Comment Gérer Le Document Du Projet

Le cycle de vie du document de projet comprend généralement les éléments suivants: création, approbation, publication, modification, distribution, réception, archivage, annulation, restauration, etc.

Gérer le document de projet, c 'est gérer tout son cycle de vie.

L 'important est de bien gérer le document tout au long de son cycle de vie.

Création: modèle, nom, classification, droits

Créer un nouveau document de projet n 'est pas simplement créer un nouveau fichier ou dossier.

Tout d 'abord, tout document de projet doit être créé selon un modèle de document fixe répondant à ses exigences fondamentales de contenu et de formatage afin de mieux refléter le contenu du document.

Par exemple, définissez le format du pied d 'en - tête du document, le style de répertoire du document et la police du document, etc.

Les différents types de documents devraient comporter différents modèles pour permettre aux opérateurs de mieux comprendre le type de modèles à utiliser pour établir les différents documents.

En cas de modification du modèle de document, il est important d 'informer rapidement l' utilisateur et de bien gérer le modèle du document.

Deuxièmement, le nom et la classification des documents nécessitent également une attention particulière.

Le gestionnaire de fichiers de projet doit définir les bases et les critères de désignation et de classement des documents de projet afin que les utilisateurs puissent se positionner rapidement et avec précision sur les documents dont ils ont besoin.

Pour une méthode spécifique de désignation, voir "lien original".

Enfin, pour le nouveau.

Autorisation.

étant donné que, dans le cadre d 'un projet, la même tache peut nécessiter la collaboration simultanée de plusieurs membres de différentes équipes spéciales, les compétences doivent être diversifiées, diversifiées et adaptées à des situations particulières.

Il convient de noter que la gestion des compétences vise à permettre au personnel de projet d 'utiliser des documents plus fiables et plus exacts avec l' autorisation qui lui est accordée et qu 'elle ne devrait en aucun cas compliquer davantage les opérations de gestion.

Comment

Le canal est essentiel.

Toutes les informations sont centrées sur les opérations du document pour garantir l 'exactitude des informations.

Dans le même temps, pour répondre à la tendance actuelle de la mobilité des bureaux, qu 'il s' agisse de pages Web, d' app ou de micro - messages, il faut veiller à ce que les informations soient re?ues au premier moment.

Nous avons souligné à maintes reprises la différence entre l 'approbation de la gestion des documents et celle de l' Oa traditionnelle, en raison de la différence fondamentale de point de départ.

L 'approbation de la gestion des documents devrait être centrée sur les documents.

Qu 'il s' agisse de la demande d' autorisation ou de la signature d 'un document, toutes les opérations sont toujours autour du document lui - même.

Abandonne l 'utilisation antérieure de l' Oa pour pmettre par courrier électronique la procédure d 'approbation des documents annexés, en utilisant un ensemble de processus en ligne centré sur les documents pour simplifier l' approbation.

à l 'instar des prescriptions relatives à la publication des messages, il est important d' assurer l 'exactitude des documents pmis tout en assurant la ponctualité des messages.

L 'utilisation de QQ et d' e - mails pour la pmission des documents non seulement est lente, mais peut aussi entra?ner des pertes et des dommages.

La distribution des documents doit donc être uniforme, s?re et rapide.

Remplacer les formules traditionnelles d 'annexes par la mise en commun ou la publication de documents permet d' assurer un flux rapide de documents sur une même plate - forme tout en répondant aux différents critères de compétence des différentes personnes,