Où Commence Le Contr?le Des Demandes De Remboursement Des Frais De Voyage?

　　Option 1: amélioration grace à une réduction des autorisationsRendement

La plupart des entreprises sont souvent confrontées à des dépassements de crédits pour les voyages du personnel, mais ce sont souvent des raisons apparemment raisonnables.Par exemple, le personnel de l 'unité de commercialisation et les hauts responsables de l' entreprise rendent visite à leurs clients et les normes d 'hébergement doivent être ? élevées ou faibles ?, ce qui entra?nera des dépassements budgétaires pour le personnel de l' unité de commercialisation de base.Par ailleurs, comme les collègues du Département des ventes, il arrive souvent que les frais de représentation dépassent les prix afin de prendre rapidement les commandes des clients.En pareil cas, le Ministère des finances peut établir une liste blanche ou noire.En cas d 'augmentation des normes d' hébergement du personnel de vente et des cadres supérieurs en mission, la liste est automatiquement blanche et approuvée sans autorisation.à l 'inverse, si les frais de représentation pour les ventes dépassent les prix, on peut établir une liste noire.Le nombre d 'autorisations exceptionnelles peut être réduit grace à des ajustements périodiques des listes blanches et noires.

　　Méthode II: AdoptionDonnées généralesGestion pour réduire les dépenses

Réserver un billet d 'avion à l' avanceRéduction préférentielleLe sens commun est bien connu, mais les entreprises, en raison de la quantité excessive de documents de voyage, ne savent souvent pas à quel point les remises sont finalement accordées sur le marché.La plate - forme de réservation de voyages en ligne permet d 'analyser le taux moyen de réduction et le prix moyen des billets d' avion d 'une ligne sur une période donnée et, sur cette base, de vérifier le prix des billets d' avion prévus par le personnel.Dans le même temps, les entreprises peuvent procéder à des comparaisons horizontales entre leurs secteurs internes.Par exemple, les tarifs des billets d 'avion dans le secteur de l' entretien peuvent être plus élevés, souvent parce que les clients qui en font la demande se mettent à la disposition de l 'entreprise clientèle pour des travaux de réparation qui ne sont pas programmés à l' avance.Toutefois, les fonctions du Département du marché et de l 'unité des ventes peuvent être similaires, et si le taux moyen d' abattement est de 9% pour le Département du marché et de 7% pour l 'unité des ventes, on peut demander à l' homologue pourquoi il y a une telle disparité et déterminer les raisons de cette disparité.La recherche et l 'analyse continues permettent de promouvoir les pratiques optimales, d' améliorer les conditions locales et d 'améliorer en permanence les politiques relatives aux voyages au sein de l' entreprise.

　　Méthode III: réduction des co?ts au moyen d 'un examen du caractère raisonnable

Comme on l 'a vu au début du présent document, le contr?le des frais de voyage ne s' effectue généralement pas en abaissant les normes de l' entreprise en matière de réservation d 'h?tels et de billets d' avion, car une telle fa?on de procéder peut facilement donner lieu à des plaintes de la part du personnel et entra?ner des pertes.à l 'inverse, la planification préalable des voyages pourrait être un double objectif.Par exemple, le Département des finances a constaté, à l 'issue d' une étude, que des collègues du Département des ventes se rendaient régulièrement de Shanghai à Nanjing pour rendre visite à leurs clients.En l 'absence d' une planification préalable, il se peut que ce soit l 'après - midi du premier jour, une nuit de séjour le soir, une visite du client le jour suivant et un retour à Shanghai le lendemain matin.Toutefois, si l 'on se renseigne à l' avance sur les modalités des visites et si l 'on planifie de fa?on rationnelle les déplacements le jour même, l' entreprise pourra économiser près de deux jours de loyer.L 'entreprise peut même récompenser la réduction des dépenses d' hébergement correspondantes grace à une planification rationnelle, par exemple en prévoyant que le montant de l 'indemnité peut être inférieur à celui de l' indemnité de logement correspondante si la visite à Nanjing a eu lieu le même jour, ce qui permet non seulement d 'économiser des Dépenses d' hébergement, d 'accro?tre la motivation du personnel, mais aussi d' augmenter le temps de travail d 'un jour ouvrable.

