Protocole D 'Accueil Dans Le Travail De Secrétaire

I. PRéPARATIFS DE L 'accueil

I) Aménagement de l 'environnement d' accueil

Agencement environnemental

Il faut être propre, bien rangé, brillant, beau, sans go?t.

Vous pouvez mettre des fleurs, des plantes vertes sur l 'accueil ou dans les salles de réunion, et faire preuve d' une atmosphère de "Bienvenue" qui vous fera du bien l 'un de l' autre.

Les documents, les articles de papeterie, les téléphones, etc.

Les objets inhabituels et personnels doivent être placés dans un tiroir où ils peuvent être trouvés immédiatement.

Préparation des fournitures de bureau

1) hall d 'entrée.

Il n 'est pas respectueux de laisser les invités attendre.

Le style de siège doit être simple et couleur claire.

Il faut aussi du thé.

2) salles de réunion.

Les chaises doivent être rangées et le Bureau doit rester propre sans tache d 'eau.

Les murs sont compatibles avec l 'environnement.

Des photographies prises par des dirigeants d 'entreprise ou d' état, ou des photographies d 'une grande manifestation de relations publiques réussie, peuvent améliorer la viabilité de l' entreprise.

Des informations sur la société peuvent être présentées sur le Bureau.

En outre, les ustensiles de thé, le thé, les boissons doivent être bien préparées.

L 'accueil général des visiteurs peut utiliser une tasse de papier jetable, l' accueil des visiteurs importants ou bien utiliser le thé traditionnel.

Le salon est avec des dispositifs d'éclairage et de bonne climatisation.

être équipé d'un téléphone, photocopieurs, télécopieurs, etc. même pas mis dans le salon, ni trop loin.

Après l'invité, à nettoyer le salon de thé, de nettoyage, de cendrier, changer d'air, puis de fermer la porte.

Sinon, ne se sentent pas apprécié que le prochain groupe de clients.

(II) la réception de service

Dans le premier plan de service de chambre, quand il n'y a pas de clients, le Secrétaire doit:

1, la Chambre de réception de disposition

2, à savoir la dernière fois

3, remplir un formulaire d'enregistrement des employés de la compagnie d'entrée et de sortie

4, remplir les rendez - vous de registre

Deuxièmement, la réception de l'étiquette de base

(A) la réception de l'étiquette de base

Les invités le devrait prêter attention aux points suivants:

1, indépendamment de la réception quels invités, tout doit être équitable et poli, est arrivée sur les principes de la réception de chaque client.

2, si des invités de ce genre, doit être agréable, Jamais froncement de sourcils.

3, à recevoir des visiteurs attitude solennellement, mais pour en parler.

4, pour les invités, il y avait un rendez - vous rapidement pmettre sa demande, ne laissez pas les attendre.

5, pour éviter des erreurs, pour certaines questions importantes invités à confirmer à nouveau.

6, dès que possible, de vous rappeler les noms d'apparence et de comprendre leurs relations avec la société.

7, invité à remplir un registre de réception.

8, patron, pas de confirmation de voir les invités, ne le laissez pas entrer.

9, sans conna?tre l'identité de l'autre c?té, si l'autre a demandé à l'ensemble du calendrier de travail supérieurs à même de son superviseur, de ne pas répondre directement à la, mais devrait autant que possible l'un de l'autre et comprendre des informations utiles.

10, étrange visiteur, assurez - vous entendre sur son nom, introduit des entreprises; dans des circonstances différentes, les intentions et les objectifs des visiteurs à savoir demander de ne pas perdre, mais lorsque l'étiquette.

Ii) Protocole de présentation

Au cours de la présentation, l 'introducteur et le présentateur doivent avoir une attitude chaleureuse et généreuse et sourire tout au long de la présentation.

D 'une manière générale, les deux parties devraient rester debout et se répondre mutuellement.

Se présenter

Il est très important pour la Secrétaire de se présenter en une occasion.

Le contenu de l 'exposé est déterminé par le contexte dans lequel l' intéressé présente ses fonctions en plus de se présenter lui - même.

Presentation for Others

Quand vous voulez présenter quelqu 'un à quelqu' un, assurez - vous que l 'un ou l' autre des deux parties présentées doit être respecté.

L 'ordre protocolaire devrait être le suivant: présenter les jeunes aux personnes agées, hommes et femmes, dans cet ordre; présenter les hommes aux femmes, les hommes aux postes élevés, les personnes aux postes inférieurs, et présenter brièvement avec leurs unités et titres respectifs.

Dans un grand nombre de cas, il est possible de les présenter dans un ordre donné, s' il n 'y a pas de place, s' il n' y a pas d 'identité particulière et s' il s' agit d' une réunion de personnes de même age.

Les présentations doivent être concises et claires.

Les exposés peuvent également fournir des informations succinctes sur la profession, l 'origine, etc., des deux parties, ce qui facilite les échanges entre deux personnes inconnues.

Si vous présentez deux personnes séparément, il faut savoir à l 'avance s' ils ont tous le désir de se conna?tre avant de créer des embarras inutiles.

