Diffusion Des Connaissances: Processus De Traitement De La Correspondance

Introduction

Organe

Le processus de traitement de texte

Doigt du traitement et de la gestion pour des documents provenant de l'organe externe de mise en ?uvre.

1. La première phase: Documents officiels et la dérivation de réception

(1) le signer.

Examen de l'exécution des dispositions de la confirmation, de comptage et de vérification, et les procédures de visa, le personnel de l'autorité de l'émetteur - récepteur est disposé, de communication du Département de l'autorité, de la poste, le secteur des communications confidentielles, station d'échange de documents, ou par l'intermédiaire d'un dispositif de communication autonome chargé des documents officiels.

(2) la dette extérieure de l'enregistrement.

C'est - à - dire vers l'extérieur lors de l'achèvement de la réception du travail, sur la situation de fait brièvement des enregistrements re?us.

3) ouverture.

Une fois l 'enregistrement de la réception et de l' expédition effectué, la correspondance est envoyée à l 'unité (ou à une personne) de réception et d' expédition interne de l 'autorité, unifiée ou séparée, qui l' a re?ue et l 'a envoyée à l' autorité compétente.

4) Enregistrement interne de la réception.

Il s' agit d 'une description plus détaillée de la réception et de l' envoi par l 'expéditeur interne.

5) Division.

à l 'issue du tri des re?us, la correspondance est communiquée aux responsables et au personnel des départements concernés, en fonction de l' importance de la correspondance, de la répartition des taches entre les départements et des règles de procédure pertinentes.

6) Recueil.

Les principales activités de traitement des documents essentiels qui sont partiellement préparés par les gestionnaires de documents consistent essentiellement à rédiger des résumés, des résumés, des synthèses et à rassembler des données sur ces documents.

Deuxième phase: réception

(1) a l'intention de faire.

Par le chef de service ou des membres du personnel grace à une analyse minutieuse de lecture de documents, de formuler des avis de disposition des recommandations, pour décider des dirigeants de l'audit.

(2) le lot de faire.

C'est - à - dire les organes dirigeants ou chefs de département sur les documents officiels de disposition de proposer des avis.

(3) L'engagement.

Le problème, c'est - à - dire des affaires et du personnel concerné par lot de faire des commentaires spécifiques visant l'élimination de documents officiels.

(4) note.

C'est - à - dire les documents les mentions pour Protocole d'origine inconnue.

3. La troisième phase: Organisation de circuler et de rappels et

1) Organisation de la diffusion.

Il s' agit de faire en sorte que la correspondance soit effectivement communiquée et lue entre les fonctionnaires qui doivent avoir accès à plusieurs départements ou à plusieurs fonctionnaires en un seul document ou en un nombre limité d 'exemplaires.

2) Catalyse.

L 'autorité de traitement de la correspondance effectue des contr?les de routine conformément aux calendriers d' exécution et aux autres exigences pertinentes.

3) enquête.

La vérification de l 'application effective des documents importants est coordonnée par l' autorité chargée du traitement de la correspondance ou par d 'autres organisations spécialisées.

Phase IV: traitement des documents

Y compris: l 'archivage des volumes, le retrait, le stockage provisoire, la destruction, etc.

éléments méthodologiques

Proposition

Il s' agit d 'une activité d' appui à la prise de décisions visant à offrir d 'autres options.

Il faudrait veiller à ce que 1) la correspondance soit soigneusement étudiée afin de bien comprendre les intentions de l 'autre partie, la nature du problème et la situation réelle.

2) Les observations doivent être concises, précises et appropriées.

3) Lorsque deux ou plusieurs options sont proposées au moment de leur présentation, il convient de les hiérarchiser et, d 'une manière générale, d' inclure les observations de préférence avant les propositions afin d 'en accro?tre l' efficacité.

4) Les observations sont consignées intégralement et clairement dans la colonne correspondante de la fiche de traitement des documents, avec indication du nom et de la date de leur auteur.

5) Lorsque les questions abordées dans la communication sont plus faciles à régler et qu 'il existe une certaine certitude quant à l' adoption par les dirigeants de leurs propres programmes, des copies peuvent être rédigées directement pour examen et finalisation afin d 'accélérer le processus.