　　Méthode IV: utilisation des services financiers pour réduire les co?ts financiers

Le remplacement des fonds de réserve par des cartes commerciales peut réduire l 'utilisation des fonds par les entreprises et réduire les pressions sur les flux financiers.En particulier, lorsque des employés non locaux sont employés par une entreprise, celle - ci n 'est généralement pas en mesure d' obtenir une carte de crédit d 'un montant plus élevé, alors que les employés concernés peuvent avoir des problèmes pratiques liés à des voyages de longue durée et à des avances substantielles sur les frais de voyage qui ont une incidence sur la vie normale de l' employé, ce qui permet d 'obtenir une lettre de crédit plus élevée par l' intermédiaire de la carte de commerce unifiée de l 'entreprise.Mais le risque que les cartes commerciales ne laissent pas de c?té est qu 'en cas de découverte malveillante de la consommation par les employés, la société doit assumer la responsabilité du remboursement.Selon la formation financière de platinus, les entreprises peuvent négocier avec les banques l 'exonération de leur responsabilité en matière de remboursement, et les procédures générales consistent à notifier à la Banque, dans la mesure du possible un mois à l' avance, le départ effectif de leurs employés, à en informer la Banque par écrit, et à faire en sorte que les arriérés soient réglés dans les meilleurs délais avant la cessation de service.

　　Méthode V: contr?le grace à une politique claire et transparente des frais de voyage

Certaines sociétés ont des niveaux administratifs plus complexes, voire plus de 10.Pour répondre aux besoins à tous les niveaux administratifs, des critères de voyage distincts doivent être établis pour chaque niveau administratif.Le niveau de développement économique varie d 'une région à l' autre et l 'établissement de normes pour chaque région est déjà trop lourd en soi, ce qui imposera au Ministère des finances une lourde charge de travail, tandis que la lenteur de la mise à jour des politiques risque d' entra?ner des plaintes de la part du personnel qui ne sont pas conformes à l 'évolution réelle de l' économie et des prix.Platinum recommande que les entreprises plus nombreuses au niveau de l 'administration simplifient autant que possible les normes relatives aux voyages en classant plusieurs niveaux administratifs similaires dans la même catégorie et en simplifiant autant que possible les procédures.

　　Option 6: accro?tre l 'efficacité en réduisant les vérifications manuelles

La société peut améliorer considérablement son efficacité en introduisant un logiciel personnalisé de contr?le des frais de voyage.En règle générale, un système électronique de remboursement des frais de voyage comporte cinq fonctions: 1) Les demandes de voyage en ligne, y compris les demandes de voyage et les demandes de voyage; 2) Les autorisations de voyage en ligne; 3) Les fonctions de gestion centralisée des fournisseurs de voyages, y compris les billets d 'avion, les h?tels, etc., figurant sur toutes les listes d' achat; 4) Les fonctions de contr?le des co?ts, qui intègrent les critères de remboursement dans le système, par exemple les normes d 'hébergement dans différentes villes ou dans différents pays et les taux d' indemnité pour les zones correspondantes, tout en contr?lant systématiquement le choix et l 'utilisation des moyens de transport correspondant aux différentes distances.Contr?le budgétaire: Au moment de l 'approbation du budget, les directeurs de programme ont pu constater que le budget global des voyages, les dépenses et les soldes des services correspondants pour le mois en cours avaient été utilisés.Il est ainsi possible de vérifier chaque approbation.En cas de dépassement de crédits, le Département des finances est tenu de procéder à un examen distinct et à une augmentation du budget.Sinon, l 'approbation des dépenses serait gelée.Grace au système électronique de remboursement, le nombre d 'éléments d' audit financier pourrait être ramené de près de 10 à 3.Avant de mettre en place un système de remboursement électronique, il faut vérifier si les autorisations d 'approbation sont conformes à la règle 2 pour vérifier si la signature du vérificateur est authentique ou si le Centre des co?ts a rempli une erreur en indiquant si le montant total a été correctement remboursé en temps voulu et si les dépenses ont dépassé Le plafond de 10 points.En revanche, lorsque le remboursement électronique est utilisé, les finances n 'ont à vérifier que le caractère raisonnable d' un événement particulier, l 'authenticité de la facture et la concordance entre le montant de la facture et le montant du remboursement.L 'application du système électronique de gestion des voyages a permis au Département d' accro?tre considérablement son efficacité et d 'accélérer les remboursements, ce qui a permis d' accro?tre la satisfaction du personnel.