ビジネス電話の基本マナー

1.電話は一般的にベルが鳴る3回以內(nèi)に出るように制御されている。そうでなければ、失禮だと思われて、相手に謝らなければならない。ビジネス電話で対応する場合、最初の文は會社名または所屬部門を名乗り、內(nèi)線または外線を問わず、統(tǒng)一的な挨拶で応答しなければならない。2.電話に出るときは、相手が誰なのかわからない場合は、指名されて電話に出た人に便利なように、相手の所屬先や部署に自発的に問い合わせてください。3.電話に出るときは、左手に受話器を持ち、右手にメモを用意する。そのため、電話のそばには、いつでも使える紙とペンを用意しておき、「WHEN（いつ）」、「WHO（対象者は誰）」、「WHAT（何事）」の原則に従って記録しておきましょう。電話記録は簡潔で完備しなければならない。4.相手が探している人がいない場合は、重要な用事の有無を聞いてみたり、相手からの著信の目的を知ってみたりして、狀況を見て対処の仕方を決めてみましょう。5.電話をかけるときは、丁寧に「今お暇ですか。いくつか教えていただけませんか。」または「すみません、今お話ししてもよろしいでしょうか?！?.相手の話の內(nèi)容がよく聞こえない場合は、狀況を正確に相手に伝え、「受話器に問題があるようで、よく聞こえないので、大きな聲で話してもいいですか？」などと改善してもらう。7.電話を切る前の丁寧な対応も無視できず、相手が電話を切ったことを確認してから受話器を置くことができ、電話をかけてきた相手に対して親切で丁寧に対応しなければならない。