做秘書(shū)最需要什么

怎樣訓(xùn)練“出謀劃策，當(dāng)好助手”的職業(yè)秘書(shū)呢？我個(gè)人認(rèn)為，現(xiàn)代職業(yè)化秘書(shū)的訓(xùn)練必須著重訓(xùn)練兩個(gè)方面素質(zhì)，那就是職業(yè)秘書(shū)人員的“做人”和“做事”。秘書(shū)“做人”，指的是秘書(shū)人員的人品（職業(yè)道德）和人樣（職業(yè)形象）；秘書(shū)“做事”，指的是職業(yè)秘書(shū)人員必須具備的五種能力，即創(chuàng)新能力、執(zhí)行能力、溝通能力、商業(yè)能力和寫(xiě)作能力，并且要能夠做到五力合一，形成合力。 第一，做人。是職業(yè)秘書(shū)從業(yè)的前提和基礎(chǔ)條件 做人，強(qiáng)調(diào)兩個(gè)方面，分別是人品和人樣。 所謂人品，就是人的品質(zhì)和道德修養(yǎng)。俗話說(shuō)，做事先學(xué)會(huì)做人，而在職場(chǎng)上所強(qiáng)調(diào)的“做人”的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是職業(yè)道德。秘書(shū)職業(yè)道德顯得尤其重要，秘書(shū)是公司領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的辦公室人員，關(guān)鍵要要以公司為榮，為公司效力，要為公司盡力，就所謂秘書(shū)人員“盡仁、盡義、盡禮、盡智、盡信”。有了這個(gè)態(tài)度，就決定秘書(shū)在本職崗位上將會(huì)是兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨。享有國(guó)際聲譽(yù)的方法學(xué)家、思維學(xué)家吳甘霖先生在一次北大總裁班上作了一項(xiàng)調(diào)查，請(qǐng)公司老總說(shuō)出自己所喜歡的員工和最不受歡迎的員標(biāo)準(zhǔn)是什么。結(jié)果五類員工列入最受歡迎的員工，分別是：第一類，自動(dòng)自發(fā)的員工；第二類，找辦法提升業(yè)績(jī)的員工；第三類，從不抱怨的員工；第四類，執(zhí)行力很強(qiáng)的員工；第五類，能提建設(shè)性意見(jiàn)的員工。而最不受歡迎的員工也有5種，分別是：第一種，找借口的員工；第二種，損公肥私的員工；第三種，斤斤計(jì)較的員工；第四種，華而不實(shí)的員工；第五種，受不得委屈的員工。而最受歡迎的員工的標(biāo)準(zhǔn)，也恰在恰恰道出了現(xiàn)代企業(yè)公司所需要秘書(shū)人員“盡仁、盡義、盡禮、盡智、盡信”的職業(yè)道德。 所謂人樣，就是職場(chǎng)禮儀。職場(chǎng)禮儀主要是強(qiáng)調(diào)儀容、儀表、儀態(tài)。 儀容。強(qiáng)調(diào)職場(chǎng)的化妝和配飾。秘書(shū)人員的化妝不同于演員、模特和婚紗照，把自己本來(lái)的面目都用粉底給掩飾了。秘書(shū)人員強(qiáng)調(diào)的是淡妝，強(qiáng)調(diào)的是職場(chǎng)化妝，比如，據(jù)調(diào)查了解，中國(guó)移動(dòng)公司、中國(guó)銀行窗口服務(wù)人員的化妝就非常接近職場(chǎng)形象，給人留下一種舒服清秀、富有親和力的優(yōu)雅效果。 儀表。強(qiáng)調(diào)職場(chǎng)的著裝。秘書(shū)往往是以上司代表和企業(yè)發(fā)言人的身份外界接觸，秘書(shū)的整體形象也就象征了企業(yè)的形象，因此塑造一個(gè)良好的職業(yè)形象，不僅能給人以好感，也有助于你的工作。秘書(shū)職業(yè)服裝應(yīng)該是簡(jiǎn)單線條加上剪裁大方的組合性套裝，最好選用70％純羊毛和30％化纖的混紡面料，就不容易起皺，也不會(huì)產(chǎn)生極光，一旦熨燙定型后會(huì)有相當(dāng)穩(wěn)定的造型和線條感，能夠恰當(dāng)?shù)匾r托出職業(yè)秘書(shū)的社會(huì)身份。