電子公文書の8つの関係

八大関係の一つ：電子公文書と紙の公文書

電子公文書はコンピュータを通じて操作、転送、保存などの処理を行うデジタル化製品で、紙の公文書と比べて、電子公文書は保存體積が小さく、検索速度が速く、遠距離での迅速な伝達と同時に多ユーザ共有などの長所を持っています。

コンピュータやインターネットの情報技術の応用が普及するにつれて、公文書が直接パソコンで作られたり、伝送されたりすることが多くなります。

しかし、紙の公文書と比べて、電子公文書も自身で克服できない限界があります。例えば、情報は媒體と分離して、直接読むことができないので、ソフトウェアとハードウェアに依存してこそ識別と利用ができます。

そのため、今后もかなりの時間で、紙の公文書を舍ててて電子公文書に取って代わることはできません。電子公文書は紙の公文書と并存します。

私たちは公文書の本質的機能を正しく認識すべきです。情報を伝達し、電子公文書と紙質公文書の関係を理解し、公文書物理媒體に対する習慣心理を打ち破り、デジタル化された公文書の新しい概念を構築します。

電子公文書に対しては、その特徴に応じて、適切な管理方法を制定し、紙の公文書と優勢を補います。

八大関係の二：電子印鑑と電子認証

紙の公文書にとって、印鑑は公文の発効の重要な標識です。

電子公文書には、発効の標識として印鑑が必要かどうかは、議論に値する。

電子印鑑は専用のソフトで作られたもので、比較的高価なカラーレーザープリンターが必要です。

一方、色や印刷などの理由で、印刷された電子印鑑は、紙の公文書で使用されている印鑑とは全く同じではなく、同じ発文機関で2つの印鑑があります。

電子公文書を送りながら紙の文書を印刷すれば、同じ公文書で二つの印鑑を使うことができます。

一方、電子印鑑は技術的手段によって生成され、技術的手段によって盜用または模倣されやすい。

実際、問題の鍵はどのように電子公文書の真実の有効性を認証するかです。即ち、文書を受け取った電子公文書が真実の発信機関であるかどうかを確認するために、電子身分認証ができたら、電子印鑑の役割は赤い印章、赤い頭文書に対する人々の習慣的な心理的要求を満足させるだけです。

電子公文書は必ずしも意図的に生成された赤い電子印鑑が必要ではなく、電子認証マークが必要です。

八大関係の三：ネットメディアと伝統メディア

インターネットメディアは、新聞、ラジオ、テレビの3つの伝統的なメディアの後の第4のメディアと呼ばれる。インターネットメディアは、検索の便利さ、時効性が高い、情報の発信範囲が広く、正確に受信者を統計するなどの利點がある。

一方、私たちはネットメディアの特徴を十分に発揮し、電子公文書の情報形態を豊かにし、「マルチメディア公文書」を試してもいいです。電子公文書では文字だけでなく、音聲、畫像、動畫など多様な形式を採用して、公文書の伝播効果を大いに改善します。

一方、ネットメディアを使って公文情報を発表し、ネットメディアが発表した公文書を標準文書としてもいいです。政府のウェブサイトで専門的に管理する電子公文書発表センターを設立し、公文書をここに公布すると、正式な文書として変更、削除することはできません。今の段階では、一つの単位の內部ネットワークで実現し、「コピーー回覧ーコピー」と別れを告げる伝統的な仕事方法を試みて、紙なしの事務を実現していきます。

八大関係の四：電子公文書と電子ファイル

ファイル保存の価値がある電子公文書は、ファイル保存の保護が必要です。

電子公文書をファイル化して電子ファイルを作成します。

電子公文書のファイリング管理については、一刀で切るべきではなく、段階的に行ったほうがいいです。

まず紙の公文書と電子公文書を二重にファイル化します。

この方法はオフラインで保存したキャリヤーで電子公文書をバックアップし、紙の質とディスク（光ディスク、テープ）で二重のバックアップを作って、それぞれファイルを保存して管理しますが、一定の連絡を維持します。

このように、紙の公文書を利用して電子公文書の內容を固定し、電子公文書が修正されやすい問題を解決し、その法律の効果を確保し、また電子公文書の分類グループディスクに対して、著作録を引用して、電子公文書の検索、保存の長所を保留して、高い効果と便利な電子公文書を利用することができます。

第二段階は、文書の統合を段階的に実現し、この方法は公文書管理業務を電子公文書の運用と管理に前もって介入し、電子公文書の形成、処理の過程で電子公文書生命周期表を作成し、電子公文書と電子ファイルの管理を統一することで、電子公文書の形成、収集、蓄積、鑑定、保存及びアーカイブ後の電子ファイルの保管と利用に対して全過程管理を行うことが有利であり、電子公文書の真実性、完全性と有効性を確保する。

