Comment Gérer Les Archives?

Un,

I) Dispositions générales

Article premier renforcement du présent document par le biais du système d 'archivage des documents postaux et télégraphiques du Ministère des PTT

Les documents archivés au titre de l 'article II doivent être volumineux annuellement et les documents de valeur à conserver formulés dans le cadre des activités de l' unité sont classés séparément, conformément aux dispositions du présent système.

Article 3

Ii) Gestion de la collecte de documents

L 'article IV adhère au système sectoriel de collecte et de gestion des documents.

Chaque Département devrait désigner des fonctionnaires spécialisés (à temps partiel) chargés de gérer sa documentation et de maintenir une stabilité relative.

Les changements de personnel doivent être communiqués en temps voulu aux archives.

Article 5. Toutes les publications imprimées par la société (y compris les versions définitives et les deux copies originales et annexes, les demandes de copie et les documents de pmission contenant les originaux pmis) sont centralisées et gérées par le Bureau.

Les travaux relatifs à l 'article 6 i) sont menés avec la participation de plusieurs départements et les documents produits au cours des activités sont rassemblés dans des volumes par les départements h?tes.

Les documents de la Conférence sont rassemblés dans un volume regroupé par les départements h?tes.

Lorsqu 'un membre du personnel de l' entreprise qui se rend à l 'étranger pour des études, des voyages d' étude, des études d 'enquête ou des activités officielles telles que la participation à des réunions organisées par des organes de tutelle est tenu d' enregistrer les documents essentiels de la réunion dans les archives, Les services financiers n 'approuvent les frais de voyage certifiés qu' une fois qu 'ils ont été signés.

La société se réunit et les services chargés de l 'accueil des réunions désignent des personnes chargées de l' archivage des documents de conférence, des archives audiovisuelles, etc., dans les archives, qui ne sont comptabilisées par les services financiers qu 'une fois qu' elles ont été signées.

Article 7 fonctions des instruments sectoriels (à temps partiel):

Conna?tre le fonctionnement du Département, déterminer la portée de ses documents et rassembler ceux qui le gèrent.

Les documents archivés devraient être archivés chaque année au plus tard en mars et être remis aux archives pour signature.

Lorsqu 'il emprunte des documents, le personnel doit s' employer activement à les utiliser, à assurer le service et à enregistrer les documents empruntés à titre temporaire.

Iii) Portée des archives

Article 8 Documents de séance importants, notamment notifications, rapports, résolutions, résumés, déclarations des dirigeants, déclarations types, comptes rendus des séances, comptes rendus des séances, etc.

Article 9 documents relatifs aux décisions, résolutions, instructions, ordonnances, règlements, règlements, plans, etc., émanant des organes supérieurs de la société.

Article 10. La communication officielle de la société avec l 'étranger avec les services compétents.

Article 11 la demande de la société et la réponse de l 'autorité supérieure.

Article 12. La société rend compte de ses principales activités, résume celles - ci.

Article 13 plans de travail, résumés, rapports, demandes, critiques, comptes rendus de réunions, rapports statistiques et notes d 'information de la société.

Article 14.

Article premier Collection des contrats, des lettres d 'accord et d' autres documents de la société avec les unités concernées.

Le premier lot de la société de licenciement des cadres et des documents sur les incitations du personnel, la disposition.

Article 17 documents relatifs au travail, aux salaires et aux prestations des employés de la société.

Article 18 de l 'histoire de la société, des mémoires et des coupures de presse, des photographies, des enregistrements sonores, vidéo, etc.

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Iv) retour en temps normal

L 'article 19 prévoit la mise en place d' un système rationnel de restitution en temps réel dans tous les secteurs.

Les documents qui ont été traités ou stockés sont centralisés et centralisés par des instruments à temps partiel.

Article 20 les départements établissent des documents en temps réel qui sont classés dans la catégorie des dossiers utilisés dans les volumes, en fonction de leur champ d 'activité et de leur mandat pour l' année en cours.

