公文寫作試論
公文的含義 公文──就是公務文書。指機關、團體、企事業單位在處理各種事務中形成的體式完整、內容系統的各種書面材料,或稱文件。
一、有鮮明的政治性。 二、有法定的作者。法定作者,即有依法成立并能以自己的名義行使權利和承擔義務的組織。 三、有法定的權威和特定的格式。作為機關的喉舌,公文可以代表機關發言代表制發機關的法定權威。因此,制發公文必須統一格式,不能各行其是。 四、有現實的效用。
一、有上傳下達、互通情報的作用。 二、有工作依據和憑證的作用。 三、有宣傳教育的作用。 四、有規定人們行為的規范作用。
公文的格式一般包括:標題、主送機關、正文、附件、發文機關(或機關用章)、發文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。 一、標題。公文標題由發文機關、發文事由、公文種類三部分組成,稱為公文標題“三要素”。如:《延華集團董事局關于表彰1997年度先進工作者的通知》這一文件標題中,“延華集團董事局”是發文機關,“關于表彰1997年度先進工作者”是發文事由,“通知”是公文種類。公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容。公文標題的位置在公文的開首,居于正文的上端中央。 二、主送機關。上級機關對下級機關發出的指示、通知、通報等公文,叫普發公文,凡下屬機關都是受文機關,也就是發文的主送機關;下級機關向上級機關報告或請示的公文,一般只寫一個主送機關,如需同時報送另一機關,可彩抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。 三、正文。這是公文的主體,是敘述公文具體內容的,為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發文機關的有關方針、政策精神,寫法力求簡明扼要,條理清楚,實事求是,合乎文法,切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事,不要一文數事。 四、發文機關。寫在正文的下面偏右處,又稱落款。發文機關一般要寫全稱。也可蓋印,不寫發文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間,作為發文機關對公文生效的憑證。 五、發文日期。公文必須注明發文日期,以表明公文從何時開始生效。發文日期位于公文的末尾、發文機關的下面并稍向右錯開。發文日期必須寫明發文日期的全稱,以免日后考察時間發生困難。發文日期一般以領導人簽發的日期為準。 六、主題詞。一般是將文件的核心內容概括成幾個詞組列在文尾發文日期下方,如“人事 任免 通知”,“財務 管理 規定”等,詞組之間不使用標點符號,用醒目的黑體字標出,以便分類歸檔。 七、抄報、抄送單位,是指需要了解此公文內容的有關單位。送往單位是上級機關列為抄報,是平級或下級機關列為抄送。抄報、抄送單位名稱列于文尾,即公文末頁下端。為了整齊美觀,文尾處的抄報抄送單位、印刷機關和印發時間,一般均用上下兩條線隔開,主題詞印在第一條線上,文件份數印在第二條線下。 八、文件版頭。正式公文一般都有版頭,標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上“××××××(機關)文件”,下面加一條紅線(黨的機關在紅線中加一五角星)襯托。 九、公文編號。一般包括機關代字、年號、順序號。如:“國發[1997]5號”,代表的是國務院一九九七年第五號發文。“國發”是國務院的代字,“[1997]”是年號,(年號要使用方括號“[ ]”),“5號”是發文順序號。幾個機關聯合發文的,只注明主辦機關的發文編號。編號的位置:凡有文件版頭的,放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置;無文件版頭的,放在標題下的右側方。編號的作用:在于統計發文數量,便于公文的管理和查找;在引用公文時,可以作為公文的代號使用。 十、簽發人。許多文件尤其是請示或報告,需要印有簽發人名,以示對所發文件負責。簽發人應排在文頭部分,即在版頭紅線右上方,編號的右下方,字體較編號稍小。一般格式為“簽發人:×××”。 十一、機密等級。機密公文應根據機密程度劃分機密等級,分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發文機關根據公文內容所涉及的機密程度來劃定,并據此確定其送遞方式,以保證機密的安全。密級的位置:通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公文還要按份數編上號碼,印在文件版頭的左上方,以便查對、清退。 十二、緊急程度。