并且服裝著色選用上，最適宜的色彩就屬灰色系列，中國(guó)銀行的員工制服就是選用這個(gè)色系。 儀態(tài)。強(qiáng)調(diào)坐姿、站姿和走姿的習(xí)慣。要做到站有站相，坐有坐相，行有風(fēng)度。姿態(tài)是一個(gè)人下意識(shí)的顯露，也是一個(gè)與眾不同的風(fēng)情，美麗的姿態(tài)能增加一個(gè)人的魅力。職業(yè)秘書(shū)的站姿，一定要能夠在保持頭部挺拔的同時(shí)，很自然地做到挺胸收腹提臀，這樣，整個(gè)人的精神狀態(tài)就出來(lái)了，顯得相當(dāng)有精神，顯的神采飛揚(yáng)。秘書(shū)從業(yè)人員的站立訓(xùn)練最常用的就是“五紙貼墻站立”。職業(yè)秘書(shū)的坐姿，在保持上身姿態(tài)的基礎(chǔ)上，不管在何種坐態(tài)，女性職業(yè)秘書(shū)的膝蓋始終是靠攏的，這是女人與男人的最大區(qū)別。職業(yè)秘書(shū)的行姿，女性職業(yè)秘書(shū)走路盡量走成一條直線，膝蓋內(nèi)側(cè)似乎可以有些摩擦，但不是模特兒在T型臺(tái)上的貓步，那就顯的過(guò)于夸張。 第二，做事。職業(yè)秘書(shū)要著力訓(xùn)練五個(gè)方面的能力，即創(chuàng)新能力、執(zhí)行能力、溝通能力、商業(yè)能力和寫(xiě)作能力，并且能夠做到五力合一，形成合力。 一是創(chuàng)新能力。現(xiàn)代中國(guó)十分重視創(chuàng)新能力的培養(yǎng)和推廣，不斷提出“創(chuàng)新中國(guó)”和“創(chuàng)新是動(dòng)力”等概念。而秘書(shū)作為企業(yè)、公司重要的一分子，培養(yǎng)創(chuàng)新能力顯的尤其重要，職業(yè)秘書(shū)的創(chuàng)新能力就是要求熟悉公司情況后，敢于突破傳統(tǒng)思維能力，突破條條框框，提出富有創(chuàng)意的思路。只要平時(shí)多動(dòng)腦筋，就會(huì)有思考的習(xí)慣；有思考，就會(huì)有點(diǎn)子，有點(diǎn)子，有會(huì)有業(yè)績(jī)。美國(guó)是個(gè)創(chuàng)新意識(shí)相當(dāng)強(qiáng)的國(guó)家，有這么一篇短文，就非常形象地描述著創(chuàng)新的例子。1979年6月，中國(guó)曾派一個(gè)訪問(wèn)團(tuán)赴美國(guó)考察初級(jí)教育，對(duì)美國(guó)的初級(jí)教育提出四點(diǎn)意見(jiàn)：1、學(xué)生無(wú)論能力高低，無(wú)不趾高氣揚(yáng)、躊躇滿志，大有“我均不同凡響”意味；2、小學(xué)二年級(jí)學(xué)生，大字不識(shí)一斗，加減乘除還在數(shù)手指頭，就整天奢談發(fā)明創(chuàng)造；3、重音、體、美，而輕數(shù)理化；4、課堂幾乎處于失控狀態(tài)。學(xué)生或擠眉弄眼，或談天說(shuō)地，更有甚者，如逛街一般，在教室里搖來(lái)晃去。最后，中國(guó)考察團(tuán)作出考察預(yù)言：美國(guó)的初級(jí)教育已經(jīng)病入膏肓，再用二十年的時(shí)間，中國(guó)的科技和文化必將趕上和超過(guò)所謂的超級(jí)大國(guó)。在同一年，作為互訪，美國(guó)也派了一個(gè)考察團(tuán)來(lái)中國(guó)，他們?cè)诳疾炝吮本⑸虾！⑽靼驳膸讏?bào)學(xué)校后，也寫(xiě)出四個(gè)考察意見(jiàn)： 1、中國(guó)小學(xué)生上課時(shí)喜歡把手端在胸前，幼兒園的學(xué)生喜歡將手背在后面，除非老師發(fā)問(wèn)，否則不輕易改變；2、中國(guó)的學(xué)生喜歡早起，并且喜歡邊走路邊用早點(diǎn)；3、中國(guó)學(xué)生有一種作業(yè)叫“家庭作業(yè)”，據(jù)老師解釋，是學(xué)校作業(yè)在家庭的延續(xù)；4、中國(guó)把考試分?jǐn)?shù)最高的學(xué)生稱為學(xué)生最優(yōu)秀的學(xué)生。