八大関係の五：公文輸送の紙なし化と文書一體化

公文書の無紙化遠隔転送（電子公文転送）は、実際に専用の通信プラットフォームで安全に暗號化された電子メールを送受信することで、電子公文の転送は「點」の多「點」に対する授受機能を実現し、煩雑な作業環節と手順を簡略化し、政令の有効かつ迅速な伝達を推進しています。

現在、電子公文書の転送管理は通常、受信単位に電子公文書を受け取った後、カラープリンタを通じて紙の公文書に印刷し、文書を作る過程に入る。

実際には、転送された電子公文書は直接にこの機関の電子公文書運転管理システムに入って、公文書の要素の転換を実現し、同時に文書の一體化を実現し、電子公文書の処理が終わったら、直接に公文書の基本情報をファイル管理システムに変換します。

公文書は電子化を処理して本當に事務効率を高めて、事務コストを下げる目的を達成して、コンピュータのネットの上で公文書の処理の全行程の電子化とペーパーレス化を実現しなければならなくて、そして上（中央、國家の機関）、対下（市、県區）、左右（黨委員會、政府、人民代表大會、政治協商の部門、直屬の部門）に対して互いに連絡し合うことを実現します。

公文書処理の全行程の紙無し化を実現するには、電子公文書の転送、電子検閲、痕跡修正、電子署名の法的効力を認めなければならない。

現在、電子公文書の法的効力問題を解決していない前に、比較的に実行可能な方法は、電子公文書の運営過程の中の草稿、定稿を印刷して、紙の公文書に変えて、立案者、原書人、署名者などに署名して、しばらくその法律効力の問題を解決することです。

八大関係の六：公文書処理の規範化と個性化

公文書処理には公文書の輸出入、取り扱い、形成、伝達、保存、書類保存などの流れが含まれています。電子公文書処理システムは事務員が適時に公文書の関連情報を把握するように助けられます。そして調査、統計、印刷、催理、指導者の回覧、書類保存などの機能を提供して、事務効率と品質を高める役割を果たします。

手で電子化する方式に変える過程で、流れは変化します。組織機構、管理方式の変化も公文書の流れに影響します。

公文書のソフトウェアの設計においては、ソフトウェアの開発と文書業務プロセスの再構築と統合をより重視し、情報技術を用いて公文書処理を規範化させるべきである。

公文書の多額の取り扱いを防止するためには、紙の書類をキャンセルして、書類を作成して、コンピュータで処理します。コンピュータで登録した公文書だけで手続きできます。

公文書の審査?管理を強化すると同時に、文書処理の流れをできるだけ簡略化し、操作の一環を簡素化し、公文書の運用効率を向上させるべきである。

八大関係の七：公文処理の自動化と標準化

電子公文書の処理の自動化、インテリジェント化は公文書の処理の標準化に離れられないで、例えば公文書のフォーマットの標準、電子公文書の処理の標準、電子公文書の交換のフォーマットの標準、電子公文書の処理システムのソフトウェアの設計の技術標準など。

「國家行政機関公文書式」の基準に従って、電子公文書処理システムでは、行政機関の各種類の書式が自動的に生成され、公文書の書式要素の位置、フォント、サイズが自動的に表示され、テーマ語が自動的に引用され、また自動的に規範化された順序で主送、寫し単位などが並べられます。

公文書の処理基準によって、電子公文書処理システムでは、手続きの期限を設けて、その時に取り立てて、來文の提示、急便の注意喚起、退文の警告などを設けて、文を作る中で関連の情報資料を調べて、公文書を補助して書くことができます。自動校正、自動的に公文書の要約などを編纂することができます。

八大関係の八：公文資源共有と安全秘密保持

共有と秘密保持は一貫して矛盾した問題である。

この問題を解決するには、セキュリティの秘密保持を強化する必要があります。

電子公文書は同時に複數のユーザーの共有要求を満たすことができますが、公文書の共有は制限されていません。

電子公文書処理システムにおいて、安全で信頼性のある暗號化機構と等級別権限制御を確立し、登録された全員の作業時間、対象と操作過程、原稿作成と修正內容について、全過程の追跡と登録を行うべきである。

また、いかなる公文データであっても、システムはハードウェアの偶然的な故障や人為的な損傷によるデータの紛失を防止するために安全を確保しなければならない。

データの安全を確保するためには、データのバックアップを行うことも重要です。