Définition Et Méthode De Gestion Des Voyages

　　Gestion des voyagesUtilisation des technologies de l 'information par les entreprises pour contr?ler les voyagesFrais de voyageButLe modèle traditionnel de gestion des voyages comporte d 'énormes gaspillages et des lacunes administratives insurmontables, tandis que la modernisation de la gestion des voyages permet à l' entreprise de fournir des services de voyage complets, rapides, commodes et économiques, de réaliser des économies, d 'alléger la charge de travail des administrateurs et du personnel des finances, de fournir des rapports de gestion des voyages à la direction de l' entreprise afin de faciliter le contr?le des frais de voyage et d 'améliorer la gestion de l' entreprise dans son ensemble.

ChineVoyagesétat de la gestion

à l 'heure actuelle, la plupart des entreprises chinoises ne sont pas suffisamment conscientes de la gestion des voyages, les procédures de remboursement des frais de voyage sont complexes et lourdes, la charge de travail du personnel financier, le contr?le des frais de voyage du personnel et l' efficacité de la gestion.

Manque de sensibilisation de la direction à la gestion des voyages

Les fusions - acquisitions d 'entreprises, les négociations commerciales, la commercialisation et les achats ont mobilisé trop d' énergie dans la direction des entreprises chinoises.La direction estime que ces questions devraient être gérées par l 'administrateur de l' entreprise ou par le personnel financier, alors que dans la pratique l 'administration de l' entreprise obtient des taux de remboursement élevés sur les réservations d 'h?tels et de billets d' avion, et que le personnel financier n 'est pas plus motivé à gérer les frais de voyage qu' il n 'y en a peu, de sorte qu' il n 'y a pas beaucoup d' entreprises chinoises qui appliquent la gestion des voyages.Selon le rapport Corporate 13 \ \ Travel Management and Travel Practices in \ \ 13 \ \ 10 China, 5% seulement des entreprises privées interrogées utilisent des services de gestion des voyages, contre moins de 5% des entreprises publiques.

Absence de contr?le de gestion des frais de voyage

D 'autre part, certaines grandes et moyennes entreprises chinoises sont très bien implantées dans leur propre pays et leurs employés sont obligés de prendre plusieurs vols par an, ce qui peut être considéré comme un gros client des compagnies aériennes, mais personne n' a jamais envisagé d 'y aller et de consulter les compagnies aériennes pour obtenir une réduction.Il en va de même pour les frais d 'h?tel: Comme tous les employés de l' entreprise ont le droit de choisir leur propre h?tel préféré, il est difficile de conclure un contrat à long terme avec un h?tel pour obtenir des prix plus avantageux.L 'absence de contr?le efficace a rendu difficile la vérification de l' authenticité et de la légitimité des documents relatifs aux voyages, ce qui a accru les co?ts de gestion et gravement entravé l 'obtention de bénéfices par les entreprises.

Complexité des procédures de remboursement et absence de données de gestion

Selon le rapport Corporate Travel Management and Travel Practices in \ \ \ \ \ 10 China, sur les 112 entreprises interrogées, un quart seulement utilisaient des procédures manuelles et des formulaires sur papier pour traiter les demandes de voyage et les autorisations de voyage, et 56% utilisaient des formulaires sur papier et des formulaires électroniques.Soixante - dix - huit pour cent des entreprises interrogées ont utilisé des procédures manuelles et des formulaires sur papier pour établir leurs rapports sur les frais de voyage.La plupart des entreprises chinoises utilisent donc la méthode traditionnelle de gestion des frais de voyage.

Les procédures traditionnelles de gestion des voyages sont complexes et obligent les fonctionnaires en mission à remplir divers documents sur papier, ce qui les expose à des irrégularités et exige des ressources humaines et matérielles considérables pour en déterminer la légitimité et le bien - fondé.En raison de la grande diversité des billets de voyage, leur reliure, leurs statistiques et leur agrégation sont extrêmement onéreuses et inefficaces.Les documents sur papier contenant les opérations de l 'entreprise contiennent d' importantes informations qui permettent d 'obtenir des données utiles pour les opérations de l' entreprise sur l 'ensemble des dépenses de l' entreprise dans les avions, les trains, les h?tels, la répartition des heures de voyage, les heures de voyage, etc., au cours de l 'année, mais qui, en raison de leur caractère informatif, rendent l' analyse et les statistiques difficiles à établir et à établir des rapports de gestion des voyages de valeur.

