Le Protocole D 'Accueil Dans Le Travail De Secrétaire Est Indispensable

Le Protocole d 'accueil dans le cadre du travail du Secrétaire est très large et exige que celui - ci se familiarise avec le Protocole dans tous les processus d' accueil, qu 'il soit souple, qu' il acquière une expérience et qu 'il améliore ses compétences professionnelles.

I) Aménagement de l 'environnement d' accueil

Agencement environnemental

L 'environnement d' accueil doit être propre, complet, brillant, beau et sans odeur.

Vous pouvez mettre des fleurs, des plantes vertes sur l 'accueil ou dans les salles de réunion, et faire preuve d' une atmosphère de "Bienvenue" qui vous fera du bien l 'un de l' autre.

Les documents, les articles de papeterie, les téléphones, etc.

Quelque chose de moins souvent et de biens privés, devrait être mis en place de fixation dans le tiroir, de sorte que lors de l'utilisation tout de suite trouvé.

2, des fournitures de bureau à préparer

(1) Le Bureau.

Doit être prêt pour les visiteurs du Siège, de sorte que les clients et est en attente n'est pas respectueux.

Style de siège devrait être concis et des couleurs vives.

Sont également équipés de table.

(2) Le salon.

Des tables et des chaises de bureau est bien rangé, maintenir la propreté de l'eau, il n'y a pas de taches.

Le mur peut être suspendu et l'image de l'environnement de coordination.

- une photo de dirigeants de la société de direction ou de pays, des photos ou un succès à grande échelle des activités de relations publiques, capable d'améliorer la société viable.

La table peut être placé d'introduction de données de la société.

En outre, le thé, le thé, la boisson doit être prêt.

La réception des invités de gobelets jetables généralement disponibles, à recevoir des invités importants ou formelle du thé pour de bon.

Le Salon doit être bien éclairé et climatisé.

Pour être équipé d 'un téléphone, d' une photocopieuse, d 'un télécopieur, etc., ne pas être trop loin, même s' il n' est pas dans la salle de réunion.

Après le départ, il faut nettoyer.

Pour nettoyer le thé, le cendrier, changer d 'air et fermer la porte.

Faute de quoi, le prochain groupe d 'invités se sentira délaissé.

Ii) Service de réception

Dans la salle de réceptionniste, s' il n 'y a pas d' invités, le Secrétaire doit:

Aménager une salle d 'accueil

Comprendre le programme de la dernière réunion

Remplir le formulaire d 'enregistrement des entrées et sorties du personnel de l' entreprise

Remplir le registre des réservations des invités

Protocole de base de l 'accueil

(A) la réception de l'étiquette de base

Les invités le devrait prêter attention aux points suivants:

1, indépendamment de la réception quels invités, tout doit être équitable et poli, est arrivée sur les principes de la réception de chaque client.

2, si des invités de ce genre, doit être agréable, Jamais froncement de sourcils.

3, à recevoir des visiteurs attitude solennellement, mais pour en parler.

4, pour les invités, il y avait un rendez - vous rapidement pmettre sa demande, ne laissez pas les attendre.

5, pour éviter des erreurs, pour certaines questions importantes invités à confirmer à nouveau.

6, dès que possible, de vous rappeler les noms d'apparence et de comprendre leurs relations avec la société.

7, invité à remplir un registre de réception.

8, patron, pas de confirmation de voir les invités, ne le laissez pas entrer.

9, sans conna?tre l'identité de l'autre c?té, si l'autre a demandé à l'ensemble du calendrier de travail supérieurs à même de son superviseur, de ne pas répondre directement à la, mais devrait autant que possible l'un de l'autre et comprendre des informations utiles.

10, étrange visiteur, assurez - vous entendre sur son nom, introduit des entreprises; dans des circonstances différentes, les intentions et les objectifs des visiteurs à savoir demander de ne pas perdre, mais lorsque l'étiquette.

(II)

De l'étiquette

Dans le processus de présentation, d'introduire et d'être introduit de manière appropriée à l'enthousiasme, généreux, dans tout le processus d'introduction devrait sourire.

Quand le général, introduction, les deux parties doivent garder la position mutuelle de réponse enthousiaste.

1, l'auto - Introduction

Dans certains cas présenter pour secrétaire très nécessaire.

Présentation de contenu pour des occasions, les occasions de se présenter et se présenter en dehors de ses fonctions.

2, pour les autres introduit

Si tu veux quelqu'un de présenter d'autres que les Parties a été introduit qui devrait être respecté.

Le Protocole devrait être: Selon l'ordre à d'anciens sur les jeunes, les hommes et les femmes sont par ordre d'introduction; les hommes à Mme présente, à faible position introduit en position haute, simultanément avec les deux parties de l'unité, le titre ensemble simple d'introduction.

Dans le cas de nombreux, si il n'y a pas de position, la présence d'un statut spécial, c'est la Fête de personnes du même age, selon un certain ordre introduits.

Les présentations doivent être concises et claires.

Les exposés peuvent également fournir des informations succinctes sur la profession, l 'origine, etc., des deux parties, ce qui facilite les échanges entre deux personnes inconnues.

