如何建立項目文檔管理規定

　　如何建立項目文檔管理規定

　　從各行業以及每個項目的個性出發，需要文檔管理規定。(軟件文檔管理指南》和《計算機軟件產品開發文件編制指南 (以下統稱《指南》)為我們提供了相關的指導。首先要明確關于軟件項目文檔的具體分類。《指南 中提出文檔從重要性和質量要求方面可以分為非正式文檔和正式文檔;從項目周期角度可分為開發文檔、產品文檔、管理文檔;更細致一點還可分為l4類文檔文件，具體有：可行性研究報告、項目開發計劃、軟件需求說明書、數據要求說明書、概要設計說明書、詳細設計說明書、數據庫設計說明書、用戶手冊、操作手冊、模塊開發卷宗、測試計劃、測試分析報告、開發進度月報、項目開發總結報告。這樣的分類細化了項目進度中各個階段所需管理的文檔。

 　　其次需要將項目文檔進行歸類整理。下面對EDW項目組文檔情況與 軟件文檔管理指南 進行對比分析。通過對比可以看出，沒有規范管理的EDW項目組文檔存在以下4方面的問題。

 　　問題1：項目組在開發初期針對業務部門和科技部門進行了需求及信息調研，可以覆蓋部分軟件需求和數據需求說明書的內容，但卻缺少業務部門對項目需求描述和變更的文檔記錄。這部分文檔需建立相應目錄予以保存。

 　　問題2：對于設計說明，在系統比較復雜的情況下，設計階段應分解成概要設計和詳細設計兩個步驟。目前EDW項目組只對ETL模塊提供了概要設計說明書，并沒有單獨的存放目錄，而是同其他設計文檔混亂地放在一起。對于比較復雜的應用開發項目，應將這兩種設計說明文檔分目錄管理。

 　　問題3：在項目測試驗收中，項目組沒有要求將測試計劃文檔和測試結果報告進行規檔，而只重視了測試過程中的問題文檔，因此無法掌控測試進度與質量。

　　問題4：EDW項目組的工作分為模型設計、ETL、集市應用3個工作小組，對應的文檔管理需要圍繞這3個主題進行。其中模型設計和ETL都是數據倉庫項目實施的模塊，而集市應用則包括了建立在數據倉庫基礎上的小項目開發。因此，文檔管理也應該針對這3個部分不同的性質制定管理規則。

 　　通過對比分析，針對EDW文檔管理存在的問題，EDW項目組最終依據通用規則建立了正式的項目文檔管理規定。具體規定有以下5點。

 　　(1)將文檔分為兩大部分提交管理：項目常規文檔和項目歸檔文檔。常規文檔的提交和使用根據項目組內部小組成員任務的不同進行權限劃分;項目歸檔文檔由項目管理主管(或項目文檔管理員)將項目中的重要文檔從常規文檔中進行分類歸檔。

 　　(2)常規文檔管理目錄分為項目日常管理文檔和項目流程管理文檔。

 　　(3)日常管理文檔包括項目報告、會議紀要、項目管理模板、重大問題跟蹤、數據質量管理。項目報告又可分為個人周報、小組周報、項目周報、項目簡報，項目簡報。并都按照不同目錄進行分類管理。

 　　(4)提交完整的項目開發、應用開發流程文檔。一般包括：項目計劃、業務需求說明書、數據需求說明書、模塊、應用開發文檔、系統測試文檔、詳細設計文檔、系統測試文檔、用戶手冊、上線文檔、培訓資料、系統運行維護等。

 　　(5)所有項目組成員均建立VSS軟件環境下的對應用戶，各自擁有對以上各類文檔的讀、寫、增加、刪除權限。由各項目小組長保證提交已保存文檔的質量;由文檔管理員或項目經理整體把握項目文檔在各階段的提交情況。項目文檔管理規范制定好之后，關鍵在于大家要“依規執行”，使雜亂無章的存放模式變得井井有條。