黨政機關公文格式應注意的問題

　　2012年4月16日中共中央辦公廳和國務院辦公廳印發了《黨政機關公文處理工作條例》。國家標準《黨政機關公文格式》(gb/t9704-2012)于2012年6月29日發布，2012年7月1日起正式實施。

　　《黨政機關公文格式》將黨政機關公文用紙統一為國際標準a4型，首次統一了黨政機關公文格式要素的編排規則，使黨政機關公文的表現形式更加規范。

　　按照《黨政機關公文格式》規定，公文格式各要素編排時需要特別注意的方面

　　本標準將版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁紅色分隔線以上的部分稱為版頭，版頭有份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號和簽發人6個要素，其中前3個和第6個要素不是所有公文都有;公文首頁紅色分隔線(不含)以下、公文末頁首條分隔線(不含)以上的部分稱為主體，主體有標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件9個要素;公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分稱為版記，版記有抄送機關、印發機關和印發日期兩個要素;頁碼是版心外要素。

　　發文字號由“發文機關代字”“年份”和“發文順序號”三個部分組成。“年份”要用全稱，不可簡化，如“2011”不可寫成“11”。發文字號應該注意的問題是括注年份的是六角括號“〔〕”，而不是方括號“[]”。正文引用文件名稱后圓括號里的發文字號中，一樣應該用六角括號“〔〕”。下行文的發文字號居中排列;上行文的發文字號居左空一字編排，與最后一個簽發人姓名處在同一行。聯合行文時，使用主辦機關的發文字號。

　　公文標題由發文機關名稱、事由和文種組成,容易出現的問題是發文機關名稱經常被忽略。編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。3個機關以下聯合發文，應該列出所有機關的名稱，4個以上機關聯合行文時，可采用排列前的發文機關名稱加“等”的方式。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不使用標點符號。逐級多次轉發的公文，擬標題時，可直接寫所轉發公文的標題，但要去掉原發文機關名稱，“轉發”前冠轉發機關

　　名稱。如果轉發的是“通知”，可只保留一個“通知”。轉發公文，不得以被轉發公文的發文字號代替被轉發公文進入標題。

　　主送機關在標題下空一行位置，居左頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。(編排方法見本文中“關于版記”。)

　　公文首頁必須顯示正文。編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。正文中結構層次使用序次語應依次為：第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”;一般第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字標注。特別注意的是，第一層次“一、”后面是頓號，不是逗號，也不是下腳點(齊線實心圓點);第二層“(一)”后面不能有標點;第三層“1.”中是下腳點，切不可用頓號;第四層“(1)”后面不能跟標點。層次序次語不能反序使用，可以越級使用，如果公文結構層次只有兩層，第一層用“一、”，第二層既可用“(一)”，也可以選用“1.”。同一個層次，使用的序次語形式必須一致。另外，如用“第一”“第二”表示次序，后跟逗號，而不能使用頓號。(非公文材料行文中，有時用外文字母表示順序，字母后應該使用下腳點，如“a.”或“a.”，切不可用頓號。)

　　以上結構層次序數規范寫法適用所有文本材料行文。另需注意的是，序次語后如果使用小標題，標題結尾不應使用標點符號，如果使用句號，將失去小標題的身份，而成為本段的起領句，句號后不宜另起段，應該連續行文。

　　公文如有附件，應當注明附件順序和名稱，即附件說明。“附件說明”的標注規范：在正文之下空出一行居左空兩個字編排“附件”二字，“附件”后標全角冒號和附件名稱;附件名稱后不加標點符號，附件名稱本身也不加書名號;如附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。有多個附件，使用阿拉伯數字加下腳點標注順序，順序號上下對齊。

　　附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及順序號頂格編排在版心左上角第一行(注意!“附件”兩字后不加冒號)，附件標題居中編排在版心第三行;附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致，格式要求同正文。