対外貿易の書類の全流れの紹介

1.取引先の引合：

一般的にお客様がperchase Orderを降りる前に、業務部に対してOrder Inquiryに関連した詳細を了解します。

2.オファー：

業務部は直ちにお客様の問い合わせに答えて、商品の品名、型番、メーカー、數量、納期、支払い方法、包裝規格と箱型などを確定します。peroff ma Invoiceはお客様に正式なオファーをします。

3.注文を受ける：

商談を経て、お客様から正式な注文を受けました。

4.生産注文：

お客様の注文を確認してから、工場に注文して、生産計畫を立てます。

5.業務承認：

業務部は注文を受けた後、まず業務審査表を作成します。「輸出契約審査書」の項目をそのまま記入し、できるだけ各種の見積費用を記載してください。契約の承認にはお客様の注文のファックスを添付し、工場との買収契約をします。審査表は業務員が署名し、部門経理が審査し、管理部の人に審査してから実行します。金額が大きい場合、前払金とコミッションなどの條項がある場合は、會社の社長の決裁を経なければなりません。契約の承認後、販売注文書を作成して、部門のプロセス員にフォローしてもらいます。

6.生産通知を下達する：

業務部は納期を確定した後、下記の狀況を満足したら、生産通知を出して、工場に時間通りに生産するように通知します。

（1）L/Cで支払ったお客様は、通常、納期の1ヶ月前にL/Cを受領したことを確認し、L/Cを受け取ったら、業務員と書類係がそれぞれ信用狀を審査し、エラーがあるかどうかを確認し、納期は保証できますか？その他可能な問題があれば、すぐにお客様に証明書を変更してもらいます。

（2）T/T払いのお客様は、前金が入金されていることを確認します。

（3）：取引先を入金する場合、または銀行D/Aなどで送金する場合、マネージャーが確認する必要があります。

7.検品：

（1）納期の一週間前に、會社に検査員に検査を通知します。

（2）もしお客さんが自分または検査員を指定して検品に來るなら、納期の一週間前に、お客さんを誘って検品し、検品日を計畫部に通知します。

（3）お客様が第三者の検品會社や公正銀行などの検品を指定する場合、納期の二週間前に検品會社に連絡し、検品時間を予約し、納期前に時間を確保する。確認後、検品時間を工場に通知します。

8.基本文書を作成する：

工場から提供された箱詰め資料は、輸出契約書、輸出インボイス、箱詰め書などの書類を作成します。

9.商品検査：

國家法定商品検査の場合、工場に注文する時、商品検査の要求を説明し、輸出契約書、領収書などの商品検査に必要な資料を提供します。それに工場に將來の製品の輸出港を教えます。工場で商品検査がしやすいです。出荷の一週間前に商品検査証明書/條を受領すること。

10.貸し船予約：

（1）お客様との契約がFOB CHINA條項である場合、通常お客様は運送代理店または船會社を指定します。できるだけ早く貨物に連絡して、出荷意向を知らせて、手配する輸出港、船の期限などの狀況を了解してください。納期の二週間前に貨物會社に書面で確定通知を出すべきです。普通船が出港する一週間前に確定紙がもらえます。

（2）売主が運賃を支払う場合は、できるだけ早く貨物會社または船會社に船便期間、運賃、出港港などを相談しなければなりません。比較して、価格の優待を選んで、信用は良くて、船の期限の適當な船會社、そして業務員に客に通告します。お客様が同意しない場合は別にお客様が承認してくれる船會社を選びます。出港の二週間前に書面で倉庫を決めます。手続きは同じです。

（3）もし荷物が一つの小箱に足りないなら、荷物をばらす時、貨物會社に貨物の在庫を決めます。倉庫に入れた紙を受け取る時、稅関の締め切り時間、通関の要求なども分かります。

（4）運送會社に倉庫を決める時は、必ずファックスで倉紙を決め、決められた船期、箱型及び數量、目的港などの內容を明記して、間違えないようにします。

11.ドラッグストアの手配：

（1）荷物ができて、検査が通ったら、トレーラー會社に頼んで棚を下げて、箱に詰める。トレーラー會社は安全で信頼できる価格の合理的な會社を選んで、長期的な協力を締結して、安全と時間通りを確保します。トレーラー會社には下記の資料をファックスします。定倉確認書/箱入れ紙、船會社、定倉號、棚引き依頼書、棚積み時間、箱型と數量、棚の住所、通関銀行及び船積み港などを明記します。検品會社が検品箱を見ているなら、専門的に聲明しなければなりません。遅れてはいけません。そしてカウンターの資料を回送してください。棚番號、車のナンバー、運転手及び連絡電話などを明記してください。

