文書(shū)管理の概念と文書(shū)管理のシステム要素

＜p＞＜strong＞概要＜strong＞＜／p＞

＜p＞＜a＞Dockment Management、文書(shū)は企業(yè)の重要な知的資産です。

企業(yè)では、文書(shū)は一般的に電子文書(shū)として存在しています。例えば、マイクロソフト.docフォーマット、xlsフォーマット、pptフォーマット、pdfフォーマット、純テキスト、txtフォーマットなどです。內(nèi)容から言えば、ビジネス契約、會(huì)議記録、パンフレット、顧客資料、設(shè)計(jì)文書(shū)、プロモーション文書(shū)、ライバル資料、プロジェクト文書(shū)、経験の心得などかもしれません。

これらの文書(shū)はプロセス的なものかもしれません。會(huì)社が正式に発表した文書(shū)かもしれません。作成段階にあるかもしれません。保存済みで、もう変更できないかもしれません。

文書(shū)の狀態(tài)は、下書(shū)き、正式、ロック、廃棄、ファイリング、削除などを含む。

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＜p＞文書(shū)管理とは、これらの文書(shū)、表計(jì)算ドキュメント、図、映像スキャンドキュメントの記憶、分類、検索のことです。

文書(shū)管理の鍵となる問(wèn)題は、文書(shū)の保存、文書(shū)の安全管理、文書(shū)の検索、文書(shū)のオンラインビュー、ドキュメントの共同作成とリリース制御などの問(wèn)題を解決することです。

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＜p＞文書(shū)管理は、法律事務(wù)所、保険會(huì)社、政府財(cái)政部門(mén)、広告代理店その他、大量の文書(shū)や映像操作活動(dòng)を持つビジネス分野で最も有用である。

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＜p＞情報(bào)化の過(guò)程に従って、文書(shū)管理はますます企業(yè)の重視を受けていますが、企業(yè)は文書(shū)管理を行う過(guò)程で、よく以下の問(wèn)題に遭遇します。海量文書(shū)の保存、管理が困難です。検索が遅く、効率が低下します。文書(shū)のバージョン管理が混亂しています。文書(shū)の安全は保障が不足しています。文書(shū)は効果的に協(xié)力して共有できません。知識(shí)管理が困難です。

文書(shū)管理が國(guó)內(nèi)外の業(yè)界の研究のホットスポットになりつつある。

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＜p＞＜strong＞システム要素＜strong＞＜／p＞

＜p＞組織では、どのような種類のドキュメントやその他の內(nèi)容が作成できますか？

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＜p＞各種類のドキュメントにはどのテンプレートが使われていますか？

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＜p＞どのようなメタデータが各タイプのドキュメントに提供されますか？

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＜p＞ドキュメントライフサイクルの各段階において、ドキュメントはどこに格納されますか？

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＜p＞ドキュメントライフサイクルの各段階で、ドキュメントへのアクセスをどのように制御しますか？

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＜p＞グループメンバーが文書(shū)の作成、審査、承認(rèn)、発行、または処置に取り組む場(chǎng)合、文書(shū)を組織內(nèi)にどう移動(dòng)しますか？

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＜p＞どのようなポリシーをドキュメントに適用して、ドキュメントに関連する操作を監(jiān)査し、文書(shū)を適切に保持または処分し、組織にとって重要な內(nèi)容を保護(hù)しますか？

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＜p＞ドキュメントがライフサイクルの中で一つの段階から別の段階に移行した場(chǎng)合、どのようにドキュメントを変換しますか？

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＜p＞文書(shū)を企業(yè)記録とするには、その場(chǎng)合、法律や會(huì)社基準(zhǔn)に従って文書(shū)を保持しなければならない。

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