Des Données Importantes Peuvent Aider Les Entreprises à économiser Les Frais De Voyage?

Récemment, une journaliste de trois étoiles qui se plaignait du faible montant de l 'indemnité de voyage à vivre dans la zone des feux rouges a été très impressionnante et, dans le contexte d' une baisse de 25% des bénéfices d 'exploitation de trois étoiles au cours du deuxième trimestre, Samsung Electronics a d? commencer à appliquer La politique du ? sac serré ?.

Mais est - ce que le contr?le des frais de voyage doit se faire au détriment de la satisfaction du personnel de l 'entreprise?

En ce qui concerne le contr?le des frais de voyage, la première réaction du personnel des finances a été d 'aider les entreprises à réduire leurs co?ts et à réduire leurs dépenses inutiles.

Toutefois, d 'après le consultant, le contr?le des frais de voyage est beaucoup plus efficace qu' une seule réduction des dépenses comparable à celle décrite ci - dessus, et l 'excellent programme de contr?le des frais de voyage présente de multiples avantages: accro?tre l' efficacité de l 'audit du Département des finances, accro?tre l' utilisation des fonds de l 'entreprise et trouver un juste équilibre entre l' amélioration de la satisfaction du personnel.

Sur la base d 'un certain nombre de forums sur le contr?le des frais de voyage précédemment organisés par la formation financière de Platinum, Platinum a fait la synthèse d' un certain nombre de méthodes et de processus de contr?le des frais de voyage de grandes entreprises, et cette fois nous avons sélectionné six de ces modèles de contr?le des frais de voyage pour vous donner une idée du contr?le des co?ts.

Option 1: accro?tre l 'efficacité en réduisant les autorisations

La plupart des entreprises souvent employés en cas de dépassement de budget, mais qui est souvent une raison plausible.

Par exemple, les ventes de personnel et de dirigeants de la société avec les clients, l'hébergement des normes doit être le "grand pas faible", c'est pour le personnel de vente primaire va au - delà du budget.

Et comme mes collègues du Département de vente souvent dès que possible afin de prendre les commandes des clients et les frais de réception excessif.

Dans de tels cas, le Ministère des finances peut établir une liste de liste blanche ou de la liste noire.

En cas de survenue de personnel de vente et d'améliorer la situation des dirigeants et de normes de logement, est automatiquement à la liste blanche, pas besoin de l'approbation peut être approuvé.

Inversement, si la vente de la représentation excessive, alors peut être fixé pour la liste noire.

Par réglage périodique des dialogues et des listes noires, permet de réduire le nombre d'exceptions.

Procédé de gestion de données par seconde: grand afin de réduire les dépenses

L'avance de réserver un billet d'avion peut être généralement d'obtenir un rabais plus favorable est le bon sens bien connus, mais les entreprises grace à des documents de voyage trop grande quantité et souvent ne comprennent pas finalement obtenir remise sur le marché de niveau.

Et par l'intermédiaire de la ligne de déplacement de la plate - forme prédéterminée peut analyser le taux moyen de temps de remise d'un segment d'itinéraire et un tarif et sur la base de ce niveau de prix pour les employés de réserver un billet d'avion.

Dans le même temps, les entreprises peuvent également par le procédé de comparaison entre les secteurs à l'intérieur de la société.

Par exemple, le secteur de l'entretien, le prix des billets d'avion peut être élevée, généralement par une fois que le client demande alors commencer tout de suite à des clients de réparation, ne peut pas faire plus t?t prédéterminée.

Mais les responsabilités du Département de marketing et de vente peuvent être similaires, si le taux de réduction de l'apparition de marché moyenne est de 10% et de ventes est de 30%, il peut être demandé si des différences de secteur pourquoi correspondant, ce qui permet de découvrir pourquoi.

Grace à la poursuite de la recherche et de l'analyse, de promouvoir les bonnes pratiques, la pénurie de locaux amélioré, l'amélioration continue de la société

Politique de voyages.

Comme ce document parle de commande d'ouverture, les frais de voyage des dépenses ne sont généralement pas par réduction de la société critères la réservation de l'h?tel et les frais de voyage des billets d'avion pour atteindre, parce que de manière susceptible de provoquer un employé se plaint au lieu de plus.

à l 'inverse, la planification préalable des voyages pourrait être un double objectif.

Par exemple, le Département des finances a constaté, à l 'issue d' une étude, que des collègues du Département des ventes se rendaient régulièrement de Shanghai à Nanjing pour rendre visite à leurs clients.

En l 'absence d' une planification préalable, il se peut que ce soit l 'après - midi du premier jour, une nuit de séjour le soir, une visite du client le jour suivant et un retour à Shanghai le lendemain matin.

Toutefois, si l 'on se renseigne à l' avance sur les modalités des visites et si l 'on planifie de fa?on rationnelle les déplacements le jour même, l' entreprise pourra économiser près de deux jours de loyer.

