中文書信撰寫規范

中文書信的結構 　　對秘書人員而言，寫成一封得體、明確的信，不僅要有對書信內容所涉業務或相關背景的熟悉，還應了解中外書信的基本規范。 中文書信內容的結構，主要由稱呼、啟詞、正文、酬應過渡、祝頌詞、簽署、日期等七部分組成。 1、稱呼　稱呼是寫信人對受信人的尊稱，主要依據相互間的隸屬關系、親疏關系、 尊卑關系、長幼關系等而定，一般都用“敬語＋稱謂”的形式組成。如：“尊敬的王總經理”、“親愛的劉主任”、“尊敬的董事長先生閣下”等。對某些特殊的內容或與境外華文地區的人員往來還可加上“提稱”如：“尊敬的王博士總經理海成先生臺鑒”、“親愛秘書明玉小姐雅鑒”等等。 2、啟詞　啟詞是信文的起首語，可有多種表示法。如問候式的“您好”、“別來無恙”； 思懷式的“久不通信，甚為懷想”、“去國半載，諒諸事順遂”等；贊頌式的“新春大吉”、“開張大吉”等；承前式的“上周曾發一傳真件，今仍具函，為××事”，“貴公司×月×日賜函已悉”等等。不分對象，不論內容，一律以“您好”為書信之啟詞，實在極不恰當。此外，公務書信的啟詞還可用“茲為、茲因、茲悉、茲經、茲介紹、茲定于”；“頃聞、頃悉、頃獲”；“欣聞、欣悉、欣逢、值此”，以及“據了解、據報、據查實”等一系列公文用語，以提領全文。 3、正文　正文是書信的主體，是書信能否達到寫信人理想效果的關鍵。一封信可以專說一件事，也可以兼說數件事，但公務書信應該一文一事。正文要清楚、明了、簡潔，并注意情感分寸，不應有昵褻輕狂之嫌，也不可顯侮蔑輕慢之意。 4、酬應過渡　正文結束時，可寫幾句酬應性的話作為全文的過渡。如“我方相信，經過此次合作，雙方的友誼將有進一步發展”。又如“再次表示衷心的感謝”或“代向公司其他同志問候”等等。也有用公務書信的常用結語過渡，如“特此函達、特此說明、特此重申、特此函詢、特此致歉”，或“肅此專呈、肅此奉達”，也有“特此鳴謝、敬請諒解、尚祈垂察、務請函復、至希鑒諒”，以及“承蒙惠允、承蒙協辦、承蒙惠示、不勝榮幸、不勝感激”等等。 5、祝頌詞　書信的最后，寫祝頌詞是慣例。由于寫信人與受信人的關系各有不同， 書信內容各有不同，祝頌詞的寫法便呈多種多樣。一般說來，有“即頌時綏、敬頌臺安、此致敬禮、謹祝萬事如意、誠祝生意興隆”等等，有時，因過渡詞含有明顯的祝頌義，也可省去祝頌詞。 6、簽署　書信的簽署以寫信人全名為要，不能只簽個姓氏或習慣稱呼，如“老王、小 王、小李、張主任、趙經理”等，而要完整地寫成“××部主任張金水”、“××公司經理王富成”或者　“××公司辦公室秘書李倩”、“××部業務員劉震”等。今天，許多書信都以計算機制成，但即使已打印了姓名，仍應再以手書簽署一遍，這既表信用，亦示誠意。對某些特殊對象，署名后應有具名語，如“謹上、謹呈、敬述”等，以表示對受件者的尊重。 7、日期　日期明確本是應用文寫作的基本要素，書信自然不可缺了這一項。日期必 須準確，表現出寫信人的負責態度，而萬一記錯日期，也許會因此而誤事。 中文書信行款規范 1、字跡端正清晰，易于認辨。不寫錯別字，不寫錯句。單字不成行，單行不成頁。 2、一頁紙上至少有三分之一是話語長度跨兩行以上的，不宜滿頁盡是長度不跨行的短句。 3、禮儀性的賀信、唁函、邀請書等不宜太長，但不能少于100字，書寫時亦應注意在整頁紙上的布局合理，不能一頁大紙上就兩行小字，這既不美觀于樣式，又乏誠意于情分。 4、不可用紅墨水、紅圓珠筆或鉛筆寫信。 5、對境外華語地區通信，要兼顧當地漢語書信的表達習慣。 6、信箋折疊應是文字面朝外，受件人稱呼朝外。信箋折疊宜簡單地橫豎對折，不宜折成燕子狀、花瓣狀，這種折疊法不宜用于工作信件，會影響工作信件的嚴肅性。 7、信封使用要按國家郵政總局的有關規定，不可隨意印制或改制。信封書寫也應按我國郵局規定的規范行事。收件人姓名后可用“鈞啟、公啟、安啟、親啟”等，但倘為明信片、則應用“收”字，明信片的寄件人后也不能寫“緘”而應寫“寄”。 　　8、郵資要付足，不要寄欠資信，以免因退回補足郵資而造成時間上的延誤，郵票貼法要規范，但勿與地址太近，以免蓋郵戳時將門牌號碼遮住，造成投遞麻煩。郵資總付的信件，要與郵局相關部門妥善交接。航空信的標簽要明顯。