事務室の公文書処理の心得

アップロードするのは事務室の基本的な機能です。各種類の書類の授受、回覧、書類の授受、書類の授受、調査などの仕事は自然にこの部門の核心的な仕事になります。

一、當社の使用に適したソフトウェア製品を選択する。

コンピューターが普及している今、適切なコンピュータソフトを利用して公文書を情報化管理しています。

今はネットで公文書処理類のソフトを調べられます。例えば、世紀科怡ファイル管理システム、京通ファイル管理システム、飛龍事務-授受文とファイル管理一體化システムなど、これらのシステムはそれぞれ長所があります。肝心なのは本部門の使用に適した製品を選ぶことです。私達は試用比較を通じて、飛龍事務-授受文とファイル管理一體化システムを選択しました。飛龍事務の一番の特徴は公文書を収集して、公文書を登録する時にファイルを整理します。ファイルを整理して、ファイルを整理する時にファイルを整理します。ファイルを整理します。ファイルを整理する時、ファイルを整理します。簡易。

同時に、飛龍事務は印刷においても獨特な設計を行い、ほとんど印刷形式を任意に修正できます。受取文記帳は連続して印刷できます。各ページは最終的に満ページになります。

日常の生活

秩序は天國の第一法則であり、良好な秩序は効率を生む。

アメリカのある研究機関が、大手會社員200人を調べたら、社員は毎年6週間をかけて、散らかしたものを探しています。

実際の仕事の中で、私達もよくある従業員が書類棚の資料を全部ひっくり返して、前後何回もひっくり返しました。必要な書類を見つけられるとは限らないです。つまり、時間を無駄にしても、精力を消耗します。

オフィスの仕事をすると、特に探し物に時間を浪費しやすいと思います。

必要な書類を速やかに見つけられ、良い仕事の素質を表しています。

各種の書類は一定の規則によって保管して、先に支出するのは少しの時間で、最後に私達のために大量の時間と精力を勝ち取って、これは私達がこのような良好な仕事の習慣を身につけることができることを必要とします。

私の職場では、ファイル管理ソフトを使用していない時に、ファイルに入っていないファイルは別々の種類に分けて箱に入れて保管しています。このようにファイルを探す時には、自然と範囲が狹くなります。

ファイル管理ソフトを使用した後、ファイルの保管を改革しました。すべてのファイルは受信番號によって統一されています。分類はもう行われません。ファイルを検索する時、まずコンピュータソフトを通じて條件によって必要なファイルを調べて、そのファイルの整理番號でリストを確認します。署名を通じてこのファイルが本部門に保存されているかどうかを確認します。

本部門に預けておけば、受章番號によって紙の書類を迅速に調べることができます。

三、書類の伝達は責任をはっきり區別しなければならない。

もし上司が私たちに書類を探してほしいと言ったら、見つけられなくてもこの書類をその部門が保管していると説明できません。

大部門の単位の日常文書の転送は署名を根拠としていますが、実際の仕事の中で、一部の部門は仕事が忙しいので、必要な部分を省略して、責任がはっきりしないようにしています。

例えば、年度が終わったら、各部門は一年間の書類をまとめて事務室に提出して整理しています。多くの部門は一件ずつ文書に漏れがあるかどうか確認したり、提出した書類を再度署名したりする力がありません。

このようにすれば、後でファイルの中である書類を調べられないと、この書類がなくなった原因を説明することができません。

この問題はどのように解決しますか？公文書の手作業の條件の下で、これは確かに厄介な問題ですが、コンピューター管理の狀況下で、多くなりやすくなりました。

この問題の処理方法を紹介します。ここではやはり飛龍事務を使って説明します。

1、各部門のファイルを収集し、保存価値のないファイルを削除し、ファイル整理規範に従ってファイルを整理し箱に入れる。

2、箱に入れたファイルをもとに、飛龍事務所で入力操作を行います（入力する時は、書類の受領、行文番號を入力するだけで該當書類を呼び出すことができます）。

3、すべてのファイルを入力し終わったら、削除したファイルもファイルに記録しますが、そのために単獨でファイルボックスを設立します（後で削除するのに便利です）。

4、飛龍事務では、収集した文データをそれぞれ調べ、調査條件はある年度にファイルに入れていないものを選択します。このような書類は各部門が提出していない書類で、調べたこのような書類を印刷して、収集した文登記帳の署名を調べて、これらの書類がそれぞれその部門に保存されていることを確認します。

5、各部門に未提出の書類を収集し、その書類を補完用紙としてファイルに入れる。