Comment Faire En Sorte Qu 'Une Réunion Se Déroule Sans Heurt

Les règles de courtoisie varient selon le nombre de participants, le contenu des préparatifs de la Conférence et la manière dont elle est accueillie.

La première concerne les préparatifs de la Conférence.

Les spécifications d 'accueil sont déterminées en fonction de la taille de la réunion.

Des avis et un calendrier des séances sont publiés.

La notification de la réunion doit indiquer le nom ou l 'Organisation du Coordonnateur, le nom de l' unité administrative, la date, le lieu, le thème de la réunion et les participants, les frais de participation, les documents à apporter et les coordonnées des participants.

La notification est accompagnée d 'une réponse, qui permet de déterminer si les personnes invitées ont participé à la réunion et si d' autres conditions sont requises pour y participer.

Les participants aux réunions sur le terrain sont également accompagnés d 'un plan d' accès au lieu de la Conférence et à l 'h?tel.

Cette feuille de route a permis d 'éviter de nombreux problèmes d' accès.

Le calendrier des réunions, qui est un programme concret pour chaque jour de la session, constitue une base importante pour l 'information sur les travaux de la Conférence.

Il peut prendre la forme de texte ou de tableaux.

Il peut être distribué en même temps que la notification de la réunion.

Le choix d 'un lieu de réunion doit être envisagé de manière globale en fonction du nombre de participants et du contenu de la réunion.

Il vaut mieux respecter les normes:

Premier: il faut être de taille moyenne.

La réunion était trop petite, trop nombreuse, trop dispersée, ce qui donnait aux participants un sentiment de frustration.

Ainsi, le Premier Ministre britannique Churchill a dit: il n 'y a pas de place pour une chambre trop grande, il n' y a qu 'une chambre de bonne taille.

Deuxièmement, le lieu doit être raisonnable.

Les réunions organisées dans le cadre de l 'histoire, qui se sont déroulées en une heure ou deux, pourraient être regroupées.

Au - delà d 'une journée de réunion, il faudrait s' efforcer de se rapprocher autant que possible de la résidence des participants, afin d' éviter que ceux - ci ne se déplacent de l 'autre c?té.

Troisièmement, les installations subsidiaires doivent être complètes.

Le personnel des services de conférence doit examiner l 'éclairage, la ventilation, la santé, les services, le téléphone, l' extension du son, les enregistrements sonores, etc. De la salle de conférence et ne doit pas, à la hate, penser que cette fois - ci elle aussi se déroulera sans problème, étant donné que la séance précédente s' est déroulée d 'ici.

Sinon, il pourrait y avoir des pertes.

Quatrième: il faut un parking.

Il n 'y a plus beaucoup de gens qui se réunissent avec une paire de chaussures de paille.

Il faut un parking pour les voitures et les motos.

Agencement d 'un lieu de réunion comprenant une décoration autour d' un lieu de réunion et

Configuration

En règle générale, les séances sont suspendues en fonction de leur contenu.

Des affiches de bienvenue et de célébration sont affichées à la porte.

Des pots - de - vin et des pots - fleurs appropriés pourront être installés dans la salle; pour que la salle soit plus solennelle, le drapeau, le drapeau ou l 'emblème du parti pourront être hissés sur la tribune.

Si vous avez besoin d 'une tasse de thé ou d' une boisson sur le Bureau, il faut nettoyer, mettre l 'esthétique et l' uniforme.

La disposition des sièges, avec le style et l 'atmosphère de la réunion et l' ordre du Protocole, s' effectue de la manière suivante:

Tables rondes.

Utiliser une table ronde ou une table elliptique.

Cette disposition a permis aux participants de s' asseoir à la table avec les dirigeants, éliminant ainsi le sentiment d 'inégalité.

En outre, les participants ont pu se faire une idée claire des visages des autres, ce qui a facilité l 'échange de vues.

Cette formule s' applique aux réunions d 'environ 1 020 personnes.

Les dispositions relatives aux places doivent être prises de manière à ce que les invités ou les supérieurs hiérarchiques fassent face à la direction et à l 'accompagnement de l' entreprise, et que le plus haut responsable de l 'entreprise soit assis en face du Sud ou en face de la porte.

Les diagonales du même niveau s' assoient.

Caractère oral.

Si vous utilisez une table carrée allongée.

Cette formule est plus adaptée à un plus grand nombre de séances que la table ronde.

Classe.

Il s' agit de la forme la plus souvent employée pour les réunions d 'information et d' orientation, où les participants sont plus nombreux et où il n 'y a pas lieu de discuter ou d' échanger des vues entre les participants.

La tribune est ainsi placée à l 'opposé de la salle d' audience.

Les sièges sont attribués par fonction et par statut social.

Les sièges du Président sont occupés par les sièges situés au premier rang, le reste par les sièges situés à gauche et à droite.

Préparation des documents de la réunion.

