Gestion De La Confidentialité Des Documents électroniques

à mesure que les applications informatiques se généralisent et que les documents électroniques se multiplient,Archivage de fichiers électroniquesAGestionL 'attention des archivistes du monde entier s' est portée sur la question.La situation actuelle est celle de la création et de la conservation spontanées de documents électroniques dans de nombreuses unités.L 'absence de réglementation, d' obligation redditionnelle et encore moins d 'archivage délibéré des documents électroniques a entra?né des dommages, des invalidations, la dispersion et la divulgation dont les pertes sont irréparables.Prendre des mesures concrètes et efficaces.Non seulement il est urgent de sauver la mémoire numérique croissante et d 'accumuler des ressources précieuses en informations sur de nouveaux supports, mais il contribue également au développement humain profond de cette théorie.Dans l 'esprit des caractéristiques de l' informatique, sur les problèmes pratiques de la gestion de l 'unité, je voudrais faire quelques remarques sur une vue approximative.

Système d 'archivage électronique des documentsMécanisme de gestion

Dans la pratique, il y a deux points de vue: d 'une part, il s' agit d' une station informatique (ou d 'un centre d' information) et, d 'autre part, d' un service d 'archives.La première est justifiée par le fait que les services informatiques contr?lent l 'accès des serveurs de réseau à l' ordinateur central du système terminal, ce qui facilite le traitement technique de l 'archivage des documents électroniques, tels que l' accès, le stockage, la sauvegarde, le travail en commun, etc., et que Les services techniques sont dotés de spécialistes de l 'informatique expérimentés qui peuvent aider à résoudre des problèmes techniques complexes liés aux applications informatiques.Certains départements informatiques hésitent donc à confier cette fonction au service des archives, qui n 'a pas confiance dans la compétence en raison du manque de matériel informatique et de spécialistes de l' informatique.C 'est pourquoi il faut d' abord définir clairement cette question dans le cadre de l 'élaboration des pratiques de gestion.Nous pensons que, conformément au principe de la centralisation et de la gestion centralisée des archives, les documents électroniques d 'archivage devraient, dès le départ, être gérés de manière uniforme par les services d' archivage.La raison en est que la gestion électronique des archives, bien qu 'elle soit très technique, est plus commune aux archives en général.La mise en place de cette gestion n 'est pas avant tout un problème technique, mais un problème méthodologique, qui doit être résolu et qui peut être résolu par l' absence de conditions techniques dans les archives.La gestion centralisée des archives présente au moins les avantages suivants: premièrement, elle facilite la planification intégrée et l 'intégration de la gestion des différents types de documents électroniques archivés dans les filières normatives et spécialisées du point de vue de la profession des archives; deuxièmement, elle facilite l' identification précise de la valeur des documents électroniques archivés et l 'harmonisation de la collecte, du stockage, de la garde, de la protection et de la sécurité des documents électroniques archivés; et troisièmement, elle facilite l' indexascientifique des documents électroniques archivés, la création de liens naturels entre les documents électroniques et d 'autres supports, ainsi que l' harmonisation des règles régissant l 'archivage.Système de recherche et d' utilisation de fichiers

Par rapport à la gestion traditionnelle des archives, la gestion des fichiers électroniques d 'archivage est très avancée, c' est - à - dire qu 'il est essentiel d' étendre le champ d 'action de la gestion normalisée à l' ensemble du processus de formation, de collecte, de traitement et de conservation des documents électroniques préarchivés, faute de quoi l 'authenticité, l' efficacité et l 'intégrité des documents électroniques archivés ne peuvent être assurées.à cette fin, deux éléments ont été définis dans notre approche de gestion: premièrement, l 'acquisition, la mise à jour, la conception, l' application et la gestion d 'une gestion claire des archives pour les systèmes informatiques de l' unité; deuxièmement, la conception et l 'exploitation des systèmes, qui tiennent compte de la portée des documents électroniques archivés, des formats de stockage, de la localisation, des systèmes de sauvegarde, de la hiérarchie et de la définition des compétences, qui peuvent être stockés sur des serveurs informatiques contr?lés par les départements techniques, sous réserve de l' adoption de mesures techniques répondant à ces exigences et de la définition des responsabilités éventuelles.Deuxièmement, les services opérationnels qui composent l 'équipe chargée de l' élaboration des documents électroniques doivent définir des normes de gestion claires, notamment en ce qui concerne l 'archivage des documents électroniques, le contenu des documents, les méthodes d' enregistrement, les mesures de sécurité de garde, les délais d 'archivage et les critères d' archivage, et intégrer ces prescriptions dans leurs domaines de compétence respectifs et dans les fonctions des fonctionnaires concernés.La gestion des archives est également un aspect important de la centralisation et de l 'harmonisation de la gestion des archives électroniques.