Approbation

Il s' agit d 'une activité décisionnelle dans l' exercice du pouvoir de décision des personnes juridiquement responsables.

Les responsables légaux sont les chefs d 'organes ou de départements.

L 'autorisation est subordonnée à: 1) l' autorisation ne peut être accordée au - delà des pouvoirs qui lui sont conférés.

2) le contr?le rigoureux de la portée de l 'autorisation et de la correspondance qui est également valable sans l' autorisation, l 'approbation de la correspondance relative à l' avis unifié et l 'approbation de la correspondance relative à l' approbation légale, claire et efficace par d 'autres personnes ne sont pas autorisés et sont traités directement par les autorités compétentes.

3) Les avis doivent être clairs, fermes, précis, cohérents et pratiques.

4) Prendre des mesures efficaces pour contr?ler l 'application des recommandations approuvées.

5) au cours de la procédure d 'approbation, l' approbation peut être remplacée par une proposition s' il s' avère que les questions faisant l 'objet de la communication ne sont pas de son ressort ou ne peuvent pas être réglées par lui - même.

Ce faisant, il est essentiel d 'avoir une idée réaliste des circonstances de l' incident.

6) Les avis d 'approbation sont consignés intégralement et clairement dans les colonnes pertinentes de la fiche de traitement des documents ou de la fiche de diffusion des documents, sous réserve de la signature du nom de l' auteur de l 'approbation, du mois et de l' année.

Exécution

Ce n 'est qu' au prix d 'un contrat que la correspondance peut être efficace et qu' elle constitue un élément central de sa gestion.

Lors de l 'exécution, il convient de noter: 1) la connaissance des lois, règlements, directives et documents pertinents émanant des supérieurs hiérarchiques concernant le contenu de la correspondance, ainsi que des opérations correspondantes.

2) pour que les questions faisant l 'objet de la communication soient traitées efficacement, il faut que les recherches soient approfondies et approfondies.

3) Renforcement des consultations et des efforts visant à harmoniser les relations.

4) l 'utilisation efficace d' un large éventail de moyens, tels que les entretiens, les réunions, les communications téléphoniques et les bureaux sur le terrain.

5) établir un ordre de priorité entre les priorités et les arrangements scientifiques.

6) Participation active des dirigeants à tous les niveaux.

(7) l'attention d'inspection et de surveillance pour les résultats.

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4. Note?

Le r?le principal est une note du Protocole, et de fournir une base pour de futurs de référence.

Note que l'entrepreneur de finir par la main, c'est - à - dire avec les activités des contractants à tout moment refléter le contenu enregistré dans le fichier de la colonne de traitement unique correspondant à l'intérieur.

La mention du projet comprend généralement: le numéro de réponse si complexe, et la date de la plage de réponse; les noms, la convocation d'une conférence, la résolution et les résultats; la communication téléphonique lorsque l'autre destinataire, le contenu de la conversation téléphonique et date; les participants sur place de bureau, des mesures Pour résoudre un problème avec les résultats de la lecture, l'élément principal; le nom de la personne, date de l'approbation, et ainsi de suite.

Les procédés pour des activités de gestion de re?us

(1) le signer.

La réception est le premier programme de gestion de fichiers re?us, le destinataire peut recevoir le fichier après l'un dans l'autre de distribution unique ou envoyer des pages de texte de signature, re?u.

Son r?le, est de fournir une preuve claire de pfert des responsabilités; la deuxième est de fichiers afin de garantir la sécurité de l'exploitation.

(2) l'enregistrement.

Il y a un livre, une carte de l'enregistrement sous forme unitaire, trois.

Lors de l'enregistrement, il convient de noter que la dette et de documents, un élément plat, BCC et urgent doit généralement être séparément; à classer par ordre de priorité, les expéditions de suivre à bord d'une pièce plate à bord, par lots, mais doit également être le jour de l'enregistrement de bord; le numéro de série est de ne pas laisser de vide, pas de poids); l'écriture manuscrite; et de ne pas abuser de la ci - après; tous les points de connexion doivent être complètes et exactes; pour les documents sont quasi - sans titre pour une simple, le titre exact.

