商務秘書實務之庫存管理

　　1.辦公設備和辦公用品的接收程序

　　(1)先用訂貨單和通知單與對方交付貨物時出具的交貨單和貨物進行核對。

　　(2)發現數量不對，應立即通知采購部門聯系供應商。

　　(3)接收數量的出人也應通知采購部門，以按真實數量支付貨款。

　　(4)接收的每一類貨物的詳情，應輸入到辦公品庫存卡的接收項中。

　　(5)接收后，要及時更新庫存余額。

　　(6)將接受的貨物按照辦公用品存儲規定存放。

　　(7)訂立物品發放制度，確定物品發放人。

　　辦公室用品入庫后，必須保存在安全的地方并有序地擺放，以防止物品損壞、浪費或失竊，注意消除事故和火災隱患。當需要時又能容易地找到。

　　2.庫存目錄

　　雖然耗材的購買在庫存控制卡上有記錄;但非耗材，例如：機器、固定設備、各種裝置以及家具等等要記錄在庫存目錄單上，這個庫存目錄用于公司財產的審查。一個庫存目錄應該包括以下信息：

　　(1)庫存目錄系列號。

　　(2)財產描述。

　　(3)財產消耗。

　　(4)供應商名稱。

　　(5)接收日期。

　　(6)存放位置。{page_break}

　　3.物品保管

　　庫存保管中應采取的措施：

　　(1)儲藏間或物品柜要上鎖，保證安全，減少丟失，儲藏需要的面積取決于單位的大小。

　　(2)各類物品要清楚地貼上標簽，表明類別和存放地點，以便能夠迅速找到物品。

　　(3)新物品置于舊物品的下面或后面，先來的物品先發出去，這保證物品不會因過時而不得不銷毀。

　　(4)體積大、分量重的放置在最下面，以減少從架子上取物時發生危險事故的危險。

　　(5)小的物品、常用的物品.如訂書釘盒，應放在較大物品前面，以便于找到和領取。

　　(6)儲藏間要有良好的通風，房間保持干燥。

　　(7)儲藏辦公用品應有良好的照明。

　　(8)固定資產的保管主要包括固定資產的登記、收藏、分配、使用責任的簽認以及盤存、交換和養護等，目的是保持固定資產的使用價值。如果企業的固定資產因保管不良而變質、變形、損壞或丟失，會造成極大浪費。因此，采贍物材以后，應妥為保管。固定資產的保管一

　　般要設專門的庫房和專人進行管理。保管員對采購員購人的固定資產，按照品種、規格、數量、質量，認真驗收、登記、上賬、入庫，精心保管。庫房內的各種物品要擺放合理，并做到整齊、美觀。要定期檢查庫房內的物品，防止損壞、變質、變形。

　　在保管工作中，要及時登記保管賬卡，定期(季度或半年)清理庫存，做到賬物相符。保管員還要根據庫存和需求情況，定期提出采購計劃。在做計劃時，要注意防止物資的積壓，努力壓縮庫存，做到節約資金。對庫房還要注意加強安全防范工作，經常進行安全檢查，防止各種意外事故的發生。