仕事に臨む前の準備

受付を完了するには、事前に十分な準備をしておく必要があります。これらの準備は、_★元のデート登録帳を準備したり、コンピュータ登録システムを準備したりして、以前のお客様からの電話によると、予約記録をもとに、當日予約した來訪者の単位、名前、職務、時間、事情、注意喚起、受付者によって、當日の予約表を作成してください。

來訪者の名刺索引システムを作って、名刺スキャナーで來訪者の名刺資料をコンピューターに保存して調べて、登録記録に協力して、來訪資料システムに統合します。これはすでに発生した來訪と結果を完全に記録するだけでなく、上司に用事があって取引先に連絡する時にも便利です。迅速にこれを利用して正確な情報を検索することができます。

企業內で來訪者を接待できる人員の名前、部門、職務、內線番號を把握しています。

上司の活動スケジュールを知る。

あらかじめ表を作っておき、上司の當日の予定を全部メモしておきます。

毎朝出勤します。秘書は上司に當日の予定を報告して、彼に予約した面會時間と場所と相手を教えます。

忙しいからといって、お客さんとの約束を忘れないように注意してください。大切なお客さんが突然來たり、用事があったらいつでも連絡してください。

必要な記録をするために、ペンとメモ用紙を準備します。あるいは來訪者が訪問する人がいないか、伝言を記録します。

事務室の壁に伝言板を置きます。

このように関係者が外出する時、伝言をしてもいいです。仕事をする時、いつでも関係者の行方と関係狀況を把握します。

自分の身だしなみや心理狀態を調整します。これは接待業務の中で無視できない禮儀です。秘書は良好な職業イメージで訪問者を迎え、來訪者に良好な印象を與えるように努めます。

名刺があれば、受付時に必ず名刺を持ち歩き、來訪者の名刺を受け取る時は、丁寧に返送します。