職場報憂4步走教會你讓事情變得簡單

　　沒有人喜歡傳達壞消息，比如，告訴某個同事過了元宵節就不用再回來上班了;但是，這類事情拖得越久越糟糕;怎樣才能干凈漂亮地完成這類棘手的任務;遵循四個原則就能確保速戰速決。

　　親愛的安妮：這幾年我一直在看你寫的關于升職的專欄，現在終于有了想請教你的問題。這個問題使得局面非常糟糕。我這個職位上的前任使部門業績下滑到了不可接受的程度，原因主要在于他不愿解雇任何人——即使有的人幾年里都沒有真正做過什么事。這些人還影響到了其它團隊成員，最終使得其他人的工作效率也降低了。

　　因此我的老板告訴我，我現在需要“扭轉局面”，解雇一些人，同時評估其他人的表現，告訴他們，“要么好好干，要么滾蛋”。我沒有傳達這類壞消息的經驗，也非常恐懼這類談話。請問您或您的讀者能不能給我一些建議，告訴我應該怎樣做?或者說怎么才能不干這個苦差事呢?——“管理層信使”

　　親愛的“管理層信使”：“如果你想找到某種方法來避免傳達壞消息時的不愉快情緒，我恐怕要讓你失望了，因為這種方法并不存在”，杰弗里圖姆林說。圖姆林是總部位于奧斯丁的溝通管理公司Mouthpeace Communications的CEO。圖姆林還寫了一本新書，書名為《停止說話、開始溝通：職業與人生成功的反直覺秘訣》(Stop Talking, Start Communicating: Counterintuitive Secrets to Success in Business and in Life)。

　　圖姆林非常理解你的處境。每當公司管理者一再推遲告訴員工壞消息，以至于整個團隊或部門都被拖垮后，人們就會找圖姆林來扭轉局面。圖姆林說：“很神奇的是，一點小問題就能把公司拖到要垮的程度，而原因僅僅是沒人愿意開除問題員工。”然而同時，他也理解管理者們(比如你的前任)一再拖延傳達壞消息的原因：“解雇別人是一件艱難的事情”。

　　沒有什么方法能使這件事變得更容易。但圖姆林還是給出了四條建議：

　　1.直奔主題。“主題很好識別，它總是你說不出的那句話——有可能是‘我們要換供應商了’，也可能是‘我們得開除你’，或者‘我們不要再見面了’，”圖姆林說。因此還是直奔主題吧。他說：“想說得好聽一點沒有用，反而可能使聽者感到困惑，以至于接受事實對他們來說更加艱難。”

　　2.堅持到底。如果你有被說服放棄一個決定的經歷，你就知道堅持到底有多么艱難了。“他們會說，‘可是我們一起工作15年了!你不是真的要我走人吧?’”，圖姆林說。“或者他們會問你這么做的原因。但是一定要抵抗住誘惑，不要因為被逼迫、哄誘或被別人的魅力所折服而敗下陣來。”

　　3.解釋原因，但不要解釋太多。圖姆林建議用一句簡單的話來概括你的決定和這么做的原因——比如，“我們解雇你是因為要改變整個部門的發展方向”。你想多說一些也可以，“但是要反復陳述一個原因。不要增加其它信息，否則談話會偏離正軌。”

　　4.結束談話。沒完沒了地討論通常是失策的行為，圖姆林說。“你可以自然地回答一些事實性的問題，比如‘我哪天離開?’，或者‘我的401K保險怎么辦?’如果你不知道某個事實性的答案，也可以主動提出幫忙詢問，”圖姆林說。“但需注意，不要回答任何推測性或試探性的問題，原因還是一樣：你的回答會混淆問題，導致談話偏離正軌。”

　　圖姆林補充說，在這種情況下，“有一個簡單的公式，那就是：清晰、簡要、結束。”然而，傳達不那么敏感的評估結果，就是另一回事了。“傳達評估結果，即使是負面的，也與解雇完全不同，”圖姆林指出。“這是因為，傳達評估結果不是單一的事件，而是持續的交流。你的愿望是對方能夠留下來，前提是他們能改進工作。”

　　考慮到這一點，圖姆林建議你先解雇需要開除的員工，一段時間之后，再對其余員工進行批評。原因有二。首先，圖姆林指出，對于整個團隊來說，解雇某人——比如某個眾所周知的懶怠員工——已經是某種形式的反饋。“所有人理所當然都會看到這件事，因此可以等上幾個星期，看看這事會起到什么效果，”圖姆林說。“你可能會發現，某些員工表現變好了。”如果確實如此，你需要處理的棘手問題就又少了一個。

　　其次，圖姆林說，想要批評發揮作用，你必須指明想要別人改變的具體行為。“太籠統的反饋通常是最無效的，比如‘你不擅長和客戶打交道’。這句話沒有給員工任何有用的信息，也很容易被忽視，”圖姆林說。相反，一個具體的例子——“你在上周二的會議上打斷了客戶甲的發言”——確切地指出了員工需要在哪方面做出更多努力。

　　“你剛開始做這份工作，因此可能還沒碰到過類似的例子。但想要對員工的批評發揮作用，你最好等遇到類似的例子再提，”圖姆林說。“應該不用太久，你就會碰到。”

　　反饋：你有沒有被解雇過，或者有沒有解雇過別人?哪一點使這個壞消息更加(或不那么)令人難以接受?你得到過的最有用的批評是什么?請在下面發表你的評論。