(3) l'ouverture.

L'ouverture est responsable; indique personnellement pro - Kai, par les dirigeants de la pro - Kai, après l'examen des documents doit être complète de la situation.

(4).

Détermine l 'orientation de la correspondance.

Il s' agit là d 'une tache décisive pour l' exactitude et la rapidité de la communication.

La nature, l 'importance, le degré de confidentialité, les délais à respecter, la portée des responsabilités liées au contenu, la répartition des taches, les procédures et les pratiques pertinentes entre les différents départements de l' organe, à tous les niveaux.

La succursale devrait être enregistrée sur un registre spécialisé et les responsables devraient procéder à la remise au destinataire.

Les formulaires de traitement des documents, les circulaires, etc., doivent être joints à la correspondance, selon que de besoin, afin qu 'elle puisse être utilisée comme document officiel.

5) Extrait de la correspondance.

Les documents importants sont traités avant leur entrée en vigueur.

L 'objectif est de faciliter la paperasse et d' économiser du temps de bureau.

L'abrégé, abrégé peut être fixé à un document soumis au Chef de lecture ou d'autres membres du personnel, peut également être publiée dans le document d'information "," pour publications, etc., un journal de l'abrégé.

Les données sont généralement séparées, de collecte de données écrites fournies, peut également être publié dans le bulletin d'information et d'autres publications.

(6) de l'Organisation de la main.

L'Organisation doit prêter attention à la circulation: le choix de la voie de circulation forme raisonnable.

Le classement correct, avec changement de faire des ajustements appropriés.

La dérivation appropriée, telle qu'une copie d'une copie.

4) l'utilisation active et le développement de diverses formes de lire ce document distribué, peut ouvrir la Chambre de lecture, de convoquer l'auteur se lire le document de circulation, à l'aide de moyens modernes et ainsi de suite.

L'établissement de procédures d'enregistrement de la main.

Afin de vérifier un état de lecture d'instructions, de mettre efficacement en ?uvre les dirigeants après lecture.

(7) Les rappels.

Selon les exigences et les délais sur les documents officiels d'entreprendre le processus de mise en ?uvre de pousser et de contr?le de processus.

Le processus général de rappels de travail: des exigences claires sur l'objet et de travail (délai, de manière, en principe, etc.); sera efficace de rappels de travail nécessaires pour "rappels" et d'autres documents enregistrés sous forme de rappels de base; périodiquement ou à du personnel de service ou à tout moment de rappel, de vérifier les progrès accomplis; à temps des mesures d'aide à l'élaboration et la mise en oeuvre du procédé, de résoudre des problèmes, de veiller à ce que les documents de manière efficace et rapide de fonctionnement; faire bi de documents de l'acceptation, de refléter la situation réelle des résultats des travaux à entreprendre et a subi, à l'annulation de documents.

(8) et poursuivis.

Se réfère à la vérification de l'application des documents et de documents importants, de superviser et d'aider les organisateurs complet, des documents de mise en oeuvre de l'esprit en particulier, de résoudre la question concernant les activités.

Des documents et des rappels et avec les activités de gestion des propriétés de contr?le, mais la différence entre les deux est évident:: de faire pression sur les processus de contr?le et de surveillance est un document qui mettent l'accent sur les documents selon le "quand" Interdiction de Pichia, et de surveillance de processus est non seulement pour accueillir tout le processus, mais aussi de tube, un effet de bonne qualité et dans le temps le Bureau des affaires, en fonction de la quantité des rappels de Pichia; II est en général un document spécifique pour l'unité de déploiement, et à un "quelque chose" pour les unités, dans le cas de plusieurs exemplaires de documents reflétant une "chose", et à un tel groupe autour de documents et de se développer.

Le processus général de travail et est déposée, à savoir: déterminer et attribué aux services concernés; objets disposés à accueillir et de taches; secteur de rappel de gérer la situation; la rétroaction, et de personnes et par la situation et les résultats reflètent à leader; la broche de faire annuler les résultats, a été accueilli, Pour faire des documents de traitement de Pichia pastoris à faire.