這是對公文送達和輸時限的要求,分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意,以保證公文的時效,確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明,通常也是放在標題左上方的明顯處。 十三、閱讀范圍,根據工作需要和機密程度,有些公文還要明確其發送和閱讀范圍,通常寫在發文日期之下,抄報抄送單位之上偏左的地方,并加上括號。如:“(此件發至縣團級)”。行政性、事務性的非機密性公文,下級機關對上級機關的行文,都不需特別規定閱讀范圍。 十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料,它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有,它是根據需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件,應當在正文之后 、發文機關之前,注明附件的名稱和件數,不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”。 十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文,一律用鋼筆或毛筆,嚴禁使用圓珠筆和鉛筆,也不要復寫。公文紙一般用16開,在左側裝訂。 公文的行文關系 行文的關系,指的是發文機關與收文機關之間的關系。注意: 一、下級機關一般應按照直接的隸屬關系行文而不要越級行文。 二、行文常規:平行或不相隸屬的機關之間,應當使用平行文(如函、通知等),不能使用上行文(如請示、報告等),更不能使用下行文(如命令、指示、決定等)。 三、要分清主送機關和抄送機關。向上級的請示,不要同時抄送下級機關;向下級機關的重要行文,可以抄送直接上級機關。受雙重領導的單位向上級機關的請示,應當根據內容寫明主送機關和抄報機關,由主送機關負責答復所請求的問題;上級機關向受雙重領導的單位行文時,應當抄送另一個上級機關。 四、要注意黨政不分的現象。黨務和政務事宜要分別行文,凡屬政府方面的工作,應以政府名義行文;凡屬黨委方面的工作,應以黨委名義行文。
不同種類的公文,有著不同的具體要求和寫作方法,但是,不論哪一種類的公文,都必須做到以下同點: 一、要符合黨和國家的方針政策、法律法令和上級機關的有關規定。 二、要符合客觀實際,符合工作規律。 三、公文的撰寫和修改必須及時、迅速,反對拖拉、積壓。 四、詞章必須準確、嚴密、鮮明、生動。注意幾點:(一)條理要清楚。公文內容要有主有次,有綱有目,層次分明,中心突出,一目了然。(二)文字要精煉,篇幅要簡短。(三)遣詞用句要準確。公文要講究提法、分寸,措詞用語要準確地反映客觀實際,做到文如其事,恰如其分。(四)論理要合符邏輯。公文的觀點要明確,概念要準確,切忌模棱兩可,含糊其詞,產生岐義,耽誤工作。(五)造句要合符文法,通俗易懂,并注意修辭。不要隨便生造一些難解其意的縮略語,對涉及一些平時用簡稱的單位應使用全稱。。(六)正確使用標點符號。(七)正確使用順序號[ 一、(一)、1、(1)]。 五、要符合保密制度的要求。
公文的種類簡稱文種。一九八一年二月,國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理暫行辦法》將國家行政機關的公文歸納為九類十五種,即命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、報告、請求、批復、函。這些文種近視眼行文關系、文件去向,可分為上行文、平行文、下行文: 上行文──下級機關向所屬上級機關的發文,如請求、報告。 平行文──平行機關或不相隸屬的機關之間的發文,如通知、函。 下行文──上級機關對所屬下級機關的發文,如命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、批復等。 延華集團和各成員企業使用頻率較高的文種只有請示、報告、通知、通報、函五種。
一、請示。請示是向主管上級機關請求對某項工作或問題作出指示、給予答復、審核批準時所使用的公文。請示與報告的區別:請示是要求上級機關給予答復的文件,而報告則是不要求答復的文件。 (一)什么事情應該請示? 一般而言,凡向上級請示的問題,應屬于以下幾種情況: 1、屬于主管上級單位明確規定必須請示批準才能辦理的事項。 2、對現行方針、政策、法令、規章、制度等不甚了解,有待上級單位明確答復才能辦理的事項。 3、工作中發生了新情況,而無章可循,有等上級明確指示才能辦理的事項。 4、因情況特殊難以執行現行規定,有待上級重新指示才能辦理的事項。 5、因意見分岐,無法統一,難于工作,有待上級
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