La centralisation et l 'harmonisation se traduisent également par le contr?le exercé par les services d' archivage sur l 'archivage des documents électroniques.L 'archivage électronique des documents se fait généralement de deux fa?ons: l' archivage physique et l 'archivage logique.On entend par archivage physique le transfert d 'un document électronique à un service d' archivage sur un support d 'archivage déconnecté ou le transfert d' un document électronique à une mémoire contr?lée par le service d 'archivage par l' intermédiaire d 'un réseau informatique; l' archivage logique consiste à informer le service d 'archivage uniquement de l' adresse logique du document électronique archivé, ce qui permet au service d 'archivage d' accéder directement au document électronique par l 'intermédiaire du réseau.Bien que l 'archivage logique favorise le partage d' informations informatiques, il convient de mettre l 'accent sur l' archivage physique au stade initial de la gestion.La raison en est que les documents électroniques archivés logiquement sont les archives.Il est difficile aux services d 'archivage d' exercer un contr?le efficace sur leur sécurité et leur accès légal lorsque les conditions techniques et les normes de gestion ne sont pas encore m?res.Par conséquent, dans le système de gestion actuel, il ne faut pas se contenter de procéder à des archivages logiques, mais adopter simultanément des méthodes de gestion des archives physiques.

　Délimitation complète de l 'archivage des documents électroniques

Par type de document, on entend les fichiers de traitement de mots (tableaux), les fichiers d 'images, les fichiers graphiques, les fichiers vidéo, les fichiers sonores, les fichiers multimédia, les fichiers de base de données et les fichiers informatiques.

B) Les fichiers de base de données primaires sont souvent accompagnés d 'un certain nombre de bases de données auxiliaires ou de fichiers indexés, de fichiers de commentaires, etc.;

Il peut y avoir plusieurs versions de la version finale selon le processus de formation des documents, y compris les projets et les catégories de documents finalisés, qui sont actuellement archivées essentiellement sous forme définitive et sous forme de modifications importantes.

Par contenu, y compris tous les documents électroniques ayant une valeur d 'archivage.Il s' agit là d 'un problème urgent qui n' est pas facile à résoudre.La première est que, par principe, tous les documents électroniques ayant une portée traditionnelle d 'archivage sont archivés en fonction de la portée des documents papier traditionnels.Sa durée de conservation est également fonction de celle des documents traditionnels.En outre, il convient d 'élargir la portée de l' archivage en fonction des caractéristiques des documents électroniques, comme les bases de données reflétant les informations dynamiques sur le fonctionnement de la correspondance, les bases de données bibliographiques sur la gestion des archives, etc.Il s' agit ensuite d 'analyser l' état d 'avancement des applications informatiques de l' unité, en collaboration avec le centre informatique et les services opérationnels, et de déterminer les catégories d 'archivage des documents électroniques de chaque département en fonction de leur champ d' application.Avec l 'expansion des applications informatiques de l' unité, cette catégorie d 'archivage est progressivement modifiée et complétée jusqu' à être améliorée.{page} u break}

　Archivage et archivage des documents électroniques

étant donné que les informations archivées sur des documents électroniques peuvent être facilement transférées sur différents supports par copie et que la copie n 'est pas altérée, les fichiers ne sont plus aussi dépendants que les documents papier.De ce fait, les documents électroniques ne peuvent pas être traités comme les volumes d 'archivage traditionnels.étant donné que les documents ou archives électroniques ne peuvent pas être identifiés directement par l '?il nu et qu' ils doivent être utilisés à l 'aide d' équipements techniques et de logiciels d 'appui spécifiques, leur recherche dépend en particulier d' informations documentaires complètes et exactes, de sorte que les documents électroniques sont beaucoup plus importants que les archives sur papier.La fonction traditionnelle de gestion des archives, qui consiste essentiellement à gérer les entités architecturales et les informations archivées, a tendance à privilégier la première, tandis que l 'archivage électronique des documents a tendance à privilégier la seconde.

