優(yōu)秀企業(yè)差旅費(fèi)用管控如何做到？

　　近年來(lái)，企業(yè)差旅費(fèi)用管控已經(jīng)成為各行業(yè)企業(yè)尤為關(guān)注的話題。一方面，隨著原材料和人力成本的不斷攀升，企業(yè)的利潤(rùn)空間越來(lái)越低，業(yè)務(wù)部門在“開源”方面尋找機(jī)會(huì)的同時(shí)，財(cái)務(wù)部門自然扛起“節(jié)流”的責(zé)任。另一個(gè)方面，差旅費(fèi)用作為費(fèi)用的主要構(gòu)成，首當(dāng)其沖成為被管控對(duì)象。

　　合規(guī)包括財(cái)務(wù)合規(guī)、稅務(wù)的合規(guī)和法律合規(guī)。財(cái)務(wù)、稅務(wù)合規(guī)是指按照國(guó)家的會(huì)計(jì)制度、國(guó)家稅法、公司的財(cái)務(wù)政策進(jìn)行會(huì)計(jì)和稅務(wù)處理，尤其是對(duì)發(fā)票和票據(jù)的合規(guī)管理。歷年來(lái)稅務(wù)稽查都是查稅必查賬，查賬必查票，每年國(guó)家稅務(wù)總局針對(duì)各行業(yè)企業(yè)都會(huì)開展專項(xiàng)的發(fā)票檢查工作，所以說(shuō)每個(gè)行業(yè)被稽查的風(fēng)險(xiǎn)都非常大。在中國(guó)經(jīng)營(yíng)的外資企業(yè)，除了要遵守中國(guó)的相關(guān)法律外，還要遵守其母公司所在國(guó)家的法律。比如美企需要遵守美國(guó)的《反海外腐敗法》。

　　某大型美資食品制作企業(yè)的合規(guī)部門在復(fù)核某分公司的差旅/交際費(fèi)用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，該分公司的差旅費(fèi)管理沒有遵守總部的差旅政策，同時(shí)報(bào)銷發(fā)票大量使用手撕定額發(fā)票，部分被查證為假發(fā)票，酒店住宿沒有提供水單，此外，兩個(gè)非自然月報(bào)銷的定額發(fā)票居然出現(xiàn)連號(hào)的現(xiàn)象，部分員工反應(yīng)有些沒有明細(xì)的交際費(fèi)用為夜總會(huì)消費(fèi)，目的是為了幫助公司提升業(yè)績(jī)。面對(duì)這些可能會(huì)造成涉稅風(fēng)險(xiǎn)的行為，合規(guī)部門協(xié)調(diào)公司主要部制定了多項(xiàng)改進(jìn)措施，包括：嚴(yán)禁出現(xiàn)“KTV”、“夜總會(huì)”的不合規(guī)發(fā)票報(bào)銷;鼓勵(lì)銷售開辦產(chǎn)品介紹會(huì);鼓勵(lì)銷售要求客戶參加公司作為參展商的國(guó)際會(huì)展。通過(guò)一系列改進(jìn)，不僅規(guī)避了稅收風(fēng)險(xiǎn)，也提升了對(duì)客戶的商業(yè)形象，提升了客戶合作意向。

　　降本增效永遠(yuǎn)是企業(yè)追求的目標(biāo)。降低成本有兩方面含義：一方面是降低外部采購(gòu)價(jià)格，一方面是減少內(nèi)部管理運(yùn)營(yíng)中不必要的開支例。