Le Groupe de travail devrait préparer les informations nécessaires sur les thèmes de la session, qui seraient ensuite regroupées et distribuées aux participants dans un dossier afin de faciliter leur lecture et leur préparation.

Réception avant la réunion.

Examen avant session.

Il s' agit de remédier à la négligence ou à l 'inexécution au cours de la phase préparatoire.

Par exemple, vérifier si les enregistrements audio et vidéo, les fichiers, les drapeaux, etc.

Entrée anticipée

".

Les réceptionnistes devraient entrer dans leur poste et être en état de travailler avant l 'arrivée des participants.

Les réceptions générales sont réparties entre les postes suivants.

Signe.

Un guichet de signature composé d 'un ou deux fonctionnaires peut être attribué à une dame de cérémonie si le niveau d' accueil est plus élevé.

Taipei a signé un stylo, un stylo et un cahier.

Quand vous donnez un stylo à un client, il faut enlever son stylo et lui donner les mains.

Si c 'est un pinceau, il faut l' encre après l 'avoir trempée.

Signez bien pour enregistrer.

Si des informations doivent être diffusées, elles doivent être remises par courtoisie.

Le personnel d 'accueil informe régulièrement les organisateurs de la réunion du nombre de participants.

Siège de guidage.

Signez.

Les participants devraient être invités à prendre place à la table de la Conférence avec courtoisie.

Les chefs d 'entreprise devraient d' abord être escortés dans les salons, où ils pourront prendre place quelques minutes avant le début de la réunion.

Réception.

Lorsque les participants s' assoient, le personnel d 'accueil leur apporte du thé ou des serviettes, des fruits et des serviettes, répond avec enthousiasme aux questions, répond aux demandes et offre des services aussi attentifs que possible.

Le Service des séances doit être stable, généreux, rapide et en temps voulu.

Les serveurs de thé observent chaque participant pour une durée de temps raisonnable.

Qui est le plus léger, le plus rapide, le plus régulier.

Il n 'y a pas de contact avec le Bureau à l' intérieur du couvercle, il n 'y a pas de contact entre le doigt et le son du couvercle.

Généralement, enlevez le couvercle du dos de la main gauche, mangez l 'eau à la main droite, versez l' eau chaude dans la tasse avec précision et ne laissez pas le thé voir sur la table ni sur les participants.

Le verre est placé à droite sur la table des participants.

En cas d 'erreur ou d' imprudence, il faut agir rapidement et sans faire de bruit pour ne pas effrayer les autres, ne pas paniquer, courir et se concentrer sur les participants, faute de quoi il s' agirait d 'une grave erreur.

Autres

La procédure proposée devrait être rigoureuse et ne pas créer de situation de froid.

Il faudra pour cela que tous les membres du personnel soient prêts et prêts.

Par exemple, la Conférence commence par l 'hymne national.

C 'est l' hymne national qui est diffusé immédiatement.

Par ailleurs, l 'Assemblée générale a annoncé que les lauréats seraient rapidement mis en file d' attente par le personnel de l 'Organisation, que le chef de l' équipe serait relevé de la table du Président, et que les autres seraient remis au lauréat.

Pour que les activités se déroulent de manière ordonnée sur le lieu de la réunion, le personnel concerné devrait, au besoin, être organisé pour des exercices de simulation afin d 'éviter toute confusion.

Si un participant a un appel téléphonique ou si quelqu 'un souhaite lui faire part de quelque chose d' particulièrement important, le fonctionnaire doit se rendre auprès de lui et l 'informer à voix basse.

Si l 'on veut informer les dirigeants de la tribune, il est préférable de pmettre la notification par lettre, afin d' éviter que des personnes qui ne sont pas concernées ne se déplacent et ne parlent et de détourner l 'attention des participants.

Préparez - vous au service après la session.

Le Service d 'après - session devrait être prêt si les réunions se tiennent.

Par exemple, pour prendre des photos après la séance, il faut mettre en place le terrain, la chaise, etc., à l 'avance, et le photographe doit être prêt à prendre des photos.

En outre, les véhicules devant être utilisés après la réunion devraient être prêts avant la fin de la réunion.

à l 'issue de la réunion, tous les membres du personnel d' accueil devraient se répartir clairement les taches de remise en état.

Des manifestations sont parfois organisées à l 'issue des sessions d' Organisation.

Ces taches, telles que les festivals, les repas, les visites, les photographies, etc., sont lourdes et exigent l 'unité de commandement et de coordination de la part de l' un des chefs et une forte capacité organisationnelle, tandis que les autres membres du personnel d 'accueil doivent coopérer activement, assumer leurs responsabilités et faire leur part du travail pour assurer la bonne exécution du Programme d' activités.

Les participants peuvent se rendre à leur retour dans les délais voulus.

Le nettoyage des documents de la Conférence permet de récupérer les documents pertinents conformément au principe de confidentialité.

Organisation des travaux.

Info.

Archivage des volumes principaux.

Résumé de la réunion