Le travail d 'archivage des documents électroniques archivés en ligne est essentiellement effectué sur des disques pour faciliter la gestion et l' utilisation des documents électroniques.Le Groupe de disques consiste à combiner les fichiers pertinents sur des supports tels que des disques, des disques optiques ou des bandes magnétiques uniformes par copie.Dans la mesure où les fichiers électroniques sont facilement accessibles par ordinateur à condition qu 'ils soient accompagnés d' une bonne bibliographie, il n 'est pas nécessaire de prendre en compte les six caractéristiques des fichiers dits ? d' archivage ?, et nous procédons par groupes en fonction de la durée de conservation et de l 'archivage.La raison en est qu 'il est plus facile de conserver les documents sur des sous - disques de différentes périodes de conservation afin de prolonger la durée de conservation des documents électroniques archivés et de regrouper les documents du Service d' archivage unifié sur un disque unique, ce qui facilite l 'accès à la reproduction des archives.Afin d 'assurer l' uniformité des normes applicables aux fichiers du Groupe, les services d 'archivage procèdent à la réception des documents archivés.Après l 'inventaire de l' équipe, les archivistes établiront un catalogue des fichiers internes dans l 'inventaire sous la forme d' une structure et d 'une norme uniformes de base de données, afin de faciliter la recherche des fichiers dans l' inventaire par ordinateur.

Les règles traditionnelles d 'enregistrement des documents ou des archives ne peuvent plus être utilisées exclusivement pour l' archivage des documents électroniques, et c 'est pourquoi nous avons défini clairement les règles d' écriture en fonction des caractéristiques des documents électroniques, en précisant notamment les articles et les définitions.Les publications sur support électronique comprennent à la fois des ouvrages sur des supports et des ouvrages sur des documents.Les enregistrements sur le support sont les suivants: type de support, disque séparé, disque optique, bandes magnétiques; numéro de disque, numéros d 'écoulement pour chaque type de support; durée de conservation, enregistrement de la durée de conservation du document électronique sur le support; service d' archivage, bureau d 'archivage; et "Observations", enregistrement de la teneur générale du document contenu dans le corps et autres indications pertinentes.對文件的著錄包括：“文號”，即歸檔電子文件的唯一標識號，由8位數組成，前4位為每年一個流水號;“文件提名”，即電子文件的命名，它由正名與擴展名兩部分組成;“文件類型”，它按簽署的文件類型分為8種，各應用規范的詞匯表示;“技術環境”，即編制該電子文件的軟件名稱、型號、系列、版本等;“責任者”，即制作該文件的職能部門;“編制日期”，即文件的制作完成日期;“歸檔日期”，即文件移交檔案部門的日期;“相關文件檔號”即與該文件內容相同的其它載體文件的檔號;“文件來源”，即記錄該文件是從何計算機的哪個存儲器的目錄中余載下來的。

　Passerelle de contr?le de la qualité pour l 'archivage de documents électroniques en vue d' assurer leur authenticité et leur efficacité

Pour ce qui est de la nature des documents électroniques, les trois points d 'entrée sont clairement définis, c' est - à - dire que chaque document peut être lu, ouvert ou exploité normalement au moment de sa réception par le Service des archives; qu 'il existe des virus informatiques contaminés; et que le contenu est complet et conforme à la liste des transferts d' archives ou au Répertoire des lecteurs de fichiers.Le deuxième consiste à utiliser le bouton ?, c 'est - à - dire à vérifier tous les documents stockés dans le support et à prendre des mesures pour réparer les documents endommagés dès qu' il est découvert qu 'ils sont endommagés ou contaminés par un virus, en temps normal.L 'utilisation de documents électroniques doit notamment empêcher que les fichiers électroniques habituels ne soient endommagés par des pannes d' ordinateur et des virus.Troisièmement, il s' agit d 'un système de contr?le par sondage régulier des documents électroniques archivés.Les tests de fichiers électroniques de type données peuvent être lus normalement et les tests de fichiers électroniques de type programme fonctionnent normalement.