L 'entreprise peut même récompenser la réduction des dépenses d' hébergement correspondantes grace à une planification rationnelle, par exemple en prévoyant que le montant de l 'indemnité peut être inférieur à celui de l' indemnité de logement correspondante si la visite à Nanjing a eu lieu le même jour, ce qui permet non seulement d 'économiser des Dépenses d' hébergement, d 'accro?tre la motivation du personnel, mais aussi d' augmenter le temps de travail d 'un jour ouvrable.

Modèle à utiliser pour la carte de commerce substitué par fonds de réserve permet de réduire l'occupation des ressources de l'entreprise, de soulager la pression sur les flux de capitaux.

En particulier lorsque les entreprises d'engager du personnel de cette catégorie de personnel non local, généralement pas plus de lignes de traitement de cartes de crédit, et correspondant à de réels problèmes de longue durée et peut être employé en avance de fonds et une forte influence sur la vie normale de l'employé, puis par l'intermédiaire de la Société de gestion uniforme de cartes de crédits de commerce peut obtenir plus de crédit et de résoudre ces problèmes.

Mais le commerce des cartes de risques non négligeables sont tels que le cas des employés malveillant découvert lors de la consommation, la société doit assumer la responsabilité de remboursement correspondant.

Platine de formation financière supprimé connaissance, l'entreprise peut exempter de la responsabilité de négocier avec les banques de remboursement, la procédure générale, devrait, autant que possible, moyennant un préavis d'un mois, la Banque du chiffre d'affaires réel lors de la cessation de service notifie par écrit à la Banque, dans le même temps, Le personnel avant que la société doit également des arriérés et de superviser le personnel à trouver le plus rapidement possible de payer.

Procédé 5: frais de voyage à travers une brève pparent de politiques de gestion et de contr?le

Certaines sociétés de la hiérarchie administrative complexe, même jusqu'à 10 niveaux.

Afin de répondre aux besoins de chaque niveau de la hiérarchie administrative, il est nécessaire d'élaborer des normes de voyage séparément sur chaque niveau de la hiérarchie administrative.

Et le niveau de développement économique de toutes les régions du pays, pour chaque région d'élaborer des normes lui - même est plus lourd, un grand nombre de normes de travail sera de sorte que le Ministère des finances submergé, tandis que la politique de renouvellement lent et peut conduire à l'économie réelle et ne sont pas conformes à L'évolution de la situation des prix qui se plaignent de plus de personnel.

Platinum recommande que les entreprises plus nombreuses au niveau de l 'administration simplifient autant que possible les normes relatives aux voyages en classant plusieurs niveaux administratifs similaires dans la même catégorie et en simplifiant autant que possible les procédures.

Option 6: accro?tre l 'efficacité en réduisant les vérifications manuelles

La société peut améliorer considérablement son efficacité en introduisant un logiciel personnalisé de contr?le des frais de voyage.

En règle générale, un système électronique de remboursement des frais de voyage comporte cinq fonctions: 1) Les demandes de voyage en ligne, y compris les demandes de voyage et les demandes de voyage; 2) Les autorisations de voyage en ligne; 3) Les fonctions de gestion centralisée des fournisseurs de voyages, y compris les billets d 'avion, les h?tels, etc., figurant sur toutes les listes d' achat; 4) Les fonctions de contr?le des co?ts, qui intègrent les critères de remboursement dans le système, par exemple les normes d 'hébergement dans différentes villes ou dans différents pays et les taux d' indemnité pour les zones correspondantes, tout en contr?lant systématiquement le choix et l 'utilisation des moyens de pport correspondant aux différentes distances.

Contr?le budgétaire: Au moment de l 'approbation du budget, les directeurs de programme ont pu constater que le budget global des voyages, les dépenses et les soldes des services correspondants pour le mois en cours avaient été utilisés.

Il est ainsi possible de vérifier chaque approbation.

En cas de dépassement de crédits, le Département des finances est tenu de procéder à un examen distinct et à une augmentation du budget.

Sinon, l 'approbation des dépenses serait gelée.

Grace au système électronique de remboursement, le nombre d 'éléments d' audit financier pourrait être ramené de près de 10 à 3.

Avant de mettre en place un système de remboursement électronique, il faut vérifier si les autorisations d 'approbation sont conformes aux prescriptions relatives à l' approbation complète de la signature du vérificateur, si le Centre des co?ts a rempli une erreur et si le montant total des remboursements a été correctement remboursé en temps voulu ou s' il y a eu dépassement des prix.

En revanche, lorsque le remboursement électronique est utilisé, les finances n 'ont à vérifier que le caractère raisonnable d' un événement particulier, l 'authenticité de la facture et la concordance entre le montant de la facture et le montant du remboursement.

L 'application du système électronique de gestion des voyages a permis au Département d' accro?tre considérablement son efficacité et d 'accélérer les remboursements, ce qui a permis d' accro?tre la satisfaction du personnel.