企業出張旅費清算制度の六大改善の要諦

話題に上せる

費用管理、財務擔當者の第一反応は會社の費用削減を助け、會社の不必要な支出を減らすことです。

しかし、プラチナのコンサルティングから見ると、出張費用の管理効果は上記のようなケースの単一の削減費用支出よりはるかに大きく、優秀な出張費用管理方案と財務部の審査効率を向上させ、會社の資金使用率を向上させ、従業員の満足度を向上させるなどの多重優位性を備えている。

白金略財務研修によって主催された數回の出張費用管理フォーラムの中で、プラチナはいくつかの優秀な企業の出張費用のコントロール方法と流れをまとめました。今回はその中の6つの典型的な出張費用コントロールの妙技を選んで、費用コントロールの構想を開拓します。

方法1：承認を減らすことによって効率を高める

多くの企業では社員の出張に予算オーバーの狀況が発生することがよくありますが、それに伴って合理的なようです。

例えば、営業部の社員が會社のトップと一緒にお客様を訪問する場合、宿泊基準は必ず「高くても低くない」です。

また、営業部の同僚がよくお客様の注文を早く取るために、業務接待費が基準を超えて発生します。

このような狀況に対して、財務部はホワイトリストまたはブラックリストのリストを作成することができます。

販売従業員と上級指導者が出張して宿泊基準を引き上げる場合、自動的にホワイトリストになります。審査が必要でなければ承認できます。

逆に、販売している業務招待費が基準を超えているなら、ブラックリストにすることができます。

対話リストとブラックリストの定期的な調整により、例外承認の數を減らすことができます。

方法二：ビッグデータ管理による支出低減

航空券を事前に予約すれば、通常より割引されることはよく知られていますが、企業は出張証書の數量が多すぎて、最終的には割引が市場で受けるレベルがよく分かりません。

オンライン旅行予約プラットフォームを通じて、ある路線の一定期間の平均割引率と中位チケットの価格を分析して、社員が予約した航空券の価格水準を審査します。

同時に、企業はこの方法によって社內部門間の橫方向比較を行うこともできる。

例えば、修理部門の航空券は価格が高いかもしれません。これはお客様が要求したらすぐにお客様の會社に修理に行きます。早めの予約ができないからです。

しかし、市場部と販売部の仕事の職責は近いかもしれません。もし市場部の平均割引率が10%で販売部が30%割引されたら、対応部門になぜこのような違いがあるのかを聞いて、原因を探してください。

継続的な調査と分析を通じて、優れたやり方を普及させ、足りないところを改善し、會社內部の出張政策を継続的に改善することができます。

方法三：合理的な審査を利用して費用を低減する。

本論文の冒頭で述べたように、出張費用の支出をコントロールするのは普通會社の予約ホテルと航空券の差旅標準を下げることによって実現しないです。

代わりに、旅行の合理性を事前に計畫することによって、その効果は半々です。

例えば、財務部は調査を通して、販売部の同僚が上海から出張して南京にお客さんを訪問することを発見しました。

予定を前倒ししていない場合は初日の午後出発するかもしれません。その夜に宿泊が発生して、翌日の晝間に取引先が訪問し、三日目に早く上海に帰ります。

しかし、事前に訪問の手配を理解して、日帰りで往復できるように計畫すれば、會社は二日間近くの家賃を節約できます。

會社は合理的に計畫して減少した対応宿泊支出の部分を奨勵することもできます。例えば、南京でお客様を訪問する場合、日帰りでの臨時手當があれば、手當の金額は宿泊費より少なくてもいいです。宿泊費を節約し、従業員の積極性を高めただけでなく、平日の出勤時間も追加されました。

ビジネスカードのモデルで代替金を使うと、會社に対する資金の占用が減り、資金の流れに対する圧力が緩和されます。

特に企業が現地の従業員を雇用しない場合、當該社員は通常より高い限度のクレジットカードを作れません。それに応じて、従業員は長時間の出張で大幅に旅行代金を立て替えて、その従業員の正常な生活に影響を與える実際の問題があります。この場合、會社の統一によるビジネスカードの取り扱いによって、高い與信額を獲得し、上記の問題を解決します。