La trésorerie est la principale modalité de paiement des frais de voyage

En Chine, les avances de caisse et les remboursements de frais constituent le mode de paiement le plus important pour les voyages.Ce modèle s' applique à tous les types de sociétés, y compris les sociétés transnationales.Sur les 112 entreprises interrogées, 52% des sociétés transnationales interrogées, 86% des entreprises privées et 91% des entreprises publiques ont indiqué avoir effectué des avances en espèces et payé le remboursement des frais de voyage en espèces, ce qui contraste nettement avec le fait que les entreprises du reste du monde dépendent des cartes de crédit des entreprises comme mode de paiement le plus important.

Mise en ?uvre des recommandations visant à moderniser la gestion des voyages

　Mise en place d 'une politique des voyages qui reflète la culture et l' humanité de l 'entreprise

La politique de l 'entreprise en matière de voyages a été élaborée en tenant compte des principes spécifiques régissant les dépenses de voyage de l' entreprise, notamment les arrangements en matière de voyages, les modalités de paiement, les frais de voyage et les procédures de traitement des dépenses.La politique en matière de voyages devrait comporter les dispositions suivantes: autorisation des voyages du personnel, responsabilités du personnel en mission, guides de voyage, choix des moyens de transport, choix des systèmes de réservation des billets d 'avion et des h?tels, normes d' hébergement, dispositions relatives à la sécurité et à l 'assurance du personnel, dispositions relatives aux frais de voyage des pairs, cartes de crédit et dispositions relatives à l' utilisation des liquidités, dispositions relatives aux repas, aux appels téléphoniques et aux taxis, procédures de remboursement, système de réservation des voyages, listes d 'h?tels, listes de compagnies aériennes, etc., qui devraient être aussi détaillées que possible pour faciliter l' accès au système de réservation.Lors de l 'élaboration de la politique relative aux voyages, il faudrait également tenir compte des questions suivantes:

1) La politique relative aux voyages a été élaborée sur la base d 'une analyse des frais de voyage antérieurs.L 'analyse des dépenses passées au titre des voyages a permis d' identifier les pratiques courantes en matière de voyages, telles que les h?tels fréquentés, les vols fréquents et les villes fréquentées, ce qui permet de savoir quelles compagnies aériennes peuvent être désignées pour obtenir les tarifs les plus bas, quelles sont les villes où les déplacements sont Les plus fréquents, quels sont les moyens de transport les plus commodes et les moins co?teux et quels sont les h?tels agréés pour obtenir les prix les plus avantageux.

2) Les politiques relatives aux voyages doivent concilier les économies réalisées et le degré de satisfaction du personnel.Si le contr?le des co?ts sape l 'enthousiasme du personnel, nuit à l' image d 'ensemble de l' entreprise et transmet au monde extérieur le message d 'un déficit de financement de l' entreprise, cela aura un effet négatif sur le fonctionnement de l 'entreprise.Il faut donc tenir pleinement compte des vues des entreprises lors de l 'élaboration des politiques relatives aux voyages, en particulier de celles des fonctionnaires qui effectuent régulièrement des missions, et faire participer les fonctionnaires des finances à l' élaboration de ces politiques, en collaboration avec les responsables des voyages.Par exemple, pour des raisons d 'économie, l' entreprise peut exiger que le personnel d 'un poste se rende dans une zone de plus de 12 heures de trajet, alors que les billets d' avion à rabais peuvent co?ter entre 1 et 200 dollars des états - Unis par rapport au tarif du train et que l 'avion peut arriver rapidement.Les fonctionnaires en mission ont tendance à voyager par avion, ce qui leur permet non seulement de bien se reposer, mais aussi de travailler plus efficacement.Toutefois, les fonctionnaires des finances pensent que les co?ts augmentent et que l 'efficacité financière diminue.Pour remédier à cette contradiction, on pourrait inclure dans la politique relative aux voyages une clause prévoyant que, dans le choix des moyens de transport, les billets d 'avion peuvent être retenus pour les voyages par avion si certains critères sont remplis.