　　Amélioration de la protection des fichiers électroniques archivés en mettant l 'accent sur des supports de déconnexion

étant donné que nous sommes basés sur le fait que les fichiers électroniques archivés sont conservés hors service, un grand nombre de fichiers électroniques sont conservés sur disquette dans la pratique.En tant que nouveau support de stockage, le disque optique présente une bonne résistance aux interférences et une meilleure stabilité structurelle que le disque, ce qui facilite la conservation à long terme des documents électroniques archivés; il est donc recommandé de doter le Service des archives d 'un lecteur de disques optiques qui permette de transférer les fichiers électroniques archivés sur le disque optique.Cependant, le graveur n 'a pas pu être utilisé à un moment donné et, compte tenu de la situation actuelle, nous avons utilisé la disquette comme support de stockage transitoire.C 'est pourquoi la protection des disques compacts et des disques optiques demeure au centre de la protection actuelle des supports électroniques d' archivage et, à cette fin, les mesures initiales de protection ci - après ont été définies dans le cadre de l 'approche de gestion.

Protection des disques compacts

1) Harmonisation des spécifications des disquettes.En dépit de l 'utilisation généralisée de 3,5 disques compacts, un grand nombre de fichiers électroniques anciens sont disponibles sur cinq disques compacts, mis à jour par les ordinateurs, et les fichiers de ces disques ne peuvent plus être consultés par ordinateur, de sorte qu' ils doivent être conservés sur des disques compacts dès que possible.

2) sélection rigoureuse des disquettes.La qualité de ces disques a une incidence directe sur la durée de conservation des informations qu 'ils contiennent, et la qualité de ces disques permet de les conserver pendant près de 10 ans dans de bonnes conditions de conservation, alors que les disques compacts de faible qualité ne sont souvent pas lisibles depuis moins d' un an.à l 'heure actuelle, il existe un certain nombre de pseudo - produits sur le marché, de sorte que dans l' achat de disques compacts, il faut veiller à la bonne qualité de l 'arrêt.

3) réglementation des conditions de garde.L 'humidité relative de l' air ambiant est de 40 à 50%.La température est de 14 à 24 degrés Celsius.

4) Renforcer la prévention des virus.Il est demandé aux services opérationnels de renforcer la détection de virus par ordinateur, de veiller à ce que les disques qui conservent des documents électroniques ne soient pas porteurs de virus et à ce qu 'ils soient souvent protégés contre l' écriture.

5) Gestion des disques cryptés.Certains documents électroniques sont cryptés ou masqués au moment de l 'archivage et il est difficile d' ouvrir des documents électroniques si les mots de passe ou les noms de fichier sont oubliés.Ainsi, ces fichiers sont déchiffrés et affichés et archivés.

6) Lorsque les conditions le permettent, les supports de disquettes stockant les documents électroniques sont remplacés en temps utile par d 'autres supports plus durables, tels que les disques optiques.

Protection des disques optiques

1) réglementer les émissions et les utilisations.Les disques optiques devraient être placés en position verticale et centrale afin d 'éviter les empilements massifs, de manière à éviter le gonflement des disques et d' éviter les frottements et les rayures lors de leur utilisation.

2) Maintenir un bon environnement humide à la température.Les températures élevées entra?nent l 'oxydation, la déformation ou le vieillissement du disque, et l' humidité provoque des moisissures dans le substrat du disque, ce qui suppose que la température de stockage du disque soit contr?lée entre 14 et 24 degrés Celsius et que l 'humidité relative soit comprise entre 45 et 65%.

3) attention à la lumière.La couche de protection en matière plastique du matériau de disque optique est extrêmement sensible à la lumière ultraviolette et la projection directe du soleil entra?ne un vieillissement prématuré du disque optique.Le disque optique doit donc être très attentif à la protection contre la lumière.

La reproduction régulière est une mesure efficace pour prolonger les fichiers électroniques, que ce soit sur disque ou sur CD - ROM.