公文書処理の仕事規範

公文書の処理は公文書の発送、取り扱い、管理、書類の保存など一連の秩序ある仕事をつなぐことを含みます。

一、公文書の作成

1、起草する

（1）黨と國家の方針、政策、法律、法令及び上級の関連規定に適合する。

強い思想性、政策性、論理性と指導性があります。

政策の継続性と正確性に注意する。

（2）文章の種類は適切で、形式は正規で、テーマは明確で、內容は充実していて、観點は明確で、狀況は事実で、文字は簡潔で、筋ははっきりしていて、段階は明らかで、句読點は正確で、紙面は短いです。

（3）人名、地名、數字、時間、引用文が正しい。

（4）公文書を引用して発文機関、公文番號、タイトル、発文時間を明記する。

（5）區委員會または區委員會事務室の名義で文を書く予定の場合、まず文書の內容に基づいて起草部門を確定し、総合的な原則として総合部門が責任を負い、特定項目のは主管部門が責任を負い、いくつかの部門に関わるのは各部門が署名してから原稿を提出する。

（6）區委員會または區委員會事務室で文書を印刷、転送する必要がある各種公文書はすべて區委員會事務室に提出して審査して処理する。

直接區委員會の指導者に送ってはいけない。

部門に屬し、區委員會、區委員會事務室に承認、転送と部門代理區委員會、區委員會事務室に起草された文書は、區委員會事務室に送る前に、本部門の責任者によって審査されなければならない。

2、校核

公文書の原稿は指導者に署名する前に、區委員會事務室の研究室で校正を行います。

公文書の校正の基本任務は指導者に協力して公文書の品質を保証することである。

公文書の校正の內容は：

（1）行文が必要かどうか、手続きは完全かどうか。

全體の要求は簡潔、統一、効能の原則に基づいて、文の數量を厳格に制御して、出すことができるかどうかの斷固として出さないでください；その他の形式で処理する材料は文書で印刷して配布しないでください；部門の職権範囲內の事由の部門はすべて自ら文を出します。まさしく政府の部門の事務は政府から文を出します。

（2）文書を出すべきと認定した場合、公文書の內容を真剣にチェックし、誤謬や逸脫を防止し、観點の関係、政策関係、行文関、文字関、體裁関係、事務関係を確実に把握する。

いくつかの部門の問題に関連しています。例えば、経費、編成、等級、待遇などの事項は、審査時に関連部門と協議し、契約し、一致を得なければならない。

（3）校核に対する公文書はその內容によって文種を確定する。

全局的な業務配置と重大な方針、政策的な問題に屬する場合は、「労発、労弁発」で文を書き、區委所管幹部の任免は、「労委」で文を書き、印鑑の有効、廃止は「労弁発」で文を書き、區委または區委名義で會議を開く通知は「労弁會発」で文を送る。

（4）公文書の內容と仕事の要求に基づいて、印刷範囲、部數、暗號級を確定し、そして意見を提出して、指導者が発行する時の參考にする。

3、サイン

（1）區委員會の名義で印刷された文書は、原則として區委員會の主要指導者が発行する。重要で、広範囲にわたる場合、集団討論の同意を得て、書記または分管副書記に署名して発行する。

會議で採択された文書は，書記または副書記が署名して発行する.