Il ne faut pas pointer un doigt sur quelqu 'un pour le présenter à quelqu' un, mais bien lui faire signe de politesse.

Dans le domaine social, le principe de la ? préférence pour les femmes ?, c 'est - à - dire la nécessité de présenter un homme à une femme, est largement accepté au niveau international.

Si l 'on est assis, alors il faut se lever, se mettre à pied, se tenir à distance de l' autre bras, se regarder l 'un l' autre, sourire, serrer la main ou hocher la tête.

être présenté

Iii) Protocole de poignée de main

Poignée de main.

En général, les deux mains serrées sont verticales, ce qui signifie une relation égale et naturelle, c 'est la fa?on la plus s?re de serrer la main.

Si vous voulez faire preuve d 'humilité ou de respect, vous pouvez serrer la main par la main.

Et si on tend la main pour la tenir, c 'est encore plus humble.

Mais ne pas tenir la main de l 'autre, c' est souvent une expression d 'arrogance.

Il faut tendre la main droite et ne pas tendre la main gauche pour serrer les gens.

2, la séquence.

Dans l'une de l'autre, sont d'abord supérieurs à tendre la main, peut être connecté à la génération de niveau inférieur, entre les anciens, de première main, peut être connecté à la jeune génération, entre les hommes et les femmes, doit être une femme, de première main, il peut la saisir.

3, la force devrait également prêter attention.

Généralement, la poignée peut être mutuellement.

Si c'est chaleureusement serrer la main de secouer un peu, c'est très sympathique

4, moment d'établissement de liaison généralement en trois à cinq secondes pour approprié, sauf si la personne proche peut de temps de main tremble, généralement un toucher de peut - être.

Quand la main doit regarder dans les yeux, gage de bonne foi.

(IV) l'échange de cartes de visite

1, le contenu de la carte de visite

Carte de visite professionnelle et sociale en service de carte de visite

(1) Le Service de carte de visite

Le contenu principal de service de carte de visite comprenant principalement des unités et services, le nom, titre ou de la position, adresse, téléphone, etc.).

Données à titre indicatif uniquement, elles ne sont pas intégrées dans les notes d 'h?tels Ctrip.

La couleur de la carte de visite est de préférence blanche, simple et généreuse.

Les numéros de téléphone personnels ne sont généralement pas imprimés sur les cartes de visite officielles.

Vous pouvez l 'imprimer si cela ne vous dérange pas.

S' il n 'y a pas de numéro personnel sur la carte de visite d' autrui, il n 'est pas nécessaire de se demander.

Carte de visite sociale

Carte de visite sociale

Les cartes de visite portatives doivent être placées dans une bo?te de carte ou un dossier de carte de visite et ne pas être placées directement dans un sac à vêtement ou un portefeuille, ce qui n 'est ni propice à la conservation ni respectueux de soi.

Les femmes peuvent mettre leur carte de visite dans leur sac à main et les hommes dans leur poche intérieure de veste ou dans leur mallette.

Protocole d 'échange de cartes de visite

Calendrier de présentation des cartes de visite

La personne qui se présente pour la première fois peut présenter sa carte de visite après s' être présentée.

à partir de la présentation de la carte est également commun.

En parler si mentionné l'adresse de l'entreprise, de contenu et d'autres moyens de contact peut également présenter une carte de visite.

(3) pour donner une carte de visite de l'étiquette

De manière générale, être des visiteurs, hommes, de l'identité de l'utilisateur est faible à des visiteurs, de femmes, d'identité élevée de cartes de visite, ce dernier est re?u dans la carte est une carte de rabais à l'autre.

La présentation de la carte de visite doit être levé (sur la table libre), avec une hauteur donnée sur la poitrine.

Des deux mains au - dessus de la carte, de sorte que les polices de caractères sur la carte avant vers l'autre, de sorte que l'autre partie peut immédiatement après le voir clairement.

Si l'autre partie a également pris des cartes de visite, des visiteurs, hommes, de l'identité des faibles devraient faire leur propre carte inférieure à celle de l'autre carte, en signe de respect.

Si plus d'une personne, doit être en position de haut en bas ou en fonction de la position de proche en loin à livrer.

(4) la carte de visite de l'étiquette

Quand quelqu'un debout nom lors de la livraison, tu devrais lever avec les deux mains.

Après réception de la carte de l'autre c?té, ne peut pas être immédiatement mis dans sa poche, mais devrait voir le nom de la personne, de l'identité.

Si le nom de l'autre un mot reconnu ne doit être un compliment à consulter l'un de l'autre.

De lecture, après solennellement et mettez - le sur la table, attention de ne pas les fichiers de pression au - dessus.

Si, dans les négociations, les cartes de visite sur l'autre siège devant soi - même, de faciliter le coche, carte de visite et de l'approfondissement de l'impression.

Comme carte de visite juste rencontrer son utilisé, ne peut pas donner l'un de l'autre, peut expliquer pourquoi, tableau d'excuses, et l'écriture des noms, des adresses, des moyens de contact à l'autre.

