員工手冊的常見法律風險

在我做勞動法專業律師的仲裁訴訟實踐中，經常會接觸到企業的員工手冊；在為企業提供咨詢服務的過程中，也經常會遇到涉及到員工手冊的問題。從我的感覺中，現在的很多公司，無論是大公司還是小公司，都已經很重視企業規章制度的建設了。大的公司，多為二到三年修改一下公司的員工手冊，而且公司內部的員工手冊的內容已經很全面和成熟了，一般的小公司，在初建時，也會積極地在員工手冊上投入一定的精力，摸索適合于自己的規章制度。但是，以一個律師的視角看待這一問題，我覺得在員工手冊與企業的勞動關系的處理這兩者的關系上，目前的銜接并不是很好。以下簡單介紹一下，實踐中常見的涉及員工手冊的風險： 　　一、沒有公示的員工手冊無效 　　案例：北京某著名HR服務公司，在辭退一在線銷售人員時，依據了員工手冊中關于嚴重違紀的條文。該員工不服，申訴到了北京市勞動爭議仲裁委員會。在仲裁過程中，該公司提供了該員工手冊，并說明這是辭退該員工的制度依據。但是該員工表述說在職時從來也沒有見到過這一文件，所以認為此文件不能作為辭退的制度依據。員工的這一理由受到了仲裁委員會的認可。結果該公司敗訴。 　　分析：《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第十九條 用人單位根據《勞動法》第四條之規定，通過民主程序制定的規章制度，不違反國家法律、行政法規及政策規定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據。 　　對此條作出反面解釋，沒有經過公示的規章制度，是不能作為人民法院審理勞動爭議案件的依據的，從而也就是一個無效的規定。在本案中，恰恰是單位的這一員工手冊沒有經過公示，或者雖然經過了公示，沒有取得相應的證據導致無法認定這一事實，從而由單位承擔了員工手冊無效的后果。 　　由此可見，公示是員工手冊生效的必經程序。如果沒有經過公示，員工手冊再完善、條文再具體，也是一個花瓶和擺設，沒有任何實際的法律意義。據我們實際所碰到的情況，多數公司的員工手冊，在公示這一渠道上，存在風險。 　　公司常見的公示做法有以下幾種： 　　1、 將公司的規章制度，公布在公司的會議室內，沒有特意去提醒員工注意或者確實提醒了員工，但沒有任何證據可以證明，甚至沒有任何證據可以證明是何時公布的；這一做法常見于一些老國企。 　　2、 將公司的員工手冊，公布在公司的內部網站上，每個員工皆可以通過公司系統進行查詢查看。這一做法常見于新型的IT公司，甚至一些知名的國際化的IT公司。 　　3、 將公司的員工手冊，通過電子郵件系統，向公司的每一名員工送達。這一做法常見于新興的企業，雖然不是IT行業，但是工作習慣依賴于網絡，習慣于在工作過程中使用網絡溝通方式。 　　上面的第一種做法，是一種比較傳統的做法，也是一種風險最大的做法。因為這種做法事實上沒有任何證據可以證明將這些制度對員工進行過公示。那么在這種情況下，只要員工一否認，基本上就是員工手冊無效的結局。 　　上面的第二種做法以及第三種做法，有一定的相似之處。目前由于網絡工具的興起，因為其使用確實具有極大的便利性，而且尤其便于異地員工的管理，所以在實踐中受到了廣泛的應用。這些做法本身可以節省人力資源的很多瑣碎性的工作，可以節省人力，節省勞動量，減輕工作壓力，提高工作效率。但是與之相伴而生的就是法律上的風險。這些公示方式，由于皆是通過網絡進行的，目前司法實踐考慮到網絡本身的易于修改而且不留痕跡，一旦出現員工否認而公司無法提供其他的可參考性證據時，一般情況下，也是認定為員工手冊無效的。 　　法律本身并沒有對公示作出任何解釋。目前司法實踐對公示的理解是公司要將員工手冊通知到員工本人，并不在意是否通知到了其他的員工。所以仲裁訴訟中也曾經出現過被訴公司為了證明公示過員工手冊，由所有在職的員工集體簽名證明這一點。但是由于在職的員工跟所在的公司之間具有隸屬關系，也就具有了一定的經濟利害關系，因此這樣的證據在實踐中并不能得到仲裁員或者法官的認可。從而也就引申出了結論，即企業如果要證明對員工手冊進行了公示，就必須要有證據證明對發生爭議的員工進行過明確的告知。 　　在實踐中我們也碰到過以下幾類比較好的公示方式，為大家介紹一下，以供借鑒： 　　1、 員工入職時，公司會為員工準備一些工作需要的資料或者勞動工具，與這些資料和勞動工具同時交付給員工的，就有員工手冊（需要單獨列明），同時，要求員工簽字確認收到了。這一種做法，既有充分的證據向員工進行了公示，同時也便于員工在入職之時就了解企業的規章制度，便于迅速地了解企業的文化以及工作流程。 　　2、 員工入職時，為員工進行適當培訓時（時間也許只有二三天），其中就有對員工手冊的內容培訓，對于這種培訓，主題以及到場人員工皆有登記，并要求每一名員工進行簽到明示。這一種做法，比第一種做法更具有實際意義。 　　3、 在第二種做法的基礎上，企業在培訓結束時，會對員工進行關于員工手冊的開卷考試，第一名員工皆需要對員工手冊進行手寫式的答卷，并簽上自己的名字。這是目前我們所最為贊賞的方式。 　　針對以上三種方式，我們還需要考慮對異地員工的管理問題。對于異地員工，由于其一般情況下，與企業的人力資源部并不在一個地方，如果要求此員工來公司總部簽這么一個東西，或者要求一名企業的人力資源工作人員跑過去單簽這么一份東西，成本都是遠遠高于收益的。那么在這種情況下，我們認為，企業應該在與該員工簽訂正式的勞動合同時，隨合同附送給該員工一份員工手冊，并要求員工簽收關于收到員工手冊的收據，以證明這一點。 　　如果在實踐中，企業對于員工手冊的公示，能夠考慮自己的實踐，著力于應用以上四種方式，相信公示的風險是可以避免的。