Protocole D 'écriture Par Courrier électronique

Dans les pactions commerciales, les communications par courrier électronique devraient être soumises à certaines règles de courtoisie, notamment les quatre aspects suivants.

Premièrement, le courrier électronique est également un texte commercial dans les relations commerciales et devrait être soigneusement rédigé.

Les courriels envoyés à d 'autres personnes doivent être soigneusement con?us et écrits.

Lors de l 'établissement du courrier électronique, il convient d' accorder une attention particulière aux trois points suivants.

Le thème du courrier doit être clair.

Un courrier électronique, la plupart du temps avec un seul thème, doit souvent être indiqué à l 'avance.

S' il est convenablement résumé, le destinataire le voit et conna?t bien tout le courrier électronique.

La langue du courrier doit être parlée couramment.

Pour que le courrier électronique soit facile à lire, il faut qu 'il soit facile à lire.

Essayez de ne pas écrire de mots exotiques.

Lorsqu 'on cite des données ou des informations, il est préférable d' en indiquer l 'origine pour permettre au destinataire de les vérifier.

Le contenu du courrier doit être simple.

Le temps disponible en ligne étant extrêmement précieux, le contenu du courrier électronique devrait être bref et plus court.

Deuxièmement, le courrier électronique devrait éviter tout abus et ne pas envoyer de courrier non désiré.

Dans la société de l 'information moderne, le temps de chacun est précieux.

Cela est d 'autant plus important pour les hommes d' affaires.

C 'est pourquoi on dit: ? il faut d' abord respecter quelqu 'un dans les relations d' affaires, et savoir gagner du temps pour lui ?.

Dans ce contexte, il est facile de ne pas envoyer de courrier électronique à autrui si cela n 'est pas nécessaire.

En particulier, il ne faut pas en parler à autrui ou simplement vérifier que son courrier électronique peut être envoyé avec succès.

En règle générale, cependant, il est souvent indispensable de répondre immédiatement après avoir re?u un courrier électronique important d 'autrui.

Troisièmement, les messages électroniques devraient être codés.

Le problème de codage est d? aux caractéristiques du texte chinois lui - même, ainsi qu 'à d' autres raisons.

Par conséquent, lorsqu 'un homme d' affaires utilise le système de codage de l 'intérieur de la Chine pour envoyer des messages électroniques à tous les Chinois vivant dans tous les pays et régions autres que l' intérieur de la Chine, il est probable qu 'en raison des différences entre les systèmes de codage en chinois utilisés par les deux parties, il n' y aura plus qu 'un seul mot de passe.

Par conséquent, les hommes d 'affaires qui utilisent le chinois pour envoyer des messages électroniques à des chinois dans d' autres pays et régions que la Chine continentale doivent indiquer en anglais le système de codage en chinois qu 'ils utilisent afin de s' assurer qu' ils peuvent recevoir leurs propres messages.

Quatrièmement, le courrier électronique devrait être sélectif.

Les logiciels de messagerie électronique de pointe disponibles sur le marché peuvent être utilisés pour une variété de polices de rechange, et même une variété de papier de correspondance pour le choix des utilisateurs.

Cela renforcerait certes les caractéristiques personnelles du courrier électronique, mais les opérateurs de ce type doivent faire preuve de prudence.

Cela s' explique en grande partie par le fait que, d 'une part, le courrier électronique est trop modifié, ce qui entra?ne inévitablement une augmentation de sa capacité, une augmentation du temps de livraison et d' expédition, une perte de temps et d 'argent, et souvent un sentiment de favoritisme.

D 'autre part, les logiciels dont disposent les destinataires de messages électroniques ne sont pas nécessairement adaptés à ces fonctions.

Ainsi, le message qu 'il re?oit risque fort de s' écarter considérablement de l' intention initiale de l 'expéditeur et, partant, de l' abandonner.

E - mail

La rhétorique est la partie la plus difficile à écrire.

Si le ton d 'une parole ordinaire est facilement considéré comme impoli, c' est parce qu 'elle est visible et que le texte est souvent plus facile à lire qu' à écouter.

Par conséquent, avant d 'écrire un e - mail commercial, on peut penser que c' est le moment de se regarder l 'un l' autre plut?t que de regarder les claviers et les écrans, ce qui permet de réchauffer le ton.

Mais rappelez - vous que l 'écriture est un peu plus formelle que le dialogue oral.

Imaginez ce que l 'autre peut avoir après avoir lu votre lettre, c' est à dire penser dans la pensée des autres.

Conna?tre l 'autre est aussi occupé que vous.

Un peu plus attentionné, trouvez un moyen de vous faire passer un e - mail, qui a l 'air concis, sympathique mais pas impoli.

Thème du courrier

S' il s' agit d 'un sujet différent, il est proposé de séparer les messages électroniques, c' est - à - dire qu 'il serait préférable de ne traiter qu' une seule lettre, ce qui permettrait de mieux répondre à un sujet simple.

Structure du courrier

La rédaction du courrier électronique devrait être axée sur le point de départ, c 'est - à - dire sur le premier paragraphe.

Si la lettre est longue, il serait préférable de mettre à nouveau l 'accent sur le premier paragraphe à la fin.

Demander: Prendre l 'Initiative de dire ce que vous attendez de l' autre

Lorsque vous voulez que l 'expéditeur prenne des mesures, si le message est long, indiquez votre demande dès le début.

Si le contenu est très court et ne dépasse pas la plage dans laquelle un écran peut être lu, une demande est faite directement à la fin du contenu de la lettre.

Date: Date et heure du courrier

La date et l 'heure mentionnées dans le courrier électronique doivent être précisées, le mois prochain ou mercredi prochain?

Il serait donc préférable de remplacer ? mercredi prochain (7 mars) ? par ? mois suivant (8 ao?t) ? et de préciser l 'heure, le matin ou l' après - midi.

Est - ce que ?a dépend de la zone temporelle de l 'autre?

Pour éviter tout malentendu.

Répondez au courrier:

Si vous répondez à la lettre de l 'autre, utilisez l' esprit de l 'autre pour lui faire savoir que c' est de votre réponse.

En outre, si l 'on veut que la réponse soit centrée sur l' objet principal, il est possible d 'écrire dans le texte du message "réponse principale: XXXXXXXX" pour que l' autre partie sache quelle lettre est la réponse.

Style

Quand vous écrivez, essayez de lire le son, le style d 'écriture est facile mais pas impoli, et plus naturel.

Sens:

Adopter un ton dynamique.

Que le destinataire sache qui doit le faire.

Par exemple:

Que pensez - vous de cette affaire?

Qui peut me donner des conseils?

Tu vois?

A est plus dynamique et plus clair que B.

Le verbe est plus fort que le nom.

Lisez les deux phrases suivantes:

Faisons un plan!

Planifions ?a.

Dans la phrase d, les deux mots du plan sont plus forts que les mots de la phrase C.

Enfin et surtout, lorsque vous utilisez le courrier électronique sur le lieu de travail pour communiquer avec l 'extérieur, il faut garder à l' esprit les dimensions du courrier électronique commercial, ne pas faire semblant d 'intérêt public, écrire ou pmettre des contenus sans rapport avec le lieu de travail, car dans certaines situations que vous ignorez, le courrier électronique sera conservé sur le disque dur public ou dans les archives de sauvegarde de l' entreprise.