公文必須抓住時機 維護其時效

　　及時

　　及時就是要求在公文處理活動中，要有高度的時間觀念，珍惜時間，注重時效。公務活動是具有時間要求的，公文作為公務活動的工具必須抓住時機，維護其時效，使各項工作能迅速有效地處理，消滅公文運轉處理和管理中的各種“瓶頸”，用時間管理論等理論和方法去對公文處理過程實施組織和控制，使公文處理做到不壓、不拖、不扣、不失控、不滯留，把握好公文運轉的方向和流量，明確公文處理的各類急緩時限要求，避免公文旅行和推諉扯皮，使公文處理及時、適時，輕重緩急能夠處理得當。在公文處理活動中維護了時效性，也就提高了組織時間的利用價值，從而體現了“時間就是金錢，效益就是生命”的現代管理思想。“及時”的要求既是由公文處理的內在規律所決定的，也是客觀實踐所要求的。

　　準確

　　公文本身擔負著傳達貫徹黨和政府的路線、方針、政策，指導、布置和商治工作，請示和答復問題，報告和交流情況等社會職能。它是傳情辦事的工具，具有憑據查考、傳遞信息。規范行為和統一思想等作用，如果自身不嚴密、不準確，語生歧義，莫衷一是，就很難在明確地宣布政令方面發揮主渠道的作用。而在做為“有案可稽”的證據時就難以為憑，其在傳達信息時就缺乏可信性和價值，更無法去統一人們的思想，規范人們的行動。準確性還體現在收發文的處理和管理、歸檔等工作環節中，任何一環不準確，都將影響到公文的效用，以及它的權威性和時效性。因此，準確是公文處理工作的基本前提和起碼要求。沒有準確就沒有及時、安全和高效。要做到準確，就需遵循統一的公文處理制度，落實崗位責任制，責任到人，建立健全激勵和競爭機制，提高實踐者的素質。

　　安全

　　公文是從事公務活動重要工具和手段，公文處理就“必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保國家秘密的安全。所謂國家秘密，是指“關系到國家的安全和利益，依照國家法定程序確定的，在一定時間內只限定于一定范圍人員知悉的事項。”(《保密法》)公文處理的保密工作是指在公文處理活動中，嚴格執行有關的保密規定，運用各種制度和手段，確保公文處理活動中涉及的國家秘密被限于一定時期和一定范圍內的人員知悉，使之不失密、不泄密，不被竊密。要保證公文處理的安全，首先要按照法定程序正確確認公文秘密范圍，準確地、合理地劃定秘密的等級和保密期限，作出相應的國家秘密標志。其次，公文處理人員要管好自己的“眼”和“嘴”，自覺做到不該看的不看，不該問的不問，不該記錄的不記錄，不該說的不說。不經批準不隨便翻印、復印、摘錄、轉抄、私存、外借秘密文件。其三，在公文的傳遞、保管之中，工作人員需增強責任感，不隨便攜秘密文件外出或出人公共場所，認真登記，妥善保管，嚴格按照文件傳閱的范圍和途徑傳遞文件。其四，采取技術防范、技術檢查手段，加強對制作和存貯秘密文件的設備的檢查。