因此美國(guó)的考察團(tuán)也作出考察預(yù)言：中國(guó)學(xué)生是世界上最勤奮，起得最早，睡得最晚的；他們的學(xué)習(xí)成績(jī)?cè)谑澜缟先魏我粋€(gè)國(guó)家的同年級(jí)學(xué)生比較，都是最好的。可以預(yù)測(cè)，中國(guó)在科技和文化方面，必將把美國(guó)遠(yuǎn)遠(yuǎn)地甩到后面。25年過(guò)去了，美國(guó)“病入膏肓”的教育制度共培養(yǎng)了五十六位諾貝爾獲得者和近二百位知識(shí)型的億萬(wàn)富豪，而中國(guó)還沒(méi)有一所學(xué)校培養(yǎng)出一名這樣的人才。兩家的預(yù)言都錯(cuò)了。上述例子說(shuō)明什么問(wèn)題，恰恰是民族的創(chuàng)新問(wèn)題，一個(gè)國(guó)家需要?jiǎng)?chuàng)新，一個(gè)人更需要?jiǎng)?chuàng)新意識(shí)，多思考，多研究，多想象，充分發(fā)揮自身的潛能。美國(guó)的一位資深企業(yè)管理研究者說(shuō)過(guò)，企業(yè)員工的創(chuàng)新意識(shí)就跟員工要準(zhǔn)時(shí)上下班一樣重要，作為員工的一種職業(yè)習(xí)慣，企業(yè)才有生機(jī)勃勃的生機(jī)和巨大的潛力。因此，培養(yǎng)職業(yè)秘書(shū)的創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力，是現(xiàn)代中國(guó)秘書(shū)訓(xùn)練的重要課程。 二是執(zhí)行能力。組織、協(xié)調(diào)、協(xié)作，構(gòu)成執(zhí)行能力的關(guān)鍵要點(diǎn)。職業(yè)秘書(shū)如何沒(méi)有很強(qiáng)的組織、協(xié)調(diào)、協(xié)作能力，作為他們的上司，將會(huì)累死職場(chǎng)。職業(yè)秘書(shū)的執(zhí)行能力主要表現(xiàn)在，公司或領(lǐng)導(dǎo)的指明發(fā)展方向后，能夠牽頭制定出完成這個(gè)項(xiàng)目具體實(shí)施方案。上司注重的目標(biāo)管理、業(yè)績(jī)管理和結(jié)果導(dǎo)向，不太注重項(xiàng)目執(zhí)行的過(guò)程。例如，比較規(guī)范和上規(guī)模的公司，每年都會(huì)召開(kāi)年度會(huì)議，提出公司的年度目標(biāo)計(jì)劃。這個(gè)時(shí)候，職業(yè)秘書(shū)作為上司的左右手，就要協(xié)助上司做好目標(biāo)任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中的監(jiān)控，并隨時(shí)掌握目標(biāo)任務(wù)完成情況，以供上司實(shí)時(shí)調(diào)整決策部署。在監(jiān)控過(guò)程中，職業(yè)秘書(shū)需要進(jìn)行大量組織、協(xié)調(diào)、協(xié)作工作，與客戶的協(xié)調(diào)，與部門(mén)的協(xié)作，形成一支善于戰(zhàn)斗的團(tuán)隊(duì)，才能夠順利公司或領(lǐng)導(dǎo)指出的目標(biāo)任務(wù)。因此，訓(xùn)練是職業(yè)秘書(shū)的執(zhí)行力是最棘手課程，職業(yè)秘書(shū)需要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的訓(xùn)練和升華，才能達(dá)到很強(qiáng)執(zhí)行力的境界。 三是溝通能力。做生意就是做朋友，做朋友關(guān)鍵是在溝通，秘書(shū)溝通的主要有電話、網(wǎng)絡(luò)、面對(duì)面交談等溝通方式。作為現(xiàn)代型的企業(yè)公司，大量的溝通工作是與客戶的溝通，而且大量的工作是由職業(yè)秘書(shū)完成的，職業(yè)秘書(shū)溝通不專業(yè)，客戶就無(wú)法信任你；職業(yè)秘書(shū)溝通不熱情，客戶只會(huì)冷落你；職業(yè)秘書(shū)溝通時(shí)不擇機(jī)，客戶只會(huì)煩著你；我一直認(rèn)為，在商言商，在職言職，秘書(shū)要努力去掉口頭禪，去年不良的習(xí)慣的言語(yǔ)，千萬(wàn)不要婆婆媽媽，喋喋不休。