中文書信撰寫規(guī)范

中文書信的結(jié)構(gòu) 　　對秘書人員而言，寫成一封得體、明確的信，不僅要有對書信內(nèi)容所涉業(yè)務(wù)或相關(guān)背景的熟悉，還應(yīng)了解中外書信的基本規(guī)范。 中文書信內(nèi)容的結(jié)構(gòu)，主要由稱呼、啟詞、正文、酬應(yīng)過渡、祝頌詞、簽署、日期等七部分組成。 1、稱呼　稱呼是寫信人對受信人的尊稱，主要依據(jù)相互間的隸屬關(guān)系、親疏關(guān)系、 尊卑關(guān)系、長幼關(guān)系等而定，一般都用“敬語＋稱謂”的形式組成。如：“尊敬的王總經(jīng)理”、“親愛的劉主任”、“尊敬的董事長先生閣下”等。對某些特殊的內(nèi)容或與境外華文地區(qū)的人員往來還可加上“提稱”如：“尊敬的王博士總經(jīng)理海成先生臺鑒”、“親愛秘書明玉小姐雅鑒”等等。 2、啟詞　啟詞是信文的起首語，可有多種表示法。如問候式的“您好”、“別來無恙”； 思懷式的“久不通信，甚為懷想”、“去國半載，諒諸事順?biāo)臁钡龋毁濏炇降摹靶麓捍蠹薄ⅰ伴_張大吉”等；承前式的“上周曾發(fā)一傳真件，今仍具函，為××事”，“貴公司×月×日賜函已悉”等等。不分對象，不論內(nèi)容，一律以“您好”為書信之啟詞，實在極不恰當(dāng)。此外，公務(wù)書信的啟詞還可用“茲為、茲因、茲悉、茲經(jīng)、茲介紹、茲定于”；“頃聞、頃悉、頃獲”；“欣聞、欣悉、欣逢、值此”，以及“據(jù)了解、據(jù)報、據(jù)查實”等一系列公文用語，以提領(lǐng)全文。 3、正文　正文是書信的主體，是書信能否達(dá)到寫信人理想效果的關(guān)鍵。一封信可以專說一件事，也可以兼說數(shù)件事，但公務(wù)書信應(yīng)該一文一事。正文要清楚、明了、簡潔，并注意情感分寸，不應(yīng)有昵褻輕狂之嫌，也不可顯侮蔑輕慢之意。 4、酬應(yīng)過渡　正文結(jié)束時，可寫幾句酬應(yīng)性的話作為全文的過渡。如“我方相信，經(jīng)過此次合作，雙方的友誼將有進(jìn)一步發(fā)展”。又如“再次表示衷心的感謝”或“代向公司其他同志問候”等等。也有用公務(wù)書信的常用結(jié)語過渡，如“特此函達(dá)、特此說明、特此重申、特此函詢、特此致歉”，或“肅此專呈、肅此奉達(dá)”，也有“特此鳴謝、敬請諒解、尚祈垂察、務(wù)請函復(fù)、至希鑒諒”，以及“承蒙惠允、承蒙協(xié)辦、承蒙惠示、不勝榮幸、不勝感激”等等。 5、祝頌詞　書信的最后，寫祝頌詞是慣例。由于寫信人與受信人的關(guān)系各有不同， 書信內(nèi)容各有不同，祝頌詞的寫法便呈多種多樣。一般說來，有“即頌時綏、敬頌臺安、此致敬禮、謹(jǐn)祝萬事如意、誠祝生意興隆”等等，有時，因過渡詞含有明顯的祝頌義，也可省去祝頌詞。 6、簽署　書信的簽署以寫信人全名為要，不能只簽個姓氏或習(xí)慣稱呼，如“老王、小 王、小李、張主任、趙經(jīng)理”等，而要完整地寫成“××部主任張金水”、“××公司經(jīng)理王富成”或者　“××公司辦公室秘書李倩”、“××部業(yè)務(wù)員劉震”等。今天，許多書信都以計算機(jī)制成，但即使已打印了姓名，仍應(yīng)再以手書簽署一遍，這既表信用，亦示誠意。對某些特殊對象，署名后應(yīng)有具名語，如“謹(jǐn)上、謹(jǐn)呈、敬述”等，以表示對受件者的尊重。 7、日期　日期明確本是應(yīng)用文寫作的基本要素，書信自然不可缺了這一項。日期必 須準(zhǔn)確，表現(xiàn)出寫信人的負(fù)責(zé)態(tài)度，而萬一記錯日期，也許會因此而誤事。 中文書信行款規(guī)范 1、字跡端正清晰，易于認(rèn)辨。不寫錯別字，不寫錯句。單字不成行，單行不成頁。 2、一頁紙上至少有三分之一是話語長度跨兩行以上的，不宜滿頁盡是長度不跨行的短句。 3、禮儀性的賀信、唁函、邀請書等不宜太長，但不能少于100字，書寫時亦應(yīng)注意在整頁紙上的布局合理，不能一頁大紙上就兩行小字，這既不美觀于樣式，又乏誠意于情分。 4、不可用紅墨水、紅圓珠筆或鉛筆寫信。 5、對境外華語地區(qū)通信，要兼顧當(dāng)?shù)貪h語書信的表達(dá)習(xí)慣。 6、信箋折疊應(yīng)是文字面朝外，受件人稱呼朝外。信箋折疊宜簡單地橫豎對折，不宜折成燕子狀、花瓣狀，這種折疊法不宜用于工作信件，會影響工作信件的嚴(yán)肅性。 7、信封使用要按國家郵政總局的有關(guān)規(guī)定，不可隨意印制或改制。信封書寫也應(yīng)按我國郵局規(guī)定的規(guī)范行事。收件人姓名后可用“鈞啟、公啟、安啟、親啟”等，但倘為明信片、則應(yīng)用“收”字，明信片的寄件人后也不能寫“緘”而應(yīng)寫“寄”。 　　8、郵資要付足，不要寄欠資信，以免因退回補足郵資而造成時間上的延誤，郵票貼法要規(guī)范，但勿與地址太近，以免蓋郵戳?xí)r將門牌號碼遮住，造成投遞麻煩。郵資總付的信件，要與郵局相關(guān)部門妥善交接。航空信的標(biāo)簽要明顯。