收發郵件(email)的禮儀匯總

　　郵件的正文：

　　1.Email正文要簡明扼要，行文通順

　　若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業名是必須通報的以示對對方的尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事，別人不知道你是誰還得拉到最后看。但也不可過多，有些聯系方式之類與正文無關的信息應在簽名檔中表明。

　　Email正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

　　正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。

　　2.注意Email的論述語氣

　　根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系;郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

　　尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。

　　電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓!

　　3.Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

　　如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

　　4.一次郵件交待完整信息

　　最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

　　5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

　　這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文Email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

　　在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

　　6.合理提示重要信息

　　不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

　　7.合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述

　　對于很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

　　8.不要動不動使用:)之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻

　　BusinessEmail不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合，比如現在-:)

　　郵件的附件：

　　1.如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件

　　2.附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理

　　3.正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

　　4.附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件

　　5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用

　　6.如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發送，

　　郵件語言的選擇和漢字編碼：

　　1.只在必要的時候才使用英文郵件

　　英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國家和地區的華人，也應采用英文交流，由于存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。

　　2.尊重對方的習慣，不主動發起英文郵件

　　如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發送英文郵件給他;如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。

　　3.對于一些信息量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

　　4.選擇便于閱度的字號和字體

　　中文用宋體或新宋體，英文就用Verdana或Arial字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合在線閱度的字號和字體。

　　不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

　　不要為突出內容而將字號設置過大，拉滾動條是很麻煩的事情;也不要過小，費神又傷眼睛。

　　郵件的結尾簽名：

　　每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人信息。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

　　1.簽名信息不宜過多

　　電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯系。

　　引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

　　2.不要只用一個簽名檔

　　對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。

　　3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。