Les dispositions relatives aux ? catégories de dossiers ? doivent être simples et précises et porter des numéros d 'article.

Article 21. Les fonctionnaires du service public recueillent, compilent et remettent en temps voulu les documents qui ont été établis ou qui ont été approuvés par leurs supérieurs hiérarchiques, et les recueillent et les recueillent dans un volume unique (à temps partiel) de leur département.

Article 22 les documents qui ont été volés doivent être conservés en temps voulu par les fonctionnaires chargés de l 'établissement des documents (à temps partiel) et inscrits dans le registre des documents d' expédition et de réception, conformément à la clause relative à la catégorie des dossiers.

V) établissement des dossiers (exigences de qualité des dossiers)

L 'article 23, qui vise à harmoniser les normes relatives à l' établissement des volumes et à garantir la qualité des dossiers, est mis en place en collaboration avec les archivistes à temps partiel des départements concernés, qui sont chargés de l 'établissement et de l' archivage des dossiers.

La qualité des dossiers visés à l 'article 24 exige en général que les documents soient établis conformément à la loi et aux caractéristiques qui les caractérisent, qu' ils conservent un lien organique entre eux, qu 'ils présentent des valeurs différentes et qu' ils soient facilement conservés et utilisés.

Le nombre de documents archivés conformément à l 'article 25, le nombre d' exemplaires et le nombre de pages de chaque document doivent être complets.

L 'article 26 dispose que, dans les documents archivés, la version originale de chaque document doit être séparée de l' annexe, de l 'impression et de la mise au point définitive, de la demande et de la copie, du document de pmission et de l' original, ainsi que du document multilingue, et qu 'un volume unique de la correspondance confidentielle peut également être joint à un volume de la documentation confidentielle si elle est étroitement liée à celle - ci.

A) Les documents des différentes années visées à l 'article 27 ne sont généralement pas volumineux, mais les invitations et les critiques interannuelles sont volumineuses l' année de leur reproduction;

Les documents figurant dans le volume 28 sont classés en fonction des circonstances, et les documents indissociables doivent être rangés dans l 'ordre suivant: ils doivent être reproduits avant et après la demande; le texte positif est devant, après l' annexe; le texte imprimé devant, après la mise au point définitive; et les autres documents doivent rester étroitement liés entre eux et être structurés de manière systématique en fonction de la loi ou des caractéristiques de leur formation.

Les documents figurant dans le volume de l 'article 29 sont numérotés de page dans l' ordre non indiqué.

Les dossiers reliés doivent être imprimés dans le coin supérieur gauche du c?té supérieur du c?té droit du matériau de chaque page avec le texte.

Article 30. Les dossiers permanents, à long terme et à court terme doivent être accompagnés d 'un catalogue des documents, au cas par cas, dans le format prescrit.

Les mots à remplir doivent également être complets.

Table des matières

Les notes d 'information sur les documents figurant dans les volumes pertinents de l' article 31 doivent être consignées dans le formulaire de notation, une par une.

Dans l 'affirmative, les noms et les dates des personnes impliquées, des inspecteurs et des inspecteurs devraient également être indiqués comme responsables.

Le formulaire d 'examen doit être complété par un volume.

Article 32. La couverture du dossier doit être écrite au stylo ou au stylo, article par article, et l 'écriture doit être complète et claire.

La reliure des trois dossiers et la présentation des parties du dossier:

Dossier relié.

Avant la reliure, les documents contenus dans le volume doivent être retirés du métal, les documents endommagés doivent être encapsulés conformément à la technologie de l 'Encapsulation, les écritures doivent être reproduites et enregistrées avec l' original, et le dossier doit être relié par un joint de trois trous.

Article 34 format de présentation des parties du dossier: la page de couverture du volume (y compris les répertoires de documents) i) la page de couverture du document (y compris les formulaires de sauvegarde) est placée dans l 'ordre des numéros de dossier et conservée dans l' armoire.

Article 35. Le système est en vigueur à la date de sa publication.