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宿泊の予約にはコツがあります。
宿泊を予約する時、秘書は宿泊者の名前、到著時間と大體の出発時間、どのような部屋を予約しますか？また、フィットネスやスポーツ施設、あるいはコンピュータの遠隔通信施設などの特別な要求がありますか？
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予約を保証する
予約の保証や確定が必要なら、秘書は事前に申告してください。そうすると、ホテルは翌日の會計時間まで部屋を殘しています。予約をキャンセルしたいなら、會計の前に電話します。
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會計時間
ホテルの會計時間を聞きます。上司が旅行する前に、會計の時間をメモに入れます。
秘書が直接ホテルの誰かと連絡したら、この人の名前と予約番號を聞いてください。
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部屋の位置
もし上司の要求があれば、予約した部屋はエレベーターやロビーの中部で一番端ではないです。
一階はなるべくやめてください。
十分な安全保障のあるホテルに泊まります。例えば、サービスマンがお客様のために駐車したり、ロックピンや電話番號の秘密保持サービスなどです。
上司の職責や待遇によって、応接室があるスイートルームを選んで、上司の業務を行う場合もあります。
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予約の確認
ホテルの予約を確認するファックスや他の書面で証明してもらい、確認書を上司の攜帯する旅行計畫の後ろに添付してください。
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大きな會議のために部屋を予約します。
ホテルの営業部長と直接に相談するべきです。 このようなホテルは秘書のために大きな助けを提供できます。例えば、団體の部屋を予約したり、適切な會議室や他の施設を選んだり、他の細かいことを処理したりします。
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