文檔管理：教你如何做好檔案管理

　　檔案管理涉及到檔案信息的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用;主要是及時地提供信息，使檔案發揮其重要作用，從而更好地為公司的發展服務。

　　那么我們如何才能做好檔案管理工作呢?

　　一：根據公司當前工作內容;檔案信息主要可以分為以下兩種:

　　1：公司內部檔案包括重要的會議材料;制定的內部制度文件;人員信息、合同，備件檢測報告等文件材料;發展規劃、工作總結匯報。

　　2：銷售廳檔案包括各銷售廳相關信息，如：終端機配置，數量;IP地址，地理位置，通信信息，人員信息，各銷售廳事項單等重要資料。

　　二：實現檔案管理詳細化，現代化。

　　1：檔案信息必需要求完整性，及時性;公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，可根據實際情況按計劃在某一時間進行歸檔處理;平時所有需要留存的工作文檔，要在第一時間進行歸檔;若有信息改動，就及時修正。歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件頁數，均應齊全完整。

　　2：為了便于翻閱查詢，應進行統一編檔號，目錄與每卷檔案的標題、日期、責任者等要一一對應;比如事項單入檔的同時要及時填寫上與服務管理系統相對應的事件單號。檔案可以按照年度序號，銷售廳編號，或者類別來編。如2011—2012，就是2011年至2012一年內的事件文檔;每一個廳(單位)單獨列出編號，按照時間先后順序或者事件類別排列。

　　3：隨著工作的深入開展，檔案數量越來越多，數量的龐大給保管和提供利用帶來困難：管理方法手段的落后直接影響檔案后期翻閱的質量，檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形式下出現的新問題。實行紙質文檔和電子文檔想結合的方式;已勢在必行。使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，實現雙重管理與備份，保障檔案的安全，完整性。公司服務管理系統與分支機構事件檔案相結合，起到事半功倍的效果。

　　4：加強管理意識，他要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。掌握現代化管理技能，提高綜合素質。這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要我們去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握。