電子ファイルが書面の資料に取って代わる落とし穴を抜け出します。

80年代のオフィスオートメーションのブームが始まったばかりの時、多くの人が紙の種類がオフィスで消えていくと宣言しました。自動化マシンは紙の種類に取って代わってオフィスの新しい人気になります。

実際には、ワープロとパソコンは新しい人気となりました。コンピュータの普及と企業管理情報システムの建立と完備につれて、高級秘書達は過去に大量のペン先記録と作文の仕事も日に日にコンピュータに取って代わられています。

しかし、コンピュータの使用は、快適さと便利さをもたらすと同時に、まだ効果的に解決されていない一連の問題が潛んでいます。環境（ハードウェア、ソフトウェア、暗號化、コード方式など）の変化によって、情報が読みにくくなります。

電子ファイルの原始的な定義が困難である。

電子文書の原始性を認定することは、その証拠としての役割を保証する鍵となる。

電子文書の変更性と情報とキャリアの分離性は、電子文書の形成または転送の過程で変更される可能性がある。

安全問題——電子文書「物理生命」と「情報生命」の保護に注意する。

電子文書を保護する「物理生命」は主に磁気を防ぎ、環境の溫濕度を制御し、機械の損傷を防ぐ。

電子文書「情報生命」の保護に新たな挑戦がある。

したがって、秘書たちはコンピューターに過度に依存してはいけません。現代的な情報設備を利用して仕事の効率を高めると同時に、コンピューターウイルスの予防、ネットワーク內の電子文書システムの安全管理、バックアップ処理、異郷保存などの問題を十分に認識してください。