ビジネスマナーにおけるメールの注意點

　　■メールを送る必ず署名しなければならない

メール署名は相手への尊重であり、目的を達成するために必要な手段でもある。元旦の前日に仕事の関係が多かった秦さんには70件以上のお祝いメールが屆いた。このうち60件は署名しておらず、多くの內容は同じだ。秦さんもこの人たちが誰と誰なのか分からない。この祝福が出たのは出ていないのと同じだ。正しいことであれば、署名しないほうが仕事が遅れる。

　　■メールでの祝福は一往一往で十分

今では祝日になると、人々はメールで祝福する。來ても禮をしないので、他の人からメールが來たら、自分はメールを返さなければなりません。相手からメールの返事をもらったら、お禮のようなメールはやめましょう。相手が見ると、また戻ってこなければならないからです。お祝いのメールについて言えば、一往一往で十分で、二往二往が多くなり、三往三往が繁文縟節になった。

　　■大切な電話の中には先に使えるものもあるメール予約

身分の高い人や大切な人に電話をかけなければならないことがあります。相手が忙しいことを知っているので、まず「何かご用ですが、電話してもいいですか？」とメールを送ることができます。もし相手がメールを返していなければ、きっと便利ではありません。長い時間後に電話をかけることができます。

　　■他人に見られたくないメールはすぐに削除

機の上に攜帯電話を置くことが多い人もいますが、オフィスを出て用事をしたりトイレに行ったりすると、好奇心のある人がメールを見てくれるかもしれません。他人に見られたくないメールが載っていると、トラブルを引き起こす可能性があります。不幸が相手に伝播されれば、結果はさらに深刻になる。夫婦の間にも。異性の同僚や友人から、言葉の馴れ馴れしいメールが送られてくるのは避けられないが、実は雙方が熟知していて、冗談を言っていて、戀人に見せると、不必要な誤解を招くので、推敲に耐えられないメールはすぐに削除しなければならない。

　　■勤務時間メールを延々と送ってはいけない

通勤時間は誰もが忙しく働いているので、忙しくなくても、メールを延々と送ることはできません。そうしないと、相手の仕事の邪魔になり、規律違反になる可能性もあります。相手が會議の司會をしていたり、重要なことを相談していたりすると、雑談的なメールはさらに相手を不快にさせます。

　　■メールを送るのは遅すぎてはいけない

夜10時以降は相手に電話するのが不便だと思っている人もいるので、メールで知らせてくれればいい。メールはもっと簡単ですが、遅すぎると、相手の休みにも影響を與えます。

　　■メールを使ったほうがいいと注意する

事前にある會議やイベントに參加する約束がある場合は、相手が忘れないように事前に注意しておくとよいでしょう。注意するときは、直接電話をかけずにメールを使うのが適しています。電話をかけると相手を信用していないような気がする。メールは非公式で親切に見える。メールで注意するときは婉曲で、ぶっきらぼうにしてはいけない。