（2）區委員會と區政府の名義で共同で発行した文書は、區委員會と區政府の指導者同士が署名しなければならない。

（3）區委員會事務室の名義で印刷した文書は區委員會事務室の主任が署名し、事務室の主任から副主任に委託して発行することもできる。

（4）區委員會事務室と區政府事務室の名義で共同印刷して発行した文書は、區委員會事務室、區政府事務室を通じて同志會署名を擔當しなければならない。

（5）公文書は印刷前に秘書課が専任者を指定して公文書の審査手続き、文種、様式などを再確認し、文字番號、発送単位と印刷部數を確定する。

4、文を出す

（1）登録：公文書のタイトル、暗號級、文字番號、発文機関、成文日付、主送機関などを項目ごとに記入、登録する。

（2）印刷：公文書の印刷はタイピング室または印刷工場によって印刷され、正確、適時、規範を作ること。

（3）配付：秘書課は関連規定または指導者の指示に基づき、関係指導者と部門に公文書を配付する。

二、文書を受け取って処理する

文書を受け取って、公文書の受け取り、登録、手続き、承認、配布、回覧、引き受けと催事などの手続きを行います。

1、署名受領：公文書の受領は機械要秘書により一つ一つ點検し、問題が発見されたら直ちに文書発行機関に照會し、相応の処理措置をとるべきである。

緊急文書は署名の具體的な時間を明記し、公文書の特徴と取扱狀況に基づいて登録しなければならない。

2、予定しています。事務室の主任が必要な公文書に対して意見を提出し、必要な背景資料を機械要秘書に提供してロットを確認します。

3、配付：機要秘書員は予定通りに意見を提出し、配付する書類を適時に発送し、回収すべき書類に対しては文書の右上に「閲覧後返卻」の標識を表示し、回収品がそろっていて不足しないようにする。

4、回覧：機要秘書は計畫した意見に基づいて回覧を行い、緊急事項を実行する。

5、引受：書類を回覧した後、機要秘書は提案と指導指示の書類に対して、登録後に検査室に送り、検査室は指導者の指示に基づいて審査時を分解し、監督し、定期的にフィードバックして手続きを行う。

6、取り立て：秘書課は公文書の引受狀況に対して時間通りに取り立てを行い、重要公文書に対して適時に取り立て、一般公文書に対しては定期的に取り立てるべきです。

三、公文書の管理

秘書課は公文書の効用を発揮して、また秘密保持に有利な原則に基づいて、確実に公文書の管理の仕事をしっかりと行います。

1、秘密文書の印刷と伝達範囲は厳しく上級機関の要求に従って行う。

2、上級黨の機関の秘密文書を複製する場合は、発文機関の承認または授権を受けなければならない。

コピーは複製機関の名稱、複製日付と部數を明記しなければならない。コピーはコピー機に捺印して捺印しなければならない。

コピーした公文書は正式に印刷した公文書と同じように管理しなければならない。

3、上級黨の機関を編成する秘密文書は、発文機関の承認または授権を受けなければならない。

公文書の編纂本の暗號級は編入公文書の最高暗號級の表示によって管理されます。

4、極秘級公文書に対しては厳格な秘密保持措置をとる。

5、秘書部門は規定に従って秘密文書を整理し、退卻し、廃棄し、主管機関に公文書の管理狀況を報告しなければならない。

6、秘密文書を廃棄するには、登録手続きを厳格に履行し、事務室の管理者の承認を経て、二人で監修し、紛失、脫落しないことを保証する。

個人は勝手に公文書を廃棄してはならない。

7、従業員が職場を離れる時、本人が保管し、借用した公文書を関連規定に従って引渡し、退去しなければならない。

8、公文書の処理は「中華人民共和國保守國家秘密法」及び関連守秘法規を厳格に遵守し、黨の守秘規律を遵守し、黨と國家秘密の安全を確保しなければならない。

秘密を守る必要がある公文書には、その秘密レベルを正確に表示し、公文書の機密レベルの変更と解除は、公文書発行機関またはその上級機関によって決定されます。

四、公文書のファイリング

1、アーカイブ範囲

アーカイブの範囲は「機関ファイル業務書類アセンブリ」の関連規定によって実行される（青島市書類局編199.3）。

2、ファイリング方法

アーカイブ方法は「アーカイブファイル整理ガイド」によって実行される（青島市アーカイブ局編2003.3）。

五、書類の貸し出し

1、中央、省レベルの文書は、普通は貸與しないで、必要な時、區委員會事務室で文書を読むことができます。

確かに仕事の必要がありますので、支店の副主任の同意を得て、貸し出し手続きをしてから、借りることができます。

2、借りた書類は時間通りに返納しなければならず、自分で転貸してはいけません。紛失してはいけません。

3、借り手は借りた書類に対して、勝手に注、塗布、圏點、抜き取り、分解してはいけません。

4、書類を回収する時、機要秘書は真剣に検査しなければなりません。例えば、汚損などの狀況を発見したら、適時に指導者に報告しなければなりません。