3, carte de préservation et de finition

Le nom de la cassette après serrage de cartes de visite ou de cartes de visite, selon un ordre de classement des cartes de visite.

(A) Accueillir, de divertir les invités

Invités à prêter attention aux points suivants.

1, les invités cherche le responsable n'est pas en

Il faut indiquer clairement à l 'autre responsable où il est allé et quand il retourne dans son établissement.

Veuillez laisser le téléphone, l 'adresse et préciser si le client vient à nouveau ou si notre responsable va à l' autre unité.

Quand les invités arrivent

Notre responsable ne peut pas recevoir tout de suite, pour diverses raisons, pour expliquer les raisons d 'attente et le temps d' attente, si le client veut attendre, il doit lui fournir des boissons, des magazines et, dans la mesure du possible, il doit souvent changer de boisson pour le client.

Le personnel d 'accueil doit conduire le client vers la destination, il doit avoir la bonne méthode de guidage et de guidage.

1) Méthode de guidage dans les couloirs.

Le personnel d 'accueil, avant les deux ou trois étapes du client, accompagne le rythme et laisse le client marcher à l' intérieur.

2) Méthode de guidage dans les escaliers.

Lorsque le client monte, il faut le laisser marcher devant, le personnel d 'accueil derrière, s' il descend, le personnel d' accueil devant, le client derrière, en descendant l 'escalier, le personnel d' accueil doit veiller à la sécurité du client.

3) Méthode de guidage dans l 'ascenseur.

Lorsque le client est guidé par l 'ascenseur, le personnel d' accueil entre d 'abord dans l' ascenseur, puis ferme la porte de l 'ascenseur.

Méthode de guidage dans le salon.

Lorsque le client entre dans le salon, personnel de réception par la main de l'indication, les invités assis, voir les invités assis, avant la cérémonie après avoir quitté la tête.

Si le client mal assis le Siège, doit être invité à modifier des sièges (généralement à proximité de la porte d'une partie inférieure de siège

(II) escortez nos invités

1, un article de bagage pour confirmer le invités à mentionner dans la voiture avec les invités.

La position de bagages, pour les invités à faire la confession, et le salut merci et adieu, tels que "Je vous souhaite un bon voyage, bienvenue!", "et vous souhaite un bon voyage, et j'espère que notre coopération agréable!" et ainsi de suite.

2, aider les invités lors de la fermeture de la porte, le temps va très bien comme il est, pas trop lourd, ni trop léger.

Trop lourd va effrayer les invités, trop léger de la porte ne ferme pas.

Mais attention à ne pas laisser des culottes de vêtements d'invités est coincée dans la porte.

3, fermer la porte, peut être tourné, et attendre d'être invités lors du démarrage du véhicule, avec un sourire, adieu, vu la voiture de partir avant de partir.

(III) Recevoir un rendez - vous invité

Après avoir initialement salutations, les invités vont présenter, nom de voir des gens, le doit d'abord déterminer s'il y a un rendez - vous.

(IV) supérieure à la protéger

1, à l'exception de quelques très spécial, supérieurs au Bureau à leur demande, de ne pas leur propre jugement, les invités seront rejetées, dit patron n'est pas là.

2, même dans le refus de l'autre, devrait également prêter attention à l'étiquette, parler de la place.

(5) Les invités en visite

1, de respecter tous les principes de l'égalité de traitement

2, lors de la réception de la première vers le client et, souriant, veuillez aux invités, attends.

3, s'il vous pla?t, invités à l'enregistrement et à accueillir les invités.

4, assurez - vous de juger

(6) la réception.

1, tout d'abord sur l'autre objet, si l'autre ne dit pas, il doit lui montre que c'est nécessaire.

2, par exemple des visiteurs pour les pourparlers avec l'appel d'un personnel, il doit immédiatement en contact avec les parties.

Mais un bon contact avant, ne doit pas être donné une réponse positive des invités.

3, pas devant les invités à parties de téléphone, de sorte que lorsque l'intéressé a refusé de rencontrer lorsqu'il n'est pas facile à trouver une excuse.

Pour garder une certaine distance entre le client et le Secrétaire, c 'est que les invités ne comprennent pas bien le discours du Secrétaire.

Refuser les invités par euphémisme

Essayez de ne pas laisser les invités rester longtemps à la réception.

Vii) accueil des clients qui portent plainte

Emmenez les invités dans la salle de réunion pour créer un bon environnement d 'accueil pour les invités.

2, de répondre le plus possible aux besoins émotionnels et professionnels des clients.

Viii) accueil des journalistes des médias

1, il faut coopérer avec enthousiasme pour leur faciliter la tache.

Il convient d 'examiner soigneusement le contenu des rapports et de fournir des informations pertinentes.

Ce qui n 'est pas s?r ne se décide pas.

Attention aux différences internes et externes, le secret de l 'entreprise.

Le Protocole d 'accueil dans le cadre du travail du Secrétaire est très large et exige que celui - ci se familiarise avec le Protocole dans tous les processus d' accueil, qu 'il soit souple, qu' il acquière une expérience et qu 'il améliore ses compétences professionnelles.