財務系統的退出成本

　　若干年前，有些財會雜志上常有一個經典欄目：會計書法，教的是怎樣寫一手漂亮的鋼筆字，在賬簿上，在憑證上。那時，所有的會計業務，憑證，賬簿，報表，報告，幾乎全部是手工制作的，只有很重要或很講究的東西才請打字員打印一下。

　　手工賬時代，紙做的賬簿是無比寶貴的，厚厚的幾大本，裝幀精致，散發著古典式的紙墨氣味?？墒遣樵円草^難，凡要什么數據，無不是開卷有益，翻來找去，凡是沒列明細、沒做備查賬簿的，一律需要細細查找才行。

　　提起會計電算化，真的像是一次大變革。兩周才能計算好的全廠薪金，三天就算出來了，幾個會計抱著核對圓角分的明細賬，只需要按下按鈕檢查平衡關系了，至于賬簿，也不需要天天小心保管，防火防潮，而是在年末打印一下就可以了。

　　電子賬盛行之后，幾乎無人懷念手工賬?？陕兀诳旖荼憷耐瑫r，會計們忽然發現，一旦停電他們就無法工作了，無論是月末還是年末，而原本聽話的計算機，也開始時不時變慢，偶爾死機，他們經常需要同硬件和IT維護人員打交道了，而專家們的支持往往不是免費的，這樣一來，會計辦公的成本真的上升了，再也不是花錢買點紙筆就可以對付的了。

　　生活和公司管理都很相似，在某一方面只要開始花錢，就會花得越來越多，并且看起來沒有什么終結的希望。購置計算機要花錢，買賬務軟件要花錢，維護這些硬件和軟件要花錢，更甚的是，財務軟件總是持續不斷地升級、換代、更新、擴容甚至換系統，這更花錢。不消幾年，財務系統的日常支出就在公司預算中占不可忽視的地位了，別的經費也許能省則省，這項支出可真是一點也省不下。

　　不僅升級后的新系統需要龐大的費用支持，被換下的舊系統竟然也不能停止花錢，這令人萬般無奈回憶起手工賬的年度了，那可真是什么錢也不用花啊。

　　很多年前，最早的財務系統是DOS版的，在小小的計算機屏幕上，黑地白字，不能拷貝粘貼，不能同時開倆窗口，再后來換WINDOWS版本的了，彩色的，格式漂亮，但不能交叉查詢，再后來，支持交叉查詢了，甚至能自動出報表了，然后呢，ERP系統來了，各種功能模塊滿天飛。每次更換系統，都是不可推卸的理由在促進：管理層的需求，上級公司的指令，等等?？墒?，舊年的賬務仍存在舊系統里，至多把期初數搬到新系統里，要想查以往的賬務，還得打開舊的系統，耐心查詢。既然舊賬不能銷毀，賬務又只能在系統里存著，那么，舊系統的軟硬件，也就只能花錢請人繼續維護了。稍可安慰人心的是，舊系統用的少，出問題的頻次似乎也可以稍微降下來了。

　　每一套系統都不能永遠用下去，總有僅被當作檔案存起來的一天，如今每套系統上線時，大家計算的多是其上線成本，少有計算其退出后的成本。似乎越高級的軟件，此類成本越高。可是社會是發展的，萬一某種系統不流行了怎么辦，萬一某軟件公司關門了怎么辦，萬一公司財力不足，難以請人照顧舊系統了怎么辦？

　　忽然覺得會計電算化初期財政部的決策很英明，那就是--打印所有賬簿。真的，只要有實實在在的紙的東西存下來，以上幾個萬一，都不必特別畏懼。但是近幾年，頗有很多公司，只保存系統賬務，懶于打印的，那么這幾個萬一，就還是有賈禍的幾率。

　　既然提出了問題，就不能不為其設想，或者說幻想一下解決途徑。

　　或許有朝一日，能有點強大的數據庫工具，把五花八門的陳年舊賬，事無巨細全搬進新系統里面來，然后徹底拋棄舊系統；為達到這一目的，需要業內用戶齊心協力努力才行，否則信息臺的供應商，是壓根不會做這種薄利多勞的事情的。不過一旦真的這樣，拋棄舊系統時，就可以估量出退出成本并且一次性支付，不再需要每年為陳年舊系統支付無止境的維護費用了。