En outre, on pourrait inclure dans la politique relative aux voyages des dispositions qui permettraient non seulement de réaliser des économies inutiles, mais aussi de ne pas se heurter à une forte résistance de la part du personnel en mission, notamment en réservant des billets d 'avion et des h?tels quelques jours à l' avance, dans les cas où la durée de la Mission est déterminée, si les missions ne sont pas autorisées de manière rigoureuse, par téléphone ou par vidéo ou par courrier électronique.

3) Les politiques relatives aux voyages devraient être con?ues de manière à refléter la culture d 'entreprise.B) Si l 'entreprise met l' accent sur la culture d 'entreprise axée sur la population et l' égalité des classes supérieures et inférieures, en mettant l 'accent sur les sentiments du personnel, elle devrait également S' efforcer d' assurer l 'égalité de tous et de traiter les cadres supérieurs et les employés En général de manière à ne pas créer de disparités excessives;

4) la formulation des politiques relatives aux voyages doit être nuancée.Les politiques en matière de voyages devraient comporter des dispositions strictes concernant la ventilation des frais de voyage remboursables et les responsabilités du personnel en mission, par exemple l 'application stricte des normes de voyage et d' hébergement, l 'utilisation du système de réservation prévu pour les billets d' avion et les h?tels dans les délais prescrits, Le paiement des frais de voyage par carte de crédit, le remboursement des frais de voyage selon les procédures et les délais prescrits, le non - remboursement des dépenses de consommation non liées aux opérations de l 'entreprise, la conversion de la classe affaires en classe économique et, par conséquent, le remplacement des billets d' avion, etc.Les voyages sont soumis à de nombreuses incertitudes, et des directives sur la sécurité des voyages devraient être établies pour l 'élaboration de la politique relative aux voyages, ainsi que des dispositions relatives à l' assurance pour protéger les droits et intérêts des fonctionnaires en mission.

5) Formation du personnel de l 'entreprise à la politique des voyages afin d' en assurer la bonne application.La politique des voyages en tant que document public important de l 'entreprise devrait être affichée sur le site Web de l' entreprise afin que le personnel puisse se familiariser avec celle - ci.Dans le cadre de la mise en ?uvre de la politique relative aux voyages, il convient d 'améliorer la communication avec le personnel, par exemple en faisant mieux conna?tre la politique relative aux voyages des nouveaux membres du personnel et en offrant au personnel une tribune au sein de l' entreprise pour débattre des dispositions pertinentes de cette politique, ce qui lui permettrait de mieux conna?tre et comprendre le système de voyages de l 'entreprise et de s' y conformer.

Désignation d 'un directeur des voyages et définition de ses responsabilités

Lorsque les frais de voyage annuels d 'une entreprise ou d' un groupe d 'entreprises atteignent un certain niveau, la nomination d' un directeur spécialisé dans les voyages d 'une entreprise ou d' un groupe d 'entreprises sera nécessaire.Ses fonctions devraient comprendre:

1) participer à l 'élaboration des politiques relatives aux voyages et faire conna?tre ces politiques au personnel.B) Une fois que la politique en matière de voyages aura été arrêtée, l 'équipe de gestion des voyages dirigée par le Directeur des voyages devra veiller à ce que les intéressés soient informés de la politique en ligne, formés et bien informés.

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2) Faire office d 'intermédiaire entre les fournisseurs de voyages extérieurs et les employés en mission dans l' entreprise.A) l 'équipe dirigée par le Directeur des voyages est tenue de communiquer avec chaque voyageur pour lui faire comprendre les ressources dont il dispose pour organiser ses voyages;