Si vous présentez deux personnes séparément, il faut savoir à l 'avance s' ils ont tous le désir de se conna?tre avant de créer des embarras inutiles.

Il ne faut pas pointer un doigt sur quelqu 'un pour le présenter à quelqu' un, mais bien lui faire signe de politesse.

{page} u break}

Dans le domaine social, le principe de la ? préférence pour les femmes ?, c 'est - à - dire la nécessité de présenter un homme à une femme, est largement accepté au niveau international.

Si l 'on est assis, alors il faut se lever, se mettre à pied, se tenir à distance de l' autre bras, se regarder l 'un l' autre, sourire, serrer la main ou hocher la tête.

être présenté

Iii) Protocole de poignée de main

Poignée de main.

En général, les deux mains serrées sont verticales, ce qui signifie une relation égale et naturelle, c 'est la fa?on la plus s?re de serrer la main.

Si vous voulez faire preuve d 'humilité ou de respect, vous pouvez serrer la main par la main.

Et si c'est tendu la main pour tenir la est plus modeste juge.

Mais ne doit pas être paumes vers le bas, l'autre main, c'est généralement l'insolence.

Lorsque la main est tendu la main droite, gauche et personne ne s'en saisir.

2, la séquence.

Dans l'une de l'autre, sont d'abord supérieurs à tendre la main, peut être connecté à la génération de niveau inférieur, entre les anciens, de première main, peut être connecté à la jeune génération, entre les hommes et les femmes, doit être une femme, de première main, il peut la saisir.

3, la force devrait également prêter attention.

Généralement, la poignée peut être mutuellement.

Si c'est chaleureusement serrer la main de secouer un peu, c'est très sympathique

4, moment d'établissement de liaison généralement en trois à cinq secondes pour approprié, sauf si la personne proche peut de temps de main tremble, généralement un toucher de peut - être.

Quand la main doit regarder dans les yeux, gage de bonne foi.

(IV) l'échange de cartes de visite

1, le contenu de la carte de visite

Carte de visite officielle et carte de visite sociale

1) carte de visite officielle

Les principaux éléments de la carte de visite officielle sont les coordonnées de l 'unité et du service, le nom, la fonction ou le titre, l' adresse, le téléphone, etc.

Données à titre indicatif uniquement, elles ne sont pas intégrées dans les notes d 'h?tels Ctrip.

La couleur de la carte de visite est de préférence blanche, simple et généreuse.

Les numéros de téléphone personnels ne sont généralement pas imprimés sur les cartes de visite officielles.

Vous pouvez l 'imprimer si cela ne vous dérange pas.

S' il n 'y a pas de numéro personnel sur la carte de visite d' autrui, il n 'est pas nécessaire de se demander.

Carte de visite sociale

Carte de visite sociale

Les cartes de visite portatives doivent être placées dans une bo?te de carte ou un dossier de carte de visite et ne pas être placées directement dans un sac à vêtement ou un portefeuille, ce qui n 'est ni propice à la conservation ni respectueux de soi.

Les femmes peuvent mettre leur carte de visite dans leur sac à main et les hommes dans leur poche intérieure de veste ou dans leur mallette.

2, d'échange de cartes de visite de l'étiquette

(1) la possibilité de donner une carte de visite

Un premier rendez - vous en présenter. Ou par d'autres, après introduction, peut présenter une carte de visite.

à partir de la présentation de la carte est également commun.

En parler si mentionné l'adresse de l'entreprise, de contenu et d'autres moyens de contact peut également présenter une carte de visite.

(3) pour donner une carte de visite de l'étiquette

De manière générale, être des visiteurs, hommes, de l'identité de l'utilisateur est faible à des visiteurs, de femmes, d'identité élevée de cartes de visite, ce dernier est re?u dans la carte est une carte de rabais à l'autre.

La présentation de la carte de visite doit être levé (sur la table libre), avec une hauteur donnée sur la poitrine.

Des deux mains au - dessus de la carte, de sorte que les polices de caractères sur la carte avant vers l'autre, de sorte que l'autre partie peut immédiatement après le voir clairement.

Si l'autre partie a également pris des cartes de visite, des visiteurs, hommes, de l'identité des faibles devraient faire leur propre carte inférieure à celle de l'autre carte, en signe de respect.

Si plus d'une personne, doit être en position de haut en bas ou en fonction de la position de proche en loin à livrer.

(4) la carte de visite de l'étiquette

Quand quelqu'un debout nom lors de la livraison, tu devrais lever avec les deux mains.

Après réception de la carte de l'autre c?té, ne peut pas être immédiatement mis dans sa poche, mais devrait voir le nom de la personne, de l'identité.

Si le nom de l'autre un mot reconnu ne doit être un compliment à consulter l'un de l'autre.

De lecture, après solennellement et mettez - le sur la table, attention de ne pas les fichiers de pression au - dessus.

Si, dans les négociations, les cartes de visite sur l'autre siège devant soi - même, de faciliter le coche, carte de visite et de l'approfondissement de l'impression.

