Six Grandes Améliorations à Apporter Au Système De Remboursement Des Frais De Voyage

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La première réaction du personnel financier est d 'aider les entreprises à réduire leurs co?ts et leurs dépenses inutiles.

Toutefois, d 'après le consultant, le contr?le des frais de voyage est beaucoup plus efficace qu' une seule réduction des dépenses comparable à celle décrite ci - dessus, et l 'excellent programme de contr?le des frais de voyage présente de multiples avantages: accro?tre l' efficacité de l 'audit du Département des finances, accro?tre l' utilisation des fonds de l 'entreprise et trouver un juste équilibre entre l' amélioration de la satisfaction du personnel.

Sur la base d 'un certain nombre de forums sur le contr?le des frais de voyage précédemment organisés par la formation financière de Platinum, Platinum a fait la synthèse d' un certain nombre de méthodes et de processus de contr?le des frais de voyage de grandes entreprises, et cette fois nous avons sélectionné six de ces modèles de contr?le des frais de voyage pour vous donner une idée du contr?le des co?ts.

Un procédé de réduction de l'approbation par améliorer l'efficacité:

La plupart des entreprises souvent employés en cas de dépassement de budget, mais qui est souvent une raison plausible.

Par exemple, les ventes de personnel et de dirigeants de la société avec les clients, l'hébergement des normes doit être le "grand pas faible", c'est pour le personnel de vente primaire va au - delà du budget.

Et comme mes collègues du Département de vente souvent dès que possible afin de prendre les commandes des clients et les frais de réception excessif.

Dans de tels cas, le Ministère des finances peut établir une liste de liste blanche ou de la liste noire.

En cas d 'augmentation des normes d' hébergement du personnel de vente et des cadres supérieurs en mission, la liste est automatiquement blanche et approuvée sans autorisation.

à l 'inverse, si les frais de représentation pour les ventes dépassent les prix, on peut établir une liste noire.

Le nombre d 'autorisations exceptionnelles peut être réduit grace à des ajustements périodiques des listes blanches et noires.

Méthode II: réduire les dépenses en gérant les données

Il est bien connu que la réservation anticipée de billets d 'avion permet généralement d' obtenir des remises plus avantageuses, mais les entreprises ne savent souvent pas, en raison de la quantité excessive de documents de voyage, quel sera le niveau de la réduction finale sur le marché.

La plate - forme de réservation de voyages en ligne permet d 'analyser le taux moyen de réduction et le prix moyen des billets d' avion d 'une ligne sur une période donnée et, sur cette base, de vérifier le prix des billets d' avion prévus par le personnel.

Dans le même temps, les entreprises peuvent procéder à des comparaisons horizontales entre leurs secteurs internes.

Par exemple, les tarifs des billets d 'avion dans le secteur de l' entretien peuvent être plus élevés, souvent parce que les clients qui en font la demande se mettent à la disposition de l 'entreprise clientèle pour des travaux de réparation qui ne sont pas programmés à l' avance.

Toutefois, les fonctions du Département du marché et de l 'unité des ventes peuvent être similaires, et si le taux moyen d' abattement est de 9% pour le Département du marché et de 7% pour l 'unité des ventes, on peut demander à l' homologue pourquoi il y a une telle disparité et déterminer les raisons de cette disparité.

La recherche et l 'analyse continues permettent de promouvoir les pratiques optimales, d' améliorer les conditions locales et d 'améliorer en permanence les politiques relatives aux voyages au sein de l' entreprise.

Procédé d'utilisation de trois: révision raisonnable de réduire les co?ts

Comme ce document parle de commande d'ouverture, les frais de voyage des dépenses ne sont généralement pas par réduction de la société critères la réservation de l'h?tel et les frais de voyage des billets d'avion pour atteindre, parce que de manière susceptible de provoquer un employé se plaint au lieu de plus.

Et dans un autre mode de voyage, sur la rationalité de la planification préalable peut être efficace.

Par exemple, le Ministère des finances trouvées par la recherche de vente collègues de Shanghai à Nankin voir des clients.

En l'absence de planification est peut - être l'après - midi du premier jour de départ, ce qui s'est passé une nuit au client, la journée de la deuxième journée de visite, le troisième jour du matin à Shanghai.

Mais si t?t pour voir con?u pour comprendre, et la planification rationnelle de faire jour retour alors la société peut sauver le loyer depuis deux jours.

La partie de logement de dépenses correspondant aux entreprises peuvent même une planification rationnelle et à réduire sur des incitations, par exemple par le biais de Nanjing dans la visite de client si le même jour et allocations supplémentaires, les frais d'hébergement le montant de l'allocation peut être inférieure correspondante, de telle sorte que non seulement économiser les frais d'hébergement et d'améliorer la motivation du personnel mais aussi un travail supplémentaire sur le temps de travail.

Modèle à utiliser pour la carte de commerce substitué par fonds de réserve permet de réduire l'occupation des ressources de l'entreprise, de soulager la pression sur les flux de capitaux.

En particulier lorsque les entreprises d'engager du personnel de cette catégorie de personnel non local, généralement pas plus de lignes de traitement de cartes de crédit, et correspondant à de réels problèmes de longue durée et peut être employé en avance de fonds et une forte influence sur la vie normale de l'employé, puis par l'intermédiaire de la Société de gestion uniforme de cartes de crédits de commerce peut obtenir plus de crédit et de résoudre ces problèmes.

Mais le commerce des cartes de risques non négligeables sont tels que le cas des employés malveillant découvert lors de la consommation, la société doit assumer la responsabilité de remboursement correspondant.

