Gestion De Documents

Certains aspects de la gestion des documents ont également été mentionnés dans des articles précédents sur la gestion de la mise en ?uvre du projet de système d 'information, qui ont été rédigés dans le but d' exposer plus en détail certaines de mes interprétations de la gestion des documents dans le cadre de la gestion du projet.

　DocumentGestionImportance

Depuis longtemps, beaucoup de gens parlent de l 'importance de la gestion des documents, et rien n' est plus familier que les personnes qui suivent les changements de personnel dans le projet de logiciel ne peuvent pas identifier le code antérieur ou le co?t plus élevé de l 'identification.Le fait est que, même si les effectifs ne changent pas, les auteurs de l 'époque ne se souviendront pas de ce qu' ils pensaient à l 'époque, car le temps passe et que les pensées et les mentalités de chacun changent.

Lorsqu 'une organisation de projet communique des idées, les différences de structure des connaissances personnelles et de position peuvent aussi entra?ner des différences dans la perception d' un programme de mise en ?uvre d 'une idée et, en fin de compte, dans la mise en ?uvre d' un programme. Un document écrit permet d 'unifier Les connaissances de chacun et de réduire les obstacles inutiles à la communication.Des documents clairs permettent également aux participants de réfléchir davantage.

Pour parvenir à un bon mode de communication, nous avons besoin d 'une grande variété de documents, et il existe un grand nombre de documents dans la gestion réaliste du projet.Le processus d 'élaboration du document est difficile, et plus difficile, les mots originaux sont devenus très difficiles après avoir un document, il faut un bon format, il faut l' examen et l 'approbation de différentes personnes, il est inévitablement difficile de trouver le document, après avoir terminé le document, ne savent pas où chercher, les différents documents ne sont pas uniformes, etc.

Peut - être est - ce que cela prouve que ce que l 'on appelle quelque chose qui n' a pas d 'idée, c' est penser à la gestion, et ne fait pas exception à toutes sortes de documents.

　DocumentGestionMode

Dans le processus de gestion des documents, il est nécessaire de tenir compte d 'un certain nombre de principes et de méthodes importants pour que nos documents atteignent réellement l' objectif que nous nous sommes fixé.

　　Gestion de modèles de documents

Face à la diversité et à la complexité des documents, chaque style, qu 'il soit esthétique ou lisible, doit proposer un modèle de document dans le cadre de la gestion des documents.

Lors de l 'établissement d' un modèle de document, il est nécessaire d 'exiger un certain nombre de formats, de durcir certains éléments de base dans un modèle de document et de veiller à ce que le contenu nécessaire au document soit reflété dans le document, par exemple le pied d' en - tête du document, l 'historique de la modification du document, le mode de catalogue du document, la police du document, etc.

Lors de l 'établissement d' un document, il faut veiller à ce que les documents soient bien classés, les classifications sont clairement définies et l 'utilisateur peut clairement conna?tre le modèle à utiliser dans la pratique.Si le document est géré au moyen d 'un catalogue partagé, le modèle doit être stocké dans un répertoire de dossiers relativement facile à trouver et, dans le cas d' une gestion de modèles au moyen d 'un système d' information, il est préférable d 'établir une connexion sur la première page ou de permettre à l' utilisateur d 'effectuer une recherche rapide.Lors de l 'établissement des classifications, il est nécessaire d' inclure une catégorie commune ou une catégorie commune, car il y a toujours de nouvelles catégories et des documents qui ne peuvent pas être classés dans la pratique et qui peuvent alors être gérés par une catégorie commune.

Pour modifier le modèle de document, il faut pouvoir informer l 'utilisateur en temps voulu et gérer la version.

　　BibliographiqueGestion

Pour pouvoir trouver les documents nécessaires dans des documents complexes et variés, il est nécessaire de mettre en place un système complet de catalogue des documents dans le cadre de la gestion des documents, comprenant principalement la gestion d 'index des documents et la gestion de classement des documents.

Avant de procéder à la gestion des documents, il est nécessaire d 'établir une classification pour les différents documents, en suggérant que les différentes classifications facilitent la recherche des documents ou en définissant différentes règles de gestion pour les différentes classifications.Dans le cas d 'une gestion de dossier, il est également nécessaire d' organiser séparément le contenu du dossier et de contr?ler les droits, étant donné les particularités de la gestion des dossiers, et de veiller à ce que sa gestion des droits soit simplifiée; dans le cas d 'une gestion de système d' information, Il faut veiller à la mise en place de systèmes de codage de type différent.Un bon système de classement des documents permet aux utilisateurs de classer et de rechercher facilement des documents, et la classification des documents doit également tenir compte des besoins de gestion d 'archivage dans certains processus de gestion.