　　某外資大型零售集團(tuán)在全國(guó)有11家分公司，業(yè)務(wù)員大概在600人左右， 2012年以前一直沒有專門的差旅政策， 員工出差只需要填寫個(gè)人出差申請(qǐng)表，部門領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)可報(bào)銷，出差報(bào)銷審核也不嚴(yán)格，每年光差旅費(fèi)就達(dá)到400多萬(wàn)人民幣，是一筆非常大的開支。在管理層的要求下，財(cái)務(wù)部作為牽頭部門開始了一系列的整改措施，針對(duì)會(huì)議費(fèi)用做了細(xì)致和明確的規(guī)定，包括：只要有辦事處的地方不允許用酒店開會(huì);一小時(shí)以內(nèi)的會(huì)議不允許提供工作餐;租用緊湊型車必須乘坐三個(gè)人，租用商務(wù)車必須乘坐四個(gè)人以上。凡是開會(huì)必須提交會(huì)議材料和會(huì)議紀(jì)要，凡是未按照要求辦理的均不允許報(bào)銷。除了詳細(xì)的差旅規(guī)定以外，集團(tuán)還通過(guò)提高預(yù)算審批層級(jí)和落實(shí)預(yù)算總額控制兩項(xiàng)措施進(jìn)行管控，當(dāng)年實(shí)現(xiàn)差旅費(fèi)降低100多萬(wàn)元人民幣，在銷售額增加27%的情況下降低了成本，對(duì)利潤(rùn)做出重大貢獻(xiàn)。

　　企業(yè)需要減少對(duì)銷售人員個(gè)人資金的占用。第一節(jié)省他們做費(fèi)用報(bào)告的時(shí)間。第二加快報(bào)銷審批和放款速度。

　　商務(wù)卡獲取員工福利案例：

　　由于傳統(tǒng)員工報(bào)賬及請(qǐng)款的手續(xù)繁雜，放款速度慢，大大降低了員工的滿意度。該公司采取為員工集中辦理商務(wù)信用卡的方法，并使用一系列措施吸引員工使用，包括：商務(wù)信用卡以公司的信用背書，可申請(qǐng)較高額度;使用商務(wù)卡可取得醫(yī)療保險(xiǎn)和班機(jī)延誤賠償?shù)雀＠?商務(wù)卡所有的積分歸為個(gè)人。員工大量使用商務(wù)卡后，避免員工接觸現(xiàn)金，節(jié)省掉財(cái)務(wù)許多麻煩，員工也歡迎額外的福利，大大提高了員工的滿意度。

　　財(cái)務(wù)部門在差旅管理中扮演了三個(gè)角色，作為賬房先生好好記賬，為公司控制成本;作為警察做內(nèi)部監(jiān)督，審計(jì)工作;作為大管家，為員工服務(wù)。一個(gè)職位，多重角色，財(cái)務(wù)人員在差旅費(fèi)用管控的路上任重而道遠(yuǎn)!

　　業(yè)內(nèi)知名財(cái)務(wù)培訓(xùn)機(jī)構(gòu) 鉑略咨詢將于2015年11月13日在上海斯格威鉑爾曼大酒店舉辦“第二屆企業(yè)差旅費(fèi)用管控峰會(huì)”，屆時(shí)來(lái)自通用磨坊(中國(guó))投資有限公司、樂天(中國(guó))投資有限公司、滴滴快的、海正輝瑞制藥有限公司、國(guó)家稅務(wù)總局網(wǎng)站答疑團(tuán)隊(duì)成員、國(guó)旅運(yùn)通、知名軟件服務(wù)商“Infor”等數(shù)位知名企業(yè)財(cái)務(wù)經(jīng)理人和業(yè)內(nèi)差旅專家將匯聚一堂。

　　該峰會(huì)旨在飽受差旅費(fèi)用報(bào)銷問題困擾的廣大財(cái)務(wù)同行帶來(lái)一場(chǎng)關(guān)于差旅管控經(jīng)驗(yàn)的饕餮盛宴!

　　峰會(huì)中將探討“集團(tuán)公司差旅費(fèi)用管控思路與方法”，“差旅/交際費(fèi)用合規(guī)管控案例分享”，“滴滴快的差旅費(fèi)用管控案例分享”，“差旅費(fèi)用報(bào)銷中的涉稅風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)措施”，“差旅供應(yīng)商的選擇與服務(wù)質(zhì)量評(píng)估”等議題，這也是業(yè)內(nèi)再次將最具實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)的財(cái)務(wù)經(jīng)理人和知名差旅服務(wù)專家匯聚一堂，并必將給大家?guī)?lái)一次高質(zhì)量的頭腦風(fēng)暴!