しかし、ビジネスカードで無視できない潛在的な危険は、従業員が悪意を持って消費を借り越した場合、會社は相応の返済責任を負うべきです。

プラチナ略財務研修によると、企業は銀行と返済責任の免除を交渉することができます。一般的な操作手順は、できるだけ一ヶ月前に銀行會社の従業員の退職動向を通知し、実際に退職する時は書面で銀行に通知します。

方法5：簡単で透明な旅費政策によってコントロールする。

いくつかの會社は行政の階層が複雑で、さらに10以上の階層があります。

各行政レベルの需要を満たすためには、各行政レベルに対して個別の出張基準を制定する必要がある。

全國の各地區の経済発展のレベルは違っています。各地域に対して基準を制定すること自體はもう煩雑で、大量の標準制定の仕事は財務部に重荷に耐えられなくなります。

プラチナは行政の階層が多い企業に、できるだけ出張の標準を簡略化し、近い行政層を同類の基準にし、プロセスをできるだけ簡略化するよう提案しています。

方法6：人工審査を減らすことによって効率を高める

會社はオーダー化された出張費用管理ソフトを導入することで、作業効率を大幅に向上させることができます。

通常の典型的な出張電子清算システムは下記の5つの機能をカバーします。1.オンライン申請機能は出張申請と出張申請を含みます。2.オンライン審査機能；3.出張サプライヤー集中管理機能、すべての購入リスト內の航空券、ホテルなどのサプライヤーを含みます。

5.予算管理、管理者は審査時に、対応部門の當月全體の出張予算、費用と殘存狀況を見ることができます。

毎回審査する時に確認できる証拠があるようにします。

基準超過が発生した場合は、財務部に個別審査を行い、予算を増やす必要があります。

費用審査は凍結されます。

電子清算システムを通じて、財務審査のポイントは10近くから3つに減らすことができます。

電子清算を実施する前に財務審査が必要です。①審査権限が規定に合致しているかどうか②審査が完了しているかどうか③審査人のサインが真実かどうか④コストセンターの記入が間違っているかどうか⑤総金額が正確かどうか⑦費用が基準を超えているかどうかなど10のポイント。

電子を使って清算した後、財務は特殊な事項の合理性、領収書の真実な情況を審査するだけで、領収書の金額と清算金額が一致するかどうかなどの內容はすぐできます。

出張電子システムの応用により、財務部は大幅に仕事効率を向上させ、清算の進捗を加速させ、社員の満足度を向上させることができます。

また、小松（中國）、瑞爾盛（中國）、國旅運通、有名なソフトウェア?サービス業者「Infor」などの有名企業の財務擔當者と業界の出張専門家が2014年9月12日に上海でプラチナ略主催の「2014年企業旅費管理フォーラム」に參加します。出張費用の精算問題で困惑している多くの財務関係者に、旅行に関する特別なごちそうをもたらすことを目指しています。

フォーラムでは、「醫薬品業界の旅費管理の最適な実踐」、「企業旅費予算管理の事例共有」、「出張先の選択とサービス品質評価システムの構築」、「出張管理ツールの活用による管理効率の向上」などの議題を検討します。これは業界で初めての実務経験を持つ財務擔當者と知名な出張サービス専門家が一堂に會し、中國地區で唯一の企業財務擔當者の出張管理に対する管理のピークをもたらします。

1.多業種Benchmark出張旅費標準：醫薬、快速消、製造業財務総監が同じ臺で共有し、所在業界の旅費基準を掲示し、企業內部の旅費管理空間を探すことを助けます。

2.ワンストップ式旅費管理解決案：出張費用予算の制定、出張管理及び清算制度、稅務と反商業賄賂リスク及び清算システムとビジネス旅行管理サプライヤーの選択から、全方位の多角度からワンストップの出張管理の解決構想を提供します。

3.円卓討論の時の一番熱い差旅管理議題：すべての參加者は円卓討論會の形式でホットスポット問題の検討に參加します。參加者でもあるし、共有者でもあります。多元化問題と意見は知恵の火花にぶつかります。

4.數軒の有名な出張サービスプロバイダを集めて、ワンストップで出張サービス解決案を購入してください。