Platine de formation financière supprimé connaissance, l'entreprise peut exempter de la responsabilité de négocier avec les banques de remboursement, la procédure générale, devrait, autant que possible, moyennant un préavis d'un mois, la Banque du chiffre d'affaires réel lors de la cessation de service notifie par écrit à la Banque, dans le même temps, Le personnel avant que la société doit également des arriérés et de superviser le personnel à trouver le plus rapidement possible de payer.

Procédé 5: frais de voyage à travers une brève pparent de politiques de gestion et de contr?le

Certaines sociétés de la hiérarchie administrative complexe, même jusqu'à 10 niveaux.

Afin de répondre aux besoins de chaque niveau de la hiérarchie administrative, il est nécessaire d'élaborer des normes de voyage séparément sur chaque niveau de la hiérarchie administrative.

Et le niveau de développement économique de toutes les régions du pays, pour chaque région d'élaborer des normes lui - même est plus lourd, un grand nombre de normes de travail sera de sorte que le Ministère des finances submergé, tandis que la politique de renouvellement lent et peut conduire à l'économie réelle et ne sont pas conformes à L'évolution de la situation des prix qui se plaignent de plus de personnel.

Les recommandations de platine légèrement plus de la hiérarchie administrative de simplifier autant que possible les normes, une pluralité de niveaux d'administration similaires à des normes similaires, dans la mesure du possible de simplifier le processus.

Option 6: accro?tre l 'efficacité en réduisant les vérifications manuelles

La société peut améliorer considérablement son efficacité en introduisant un logiciel personnalisé de contr?le des frais de voyage.

En règle générale, un système électronique de remboursement des frais de voyage comporte cinq fonctions: 1) Les demandes de voyage en ligne, y compris les demandes de voyage et les demandes de voyage; 2) Les autorisations de voyage en ligne; 3) Les fonctions de gestion centralisée des fournisseurs de voyages, y compris les billets d 'avion, les h?tels, etc., figurant sur toutes les listes d' achat; 4) Les fonctions de contr?le des co?ts, qui intègrent les critères de remboursement dans le système, par exemple les normes d 'hébergement dans différentes villes ou dans différents pays et les taux d' indemnité pour les zones correspondantes, tout en contr?lant systématiquement le choix et l 'utilisation des moyens de pport correspondant aux différentes distances.

Contr?le budgétaire: Au moment de l 'approbation du budget, les directeurs de programme ont pu constater que le budget global des voyages, les dépenses et les soldes des services correspondants pour le mois en cours avaient été utilisés.

Il est ainsi possible de vérifier chaque approbation.

En cas de dépassement de crédits, le Département des finances est tenu de procéder à un examen distinct et à une augmentation du budget.

Sinon, l 'approbation des dépenses serait gelée.

Grace au système électronique de remboursement, le nombre d 'éléments d' audit financier pourrait être ramené de près de 10 à 3.

Avant de mettre en place un système de remboursement électronique, il faut vérifier si les autorisations d 'approbation sont conformes à la règle 2 pour vérifier si la signature du vérificateur est authentique ou si le Centre des co?ts a rempli une erreur en indiquant si le montant total a été correctement remboursé en temps voulu et si les dépenses ont dépassé Le plafond de 10 points.

En revanche, lorsque le remboursement électronique est utilisé, les finances n 'ont à vérifier que le caractère raisonnable d' un événement particulier, l 'authenticité de la facture et la concordance entre le montant de la facture et le montant du remboursement.

L 'application du système électronique de gestion des voyages a permis au Département d' accro?tre considérablement son efficacité et d 'accélérer les remboursements, ce qui a permis d' accro?tre la satisfaction du personnel.

Dans le même temps, plusieurs gestionnaires financiers et experts de l 'industrie des voyages, tels que Komatsu (Chine), reirsheng (Chine), Gulf Express, le prestataire de services de logiciels renommé infor, se réuniront à Shanghai le 12 septembre 2014 pour participer au Forum sur le contr?le des frais de voyage par les entreprises de 2014, organisé par platinllow, qui a pour but d' apporter un festin d 'accueil à un grand nombre de collègues financiers troublés par la question du remboursement des frais de voyage.

Le Forum examinera comme "l'industrie pharmaceutique, les frais de voyage de contr?le de" meilleures pratiques "des entreprises, les frais de voyage du budget de gestion et de contr?le en cas de partage", "les voyages de fournisseur du système d'évaluation de la qualité de sélection et de la construction de services" et "Comment faire bon usage de l'outil de gestion de voyage afin d'améliorer l'efficacité de gestion" et d'autres sujets, c'est de l'industrie des services d'experts pour la première fois les gestionnaires financiers plus d'expérience du combat et des frais de voyage se sont réunis pour apporter une seule région de Chine pour les frais de voyage du personnel de gestion et de contr?le financier de l'entreprise de forum, et certainement de nous donner une fois de brainstorming de haute qualité!

1. L'industrie pharmaceutique, les frais de voyage de référence standard: élimination rapide, Directeur financier de l'industrie de fabrication de même de partager les frais de voyage, de révéler standard de l'industrie, pour vous aider à trouver les frais de voyage de l'espace interne de l'entreprise de gestion et de contr?le.

2. Une station de contr?le de solutions: les frais de voyage à partir de la budgétisation et le système de remboursement des frais de voyage et de gestion de voyage, la fiscalité et le risque de corruption et de système de remboursement et de la gestion d'un fournisseur choisi, multi - angle omnidirectionnel pour vous fournir une station de Gestion et de contr?le des solutions de voyage.

3. Les frais de voyage de contr?le la plus chaude de la table ronde: forme de tous les participants à la table ronde d'homologues dans le débat sur la question br?lante, puisque vous êtes un participant est partagé, des problèmes et des avis de multiplication de collision de la sagesse de l'étincelle.

4. Le nombre de prestataires de services de voyage de convergence célèbre, je vous souhaite un arrêt de l'achat de services de voyages de la solution