Pour les documents, il est nécessaire de créer un mécanisme d 'indexation qui est expressément proposé ici car, dans l' utilisation quotidienne des documents, on trouve beaucoup de documents similaires, ou des éléments similaires, qui montrent que, comme les différents auteurs présentent des différences dans la description de certains concepts ou principes fondamentaux de la personne, il faut à ce moment - là disposer d 'un index pour déterminer ce qui est le plus précis, ce qui est particulièrement important dans le processus de gestion du projet, étant donné qu' un groupe de projets change souvent de temps à autre, il est difficile de savoir ce qui est correctet, dans certains cas, Dans la pratique, il peut aussi y avoir des modifications.Comme certains documents antérieurs ne peuvent pas être corrigés, il est également nécessaire à ce moment - là de disposer d 'un index pour clarifier la description exacte, question qui peut également être améliorée grace à la gestion de la version du document.En outre, pour les documents complexes et variés, certains ne sont que de nature purement fonctionnelle et, par indexation, certains éléments peuvent être mis en évidence pour faciliter la recherche et la lecture.

Qu 'il s' agisse d' un dossier ou d 'un système d' information, il faut veiller à la gestion des droits des documents, en particulier pour certains documents archivés, afin d 'éviter les modifications ou suppressions incorrectes des documents archivés.

　Nom du document

Il est nécessaire de mettre en place un système efficace de nomenclature pour les documents dont les noms sont différents ou dont la signification est ambigu?, ce qui crée des difficultés d 'utilisation et de communication.

Pour le nom d 'un document, il faut d' abord que le nom soit facilement identifiable, certains utilisateurs n 'étant pas très attentifs au nom du document, utilisent souvent directement le nom par défaut du document ou un nom propre, un nom de projet, etc., et les autres utilisateurs ont du mal à identifier Le type de document.

Lors de l 'utilisation d' un document, il peut être spécifié que le type de document ou certains autres mots clefs doivent être placés sur certains emplacements du document, par exemple en pla?ant les catégories de documents dans la tête d 'un nom de fichier, en exigeant que la tête soit placée sur un mois d' une année, etc.

Pour certains documents classés en différentes versions, il peut être nécessaire de gérer les documents en différentes versions, d 'indiquer le numéro de la version dans le nom du document et d' ajouter des marques spéciales pour certains éléments symboliques tels que le texte final, afin de préciser leur importance et leur autorité.

Ces modalités faciliteront l 'intégrité et la clarté du nom du document et faciliteront la recherche par l' utilisateur.Lors de l 'ajustement interactif d' un document, il est également possible d 'ajouter des dates ou de modifier l' identité de l 'utilisateur pour la transmission, l' objectif principal étant de permettre l 'identification unique d' un document et de réduire les obstacles à la communication.

　Gestion de changement de document

Il est fréquent que les documents changent au cours de leur utilisation et qu 'ils soient soumis à des contraintes par des moyens, la méthode la plus courante étant la gestion des versions et l' archivage en temps voulu des documents formés.

En cas de changement de document, il est possible de faire deux choses: premièrement, le document contient un enregistrement clair des modifications, principalement pour les parties du document qui ne permettent pas à chaque utilisateur de lire tout le document une fois qu 'il a changé; et deuxièmement, la version finale du document doit être facilement accessible, ce qui accro?trait considérablement le co?t d' utilisation si l 'historique des modifications n' était connu que pour la version finale.

Lorsqu 'un document est modifié, il faut pouvoir informer les personnes intéressées par les moyens nécessaires, par exemple par courrier électronique ou par voie d' avis, pour éviter qu 'un grand nombre d' utilisateurs utilisent des documents anciens après la création d 'un nouveau document. Dans un environnement opérationnel, la manière dont ISO9000 gère Les signatures utilisées pour récupérer des documents importants mérite d' être citée et, bien entendu, certains documents électroniques doivent être traités par d 'autres moyens.

　　Système de vérification de documents

De nombreux documents doivent être considérés avec un certain sérieux et une certaine autorité en tant que documents d 'orientation et doivent donc faire l' objet de l 'examen nécessaire.

Les modifications du champ d 'application d' un document devraient également faire l 'objet de l' audit nécessaire lorsque le document est établi et que le document est modifié.La vérification d 'un document permet de vérifier s' il y a des erreurs ou des irrégularités, si les auteurs et les réviseurs ont des positions différentes et des structures de connaissances différentes, si l' on considère la manière dont un document est rédigé et si l 'on peut corriger le document au cours d' un examen ultérieur.En même temps, le mécanisme de vérification des documents permet de définir clairement les responsabilités de chaque poste.

　PostScript

La mise en place d 'un système d' information est un processus de gestion responsable qui exige une gestion intégrée et multidimensionnelle. Les documents sont particulièrement importants en tant que base essentielle de la communication quotidienne et en tant que résumé des résultats des travaux. La gestion des documents doit être menée avec sérieux et flexibilité, de manière à en faciliter l 'utilisation et la communication par les utilisateurs et à en accro?tre l' efficacité, dans la mesure du possible, sur la base d 'une normalisation normale.

La gestion des documents est également un élément important dans d 'autres aspects de la gestion, et de nombreuses grandes entreprises disposent d' un service d 'archivage spécialisé dans la gestion des archives, ce qui reflète pleinement l' importance de la gestion des documents.