Comme carte de visite juste rencontrer son utilisé, ne peut pas donner l'un de l'autre, peut expliquer pourquoi, tableau d'excuses, et l'écriture des noms, des adresses, des moyens de contact à l'autre.

3, carte de préservation et de finition

Le nom de la cassette après serrage de cartes de visite ou de cartes de visite, selon un ordre de classement des cartes de visite.

Troisièmement, le jour de réception de l'essentiel

(A) Accueillir, de divertir les invités

Invités à prêter attention aux points suivants.

1, les invités cherche le responsable n'est pas en

Il faut indiquer clairement à l 'autre responsable où il est allé et quand il retourne dans son établissement.

Veuillez laisser le téléphone, l 'adresse et préciser si le client vient à nouveau ou si notre responsable va à l' autre unité.

Quand les invités arrivent

Notre responsable ne peut pas recevoir tout de suite, pour diverses raisons, pour expliquer les raisons d 'attente et le temps d' attente, si le client veut attendre, il doit lui fournir des boissons, des magazines et, dans la mesure du possible, il doit souvent changer de boisson pour le client.

Le personnel d 'accueil doit conduire le client vers la destination, il doit avoir la bonne méthode de guidage et de guidage.

{page} u break}

1) Méthode de guidage dans les couloirs.

Le personnel d 'accueil, avant les deux ou trois étapes du client, accompagne le rythme et laisse le client marcher à l' intérieur.

2) Méthode de guidage dans les escaliers.

Lorsque le client monte, il faut le laisser marcher devant, le personnel d 'accueil derrière, s' il descend, le personnel d' accueil devant, le client derrière, en descendant l 'escalier, le personnel d' accueil doit veiller à la sécurité du client.

3) Méthode de guidage dans l 'ascenseur.

Lorsque le client est guidé par l 'ascenseur, le personnel d' accueil entre d 'abord dans l' ascenseur, puis ferme la porte de l 'ascenseur.

Méthode de guidage dans le salon.

Lorsque le client entre dans le salon, le personnel d 'accueil lui donne des instructions de la main.

Si le client s' assied mal, il est invité à changer de siège.

Ii) félicitations aux invités

Aider les passagers à identifier les bagages qu 'ils pportent et les aider à les pporter dans le véhicule.

Après avoir posé vos bagages, je vous remercie de votre présence et de vos adieux, par exemple "Bon voyage, bienvenue à la prochaine!", "Bon voyage, tout en nous souhaitant une bonne et agréable coopération!"

Quand vous Fermons la porte des visiteurs, le temps est à l 'envers, pas trop lourd, ni trop léger.

Trop lourd pour effrayer les clients, trop léger pour fermer la porte.

Il faut aussi veiller à ce que les habits des invités ne soient pas bloqués par la porte de la voiture.

Quand la porte est fermée, il ne faut pas se retourner tout de suite, mais attendre que le véhicule de l 'invité démarre, avec sourire, faire signe d' adieu, voir le véhicule partir.

Iii) accueil des invités

Après les salutations initiales, les invités se présenteront, indiqueront le nom de la personne qu 'ils souhaitent voir, et le Secrétaire vérifiera d' abord s' il y a un rendez - vous.

Iv) dissuader les supérieurs

Sauf circonstances exceptionnelles exceptionnelles, le supérieur hiérarchique doit, dans son bureau, lui demander de ne pas, à son avis personnel, refuser d 'admettre que son supérieur n' est pas là.

Même en refusant l 'autre, il faut faire attention à la courtoisie et laisser la parole.

V) accueil des visiteurs en visite simultanée

Respecter le principe de l 'égalité de traitement

En attendant l 'arrivée de l' invité d 'abord, souriez et revenez un peu plus tard.

Veuillez d 'abord vous inscrire, puis saluer les invités.

Garder à l 'esprit l' aspect physique

Vi) accueil des visiteurs

Il faut d 'abord s' assurer que si l' autre ne le dit pas, il faut lui faire savoir qu 'il s' agit d' un besoin de travail.

Si un visiteur demande à rencontrer une personne, il doit immédiatement contacter celle - ci.

Mais il ne faut pas donner de réponse affirmative aux invités avant de les contacter.

3, pas devant les invités à parties de téléphone, de sorte que lorsque l'intéressé a refusé de rencontrer lorsqu'il n'est pas facile à trouver une excuse.

Pour les invités et de le maintenir à une certaine distance est invité inaudible le discours.

4, par euphémisme refusé invités

5, essaye de ne pas laisser des invités dans le Bureau de rester plus longtemps.

(7) la réception des plaintes de clients

1, les invités à la salle de réunion et de créer un environnement favorable pour accueillir les invités.

2, afin de répondre aux besoins affectifs et besoins professionnels des invités.

(8) la réception de médias

1, avec enthousiasme, de leur offrir le confort.

2, pour le contenu des rapports à examiner attentivement, de fournir des informations à la réalité.

3, ce n'est pas s?r de ne pas décider.

4, attention différenciée, conservateur de secrets d'entreprise.