會(huì)社の重要書類保管処理規(guī)定

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_第二條の種類_重要書類は次の四つに分けてそれぞれ処理します。

1最重要文書（日常用）。

2最重要文書（非日常的）。

3_一般重要書類（日常用）。

4_一般重要書類（非日常用）。

_の中で一番重要な書類はその書類の紛失で、仕事に大きな影響を與える書類です。一般的な重要書類はその重要度が前者より軽い文書です。

日常用文書とは、スタッフが日常業(yè)務(wù)において常に検査し、機(jī)の近くに置く書類のことである。日常用以外の文書とは、特別な場(chǎng)合を除き、常に検査する必要がない書類のことである。

_第三條保管場(chǎng)所_緊急時(shí)には、重要書類の収集、保管場(chǎng)所は下記の規(guī)定に従って保管しますが、書類の性質(zhì)、數(shù)量及び処理方法によっては適宜変更することができます。

1_地下室の貴重品庫(kù)は會(huì)社にとって特別に重要な材料があるべきです。

2_各業(yè)務(wù)部門の金庫(kù)に各部、室の最重要書類を保管する。

3_地下室倉(cāng)庫(kù)には以上の書類以外の最も重要な書類と一般重要書類の中日常用部分が保管されています。

4_各支社の金庫(kù)には最も重要な書類、一般重要書類の中の日常用部分を保管しています。

5_現(xiàn)場(chǎng)保管（各部、室の事務(wù)所で適切な方法で整理保管）。

上司が現(xiàn)場(chǎng)保管に対して特別な指示がある場(chǎng)合、保管者は上司の指示に従って相応の方法で保管してください。

表單填寫說明書甲 乙 丙 機(jī)密等級(jí) 計(jì)劃填寫日期表格名稱 表格編號(hào) 聯(lián)數(shù)傳遞流程 名聯(lián)用途說明 表格性質(zhì) □月報(bào)表 □日?qǐng)?bào)表 □ 記錄表 □聯(lián)絡(luò)表□分析表 □定期報(bào)表 □不定期報(bào)表 □記錄卡使用單位 印制數(shù)量 使用年數(shù) 資料保存期限資料來源及填表說明 表格審核過程 異常表示方式 第四條 分類保管期限各種重要文件的分類保管期限及保管場(chǎng)所可另行規(guī)定。

前項(xiàng)の書類を保管する場(chǎng)合、同じ內(nèi)容のシステムファイルは地域ごとに區(qū)分して保管しなければならない。

重要書類の別行保管第五條重要書類の別行保管_重要な帳票または書類がない場(chǎng)合、代替できる材料がない場(chǎng)合、即ち原本以外にその內(nèi)容を反映できる書類がないことを確認(rèn)し、當(dāng)該件を紛失した場(chǎng)合、その內(nèi)容を示す特別な標(biāo)識(shí)を作成し、別の安全場(chǎng)所に保管するための手続きを行う必要がある。

_第六條保管の主管部門_重要書類の搬出及び収集は各業(yè)務(wù)主管部門が実施し、倉(cāng)庫(kù)內(nèi)文の整理保管は総務(wù)部門が負(fù)擔(dān)する。

各業(yè)務(wù)主管部門は、各自の保管書類の內(nèi)容及び保管場(chǎng)所を記録し、総務(wù)部門に提出する。

総務(wù)部は書類を配置する際、通常の使用頻度を考慮しなければならない。

_第七條運(yùn)搬、収集時(shí)間_各業(yè)務(wù)主管部門の書類を搬出して収集する場(chǎng)合は、次の規(guī)定に従い執(zhí)行する。

ただし、會(huì)社に特別な指示がある場(chǎng)合は、その通りに実行してください。

1_正常な狀況でファイル処理が終了した場(chǎng)合。

2_は非常に危険な場(chǎng)合にあります。

3_は非常事態(tài)宣言をする時(shí)に。

_第八條倉(cāng)庫(kù)內(nèi)の保管場(chǎng)所蔵書類は倉(cāng)庫(kù)の位置にあり、書類の數(shù)量等により総務(wù)部門が決定する。

ファイルを運(yùn)搬、収集する時(shí)は、正確にそれぞれの位置に置くように注意してください。

書類の數(shù)が多く、保管場(chǎng)所が足りないことを確認(rèn)する場(chǎng)合は、あらかじめ総務(wù)部と協(xié)議し、保管場(chǎng)所の追加や変更を求める。

保管期間が満了した文書に対して、総務(wù)部門は業(yè)務(wù)主管部門の指導(dǎo)意見を求めた後、廃棄することができる。

_第十條社外への移転は重要書類に対して、會(huì)社に特命がない場(chǎng)合は原則として會(huì)社以外への持ち込み、運(yùn)搬は禁止されています。

支社及び工場(chǎng)の書類は、特別命令がない場(chǎng)合は、第三條を除き上記の條項(xiàng)を參照して執(zhí)行し、満期文書処理方案を當(dāng)社総務(wù)部門に提出することができます。

_発人責(zé)任者サイン