（2）ファックスで車の積み込み資料を工場に提出し、棚の時間、棚のタイプ、注文番號、車のナンバーと運転手の連絡電話を明記します。

（3）工場に対して、コンテナを工場から離れた後、できるだけ早く貨物を業務部にファックスして、貨物棚の工場からの時間、実際の積み込み數量などを明記して、そして箱詰め番號と封印番號を船荷証券の資料として記載するように要求します。工場にキャビネットを設置した後、必ずシールを覚えてください。

12.委託通関：

ドラッグストアで同時に通関に必要な資料を提攜通関業者に渡し、輸出通関と商品検査通関の書類交換を依頼します。通常通関に二日間の時間を殘します。通関を委託する時、貨物の積み込みと數量、港、船會社、倉庫番號、棚番號、船の切り込み時間、トレーラー會社、棚型と數量、當社の連絡先と電話番號などを含む棚の資料を提供しなければなりません。

13.輸送書類を入手する：

（1）遅くとも船を出してから二日間以內に船荷証券の材料補填內容を船會社または貨物運送代理店にファックスします。材料の補足はL/Cまたはお客様の要求によってします。正確な貨物の數量と特殊な要求などを提供します。船會社に船荷証券に伴う船荷証などを要求します。

（2）船會社にできるだけ早く船荷証券の見本と運賃請求書を出すように促します。サンプルをよく確認してから、船會社に書類で船荷証券の內容を確認します。船荷証券はお客様の確認が必要なら、まずファックスでお客様に送ります。確認してから船會社に正本を出すようにお願いします。

（3）輸送雑費を適時に支払い、支払後船會社に通知し、船荷証券などの運送書類を適時に取得する。運賃を支払うには登録をすべきです。

14.他のファイルを準備する：

（1）.商業送り狀：L/C要求の提出書類の中で、商業送り狀に対する要求は最も厳しい。領収書の日付は開設日の後、納期の前に確定します。インボイスの中の貨物の説明はL/Cと全く同じで、小文字と大文字の金額は正しいです。L/Cの領収書に対する條項は表示して、荷印を表示します。領収書は相手の大使館の認証が必要なら、普通は20日前に手続きします。

（2）FOMA原産地証明書：FORM A原産地証明書は出荷前に検査検疫局に申請します。注意したいのは運送日はL/Cの納期と出港日の前で、領収書の日付の後です。出荷前に手続きできなかった場合は、後発証明書を発行します。稅関申告書、船荷証券などの書類を提供する必要があります。香港を経由して運送された貨物は、FORM証明書は通常香港の中國商品検査會社に行って、追加署名を行います。香港で貨物を再加工していないことを証明します。

（3）一般原産地証明書：普通原産地証明書は中國貿易促進會で発行できます。出荷後、あまり長くない時間で再発行できます。原産地証明書を大使館で追加したいなら、領収書と同じように20日前に手続きします。

（4）積送通知：一般的に船を出してから數日間以內に、お客さんに発送の詳細を通知します。船名、便便便便便便便便便便便便、出航日、到著予定日、貨物と數量、金額、包裝件數、荷印、目的港代理人などを含みます。L/Cはファックスの報告書や送り狀など、お客様の要求に応じて時間內に手続きするように注意して送信証明書を要求する場合があります。

（5）包裝書：船荷証券は貨物の箱詰め狀況を明確に示すべきです。各箱の中に詰める數量を表示して、一箱の毛の重さ、ネットの重さ、外箱のサイズ。外箱のサイズによって計算された総體積は表示された全體積と一致していなければならない。荷印と箱番號を表示して、お客様の検索に便利です。船荷証券の重さは船荷証券と一致しています。

15.納品書：

（1）L/C受取外貨を採用する場合、規定された書類渡しの時間內に、すべての書類を準備し、厳格に審査し、間違いがないことを確認して、銀行に買取します。

（2）T/Tを採用して送金した場合、船荷証券を取得した後、すぐにファックスでお客様にお支払いし、殘金を確認してから船荷証券の原本と他の書類をお客様に郵送します。

（3）T/T受取の場合、全額を収めてからカウンターを作ることができるように要求されます。入金を待ってからロッカーを手配します。船荷証券をもらったらすぐに正本の船荷証券をお客さんに送ります。

16.業務登録：

各輸出業務は完成後、適時に登録します。コンピュータ登録と書面登録を含めて、今後の調査、統計などに便利です。

17.ファイルアーカイブ：

すべての書類、L/Cと買取書類は検査用のためにセットで保存しなければなりません。

18.書類係は普段情報収集に注意するべきです。

運賃の変動、船便、航路などの情報は、業務員のオファーに助けを提供します。