職業(yè)秘書(shū)人員電話溝通。看是很簡(jiǎn)單的動(dòng)作，規(guī)范起來(lái)就比較難了，接電話的職業(yè)用語(yǔ)，很大程度上體現(xiàn)了一個(gè)公司的整體形象，因此，很多的企業(yè)公司要求指定一個(gè)前臺(tái)文員接聽(tīng)電話，職場(chǎng)規(guī)范電話接聽(tīng)模式是“自報(bào)家門(mén)”，這就猶如航空港的播音員小姐，無(wú)論是誰(shuí)在播音，我們聽(tīng)見(jiàn)幾乎完全是同一個(gè)人在講話，企業(yè)公司的秘書(shū)人員能夠做到這一點(diǎn)，那么效果會(huì)出奇的好，因此，我們始終要保持接電話時(shí)的職業(yè)語(yǔ)調(diào)與規(guī)范用語(yǔ)，這是秘書(shū)的首要基本功。再如，電話在兩聲與三聲之間接聽(tīng)，也是職業(yè)秘書(shū)非常專業(yè)的電話接聽(tīng)技巧。職業(yè)秘書(shū)面對(duì)面溝通，就比電話溝通艱難的多，因?yàn)槊鎸?duì)面溝通需要的是形象和語(yǔ)言配合，面對(duì)面溝通給人的第一印象更重要是形象，其次才是語(yǔ)言技巧，包括口腔語(yǔ)言、肢體語(yǔ)言等。面對(duì)面溝通是個(gè)最為復(fù)雜的溝通過(guò)程，需要反復(fù)地實(shí)踐演練，才能得心就手。 四是商業(yè)能力。公司業(yè)務(wù)是公司發(fā)展壯大的基礎(chǔ)，沒(méi)有業(yè)務(wù)，公司就沒(méi)有效益可言，公司也就沒(méi)有發(fā)展可言。因此，職業(yè)秘書(shū)要具備很強(qiáng)商業(yè)運(yùn)作能力，能夠?yàn)楣境鰳I(yè)績(jī)，出效益。職業(yè)要提高商業(yè)運(yùn)作能力，一定要遵循“一個(gè)原則”；做好“三類事情”；做到“五個(gè)是否”。遵循“一個(gè)原則”就是商業(yè)游戲規(guī)則。要記住自己是秘書(shū)身份，更注重的是商人身份，要能夠很好的遵循“成本+利潤(rùn)=報(bào)價(jià)”的商業(yè)游戲規(guī)則，做好每一次業(yè)務(wù)的談判。職業(yè)秘書(shū)每天做好“三類事情”。第一類事情是能夠?yàn)楣編?lái)新生意、增加營(yíng)業(yè)額的事情；第二類事情是能夠維持現(xiàn)有狀況及鞏固已有客戶的事情；第三類事情必須要做但對(duì)企業(yè)沒(méi)有直接利益的事情。在第一類事情沒(méi)有做好之前，決不做第二類事情。職業(yè)秘書(shū)做到“五個(gè)是否”。是否提供滿意的服務(wù)；是否向客戶索取電話、名字，取得進(jìn)一步聯(lián)系的理由意愿；是否在客戶拒絕后繼續(xù)用其他辦法保持聯(lián)系；是否清楚、準(zhǔn)確地表達(dá)客戶的要求；是否能讓客戶為你介紹新的業(yè)務(wù)或新的客戶。同時(shí)，職業(yè)秘書(shū)要具備商業(yè)敏感性，判斷項(xiàng)目的真?zhèn)位蚩尚行裕F(xiàn)在信息社會(huì)，個(gè)人信息和社會(huì)信息很容易被公開(kāi)，一些不法分子會(huì)借助公司或個(gè)人急于做業(yè)務(wù)的心理，用業(yè)務(wù)為晃子，引導(dǎo)你上當(dāng)受騙，我們常說(shuō)“無(wú)奸不商”，通常就要求自身加強(qiáng)判斷能力，不要輕易上當(dāng)受騙，給公司帶來(lái)?yè)p失。要能夠從當(dāng)前的業(yè)務(wù)中挖掘、引伸出類似新的業(yè)務(wù)，做到觸類旁通，舉一反三，為公司帶來(lái)源源不斷的業(yè)務(wù)。 五是寫(xiě)作能力。職業(yè)秘書(shū)不會(huì)寫(xiě)作，在任何時(shí)候、任何場(chǎng)合都說(shuō)不過(guò)去。職業(yè)秘書(shū)的寫(xiě)作又不同于作家的詩(shī)情畫(huà)意