降低參展成本、提升展會效果的關(guān)鍵

 　　我國會展業(yè)經(jīng)歷了二十余年的發(fā)展，作為信息的集散地的功能也得到了越來越多的人的共識。通過在展會期間的調(diào)查，企業(yè)可以搜集到有關(guān)競爭者和顧客的信息，為企業(yè)的下一步發(fā)展戰(zhàn)略提供依據(jù)。同時，大眾也可以了解到國內(nèi)外企業(yè)的發(fā)展情況，并獲取到許多的文化知識。展會作為交流信息的平臺，至少需要三方面主體的共同作用，即組展商、參展商，以及與本次展會相關(guān)的其他信息提供組織。

　　首先，對于組展商，它要擔(dān)負(fù)起前期信息的搜集、整理、提供，中期展會管理，以及后期展會總結(jié)等多方面的職責(zé)。在展會開始之前，組展商應(yīng)首先從參展商和其他信息提供者那里搜集必要信息，之后對所得的眾多信息進(jìn)行綜合整理和加工，把它們匯編成冊向展會提供詳盡信息。同時重要的是，組展商設(shè)計與建立一套完整的展會運行體制，保證信息順利流通。應(yīng)該說，組展商的前期工作是整個信息流程的起始階段，也是這一過程中最為重要的階段。

　　其次，從參展商方面來說，在決定參加一個展會后，應(yīng)首先針對本次活動做出周密的戰(zhàn)略分析，并確定出預(yù)期目標(biāo)。在進(jìn)行宏觀和微觀分析的基礎(chǔ)上，確定本次參展過程中企業(yè)所期望得到的信息，并對企業(yè)的預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行定位。在展會中，參展商在主動向組展商提供自身信息的同時，也從展會中得到更多的、更為詳實的信息。因而在完善的利益保護(hù)機(jī)制下，每一個主體不會因為自身信息的曝光而遭受“災(zāi)難”。參展單位在展會中主動搜集所需要的信息，密切與組展商及其他信息提供者進(jìn)行聯(lián)系，加大企業(yè)信息獲取量，使參展活動“不虛此行”。展會結(jié)束后，各參展單位對所獲信息及參展成果整理匯總，與預(yù)期目標(biāo)進(jìn)行對比衡量收益。

　　再次，對于與展會相關(guān)信息提供者，即供應(yīng)商、經(jīng)銷商、采購商、廣告和同期同類展會等等，它們對整個展會中信息集散功能的發(fā)揮也具有十分重要的作用。展會前，他們需要向組展商提供有關(guān)信息，并對自身利益和要求進(jìn)行表達(dá)，以使自身信息順利進(jìn)入展會，在這些信息被參展商了解的同時，也能夠了解到其他競爭者的信息。在展會開始之后，這些信息提供者也不遺余力地向展會提供各種各樣的信息，向參展單位展示自己，在競爭中獲得收益。

　　需要注意的是，提供一個供參考的參展平均費用是不現(xiàn)實的，因為這些費用取決于展臺的大小、展會的類型、展會的舉辦地點及眾多其他因素。

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　　通常，參展相關(guān)費用包括：

　　- 基本費用 (展臺租金，能源供應(yīng)，參展證件，停車許可證等);

　　- 展臺設(shè)計費用 (創(chuàng)意建議書，規(guī)劃，刻字，展具，圖片，幻燈片，標(biāo)識，裝修和裝飾，聲像支持的展示等);

　　- 展臺設(shè)備的費用(家具，地毯，燈光，廚房設(shè)備攝像機(jī)，投影儀等);

　　- 展臺服務(wù)費用 (參觀者招待， 裝置， 招待， 口譯， 輔助員工等);

　　- 溝通材料價格 (邀請函， 贈送品，廣告資料，產(chǎn)品目錄，廣告費， 郵費，新聞夾，翻譯， 觀眾的入場券，電話，傳真，互聯(lián)網(wǎng)等);

　　- 運輸、物流和垃圾處理費用(儲藏、保險、過境稅、垃圾處理等)

　　- 參展員工旅行、住宿和款待費;

　　- 其他費用(咨詢，展會市場調(diào)查，跟進(jìn)，培訓(xùn)等)。

　　對新參展企業(yè)或小企業(yè)而言，與另一家企業(yè)聯(lián)合參展是低成本、高收益的參展方式。特別是在海外展會上，兩個或兩個以上的企業(yè)共同租用一個展臺參展或聯(lián)合參加政府展臺都是進(jìn)入新的海外市場的有價值的選擇。