に何度も足を運んだ。また、証明書の再発行であれば、原作の廃産地証明書を貿易促進會に返さなければ、新証明書の申請はできない。産地証という問題について私は深く體得して、問題に対する認識の深さを感じて、時にはよく走り出して、たとえ多く走ってもわかって、しかも理解の深さ。これが経験のありがたみだろう。

ここでは、さまざまな文書の日付順についてまとめます。

請求書>箱狀>原産地証明書>商品検査証明書>船會社証明書>保証書>船荷証券>船積み通知>受取人証明

船荷証券はL/Cに規定された最も早い出荷期間より早くてはならず、L/Cに規定された最も遅い出荷期間より遅くてはならない。

また、帳票を作成する際に注意しなければならない點は、一部の信用狀が添付條項において各帳票に本信用狀の番號を表示しなければならないことを特に規定していることです。

受益者証明書、船會社証明書の作成は、信用狀の証明原文をそのまま寫し、それから修正する必要がある。

海運委託書は簡単にすることができますが、船積み通知は信用狀の規定に厳格に従わなければなりません。特にFOB、CERの條件で成約された業務では、買い手が貨物保険を適時に手配することに直結しているからです。もし売り手の出荷通知の內容がはっきりしていないか、発送が遅延している（一般的に船荷証券の後日3日以內）ため、それによる損失は売り手が責任を負う。

とにかく、まじめに丁寧に仕事をして、わからないことはわからない人に聞いて、経験を積み重ねていくことが一番大切です。