秘書必知:如何安排上司的差旅事務

 　　安排上司的差旅事務

　　(一)差旅前的準備工作

　　1.差旅準備的要求

　　(1)根據公司規定，弄清上司出差應享受的待遇。

　　(2)準備訂票時一定要查用最新的時刻表。

　　(3)訂房、訂票時要考慮上司的個人愛好和習慣。

　　(4)平時注意學習訂房訂票的相關知識，以確保工作的順利進行。

　　2.制定旅程計劃表

　　作為秘書，在制定旅行計劃、編制旅程表時應注意以下幾方面：

　　(1)要明確上司旅行的意圖、目的地、旅行時間、到達目的地后的商務活動計劃。

　　(2)了解上司對交通工具及食宿的要求，熟悉本單位對出差的有關規定。

　　(3)制定旅程表時，向有關服務部門或向旅行目的地享有聲譽的旅游機構索取旅行有關資料，了解當地交通工具的運行情況、旅行路線、旅館環境情況，目的地 的貨幣、外匯管理規則，經商特點及有關護照、簽證、健康規定等常識;需要中轉時，盡量選擇銜接時間在2～4小時之間的班機，以免浪費時間。

　　(4)旅行計劃要按時間順序編排，做到清楚明了;要考慮上司的身體狀況，時間上留有余地。

　　(二)安排上司差旅事務的工作程序

　　1.制定商務旅行計劃

　　一份商務旅行計劃至少應包括以下內容：

　　(1)出差的時間、啟程及返回日期，接站安排。

　　(2)出差的路線、終點及途徑地點和住宿安排。

　　(3)會晤計劃(人員、地點、日期和時間)。

　　(4)交通工具的選擇，飛機、火車、大巴或轎車。

　　(5)需要攜帶的文件、合同、樣品及其他資料。

　　(6)上司或接待人員的特別要求。

　　(7)上司旅行區域的天氣狀況。

　　(8)行程安排，約會、會議計劃、會晤人員的名單及背景、會晤主題。

　　(9)差旅費用，現金、兌換外幣、辦理旅行支票。

　　(10)上司的住宅電話號碼。

　　2.制作旅程表

　　一份周密的旅程表主要包括6項內容：(1)日期;(2)具體時間;(3)地點;(4)交通工具;(5)具體事項;(6)備注。

　　3.準備上司在不同場合的發言提綱

　　4.辦理出國手續

　　(1)撰寫出國申請

　　應包括：1)出國事由;2)出國路線(外國公司所在國名稱);3)出國日程安排，包括出國時問，在國外活動的時間、地點、回國時間等;4)出國組團的人數。

　　(2)辦理護照

　　1)攜帶有關證件。

　　2)因公出國人員的護照應到外交部或其授權的機關辦理;因私出國人員的護照，由公安部授權的機關辦理。

　　3)認真填寫有關卡片和申請表。

　　4)拿到護照后，應檢查姓名、出生年月、地點是否填寫正確，并在簽字格上簽名。

　　(3)辦理簽證

　　(4)協助辦理《國際預防接種證書》(即“黃皮書”)

　　(5)協助辦理出境登記卡

　　(6)訂購機票(船票、車票)(7)辦理保險

　　5.秘書在上司出行前應落實的工作內容

　　秘書在上司出行前應落實的工作內容包括：

　　(1)審查選定最佳旅程表;

　　(2)了解外匯信息，辦理兌換外幣;

　　(3)準備隨身用品，包括服裝、拖鞋、洗漱用品等;

　　(4)準備文件;

　　(5)準備相關證件;

　　(6)做好旅行安排;

　　(7)注意時差問題;

　　(8)收集所到國的背景資料。