公文書処理の判例

2001年10月20日、H省重點プロジェクト海南瓊州大橋建設指揮部はH省電力公司に「瓊州大橋の高気圧線を越える加高に関する手紙」を発行し、2001年末に海南瓊州大橋の高気圧線の上昇または移転工事を完成するよう要求した。

このような申請はその年の年末に高圧線の移転工事を完成した公文書で、前後して省市政府と企業の間で7回の「ラウンド」を経験して、334日かけて「公文旅行」を完成しました。

H省電力會社とH市電力局、H市計畫局との取引は77日間で、市企畫局から市政府に報告して33日間で、市政府內で旅行は55日間で市企畫局に戻り、市企畫局の內部では「ショック」が21日間でH省電力會社に戻り、また「減速運行」が70日間でH市企畫局に戻り、この局の関係課室はまた3回に分けて申告機関に申請しました。関連資料の「苦楽旅行」を提出しました。

300日余りの待ち時間を経て、海南瓊州大橋工事建設指揮部の上級主管部門であるH省交通庁長官は、「許可証」がやっと卸売りされたことを知り、H市企畫局に自ら電話して省庁にファックスしてください。

思いがけず、「運命が多い」という「許可証」はファックスで送信した後、電話で実行しませんでした。受取側のスタッフは急便に対して「聞き捨て」の仕事態度の下で、また1日遅れました。

実例參考：中新社海口は2001年9月24日に報道しました。

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【問題討論】

1.この公文書旅行は主に體現しています。

2.この公文書を設計する過程において、どのように簡潔で効率的な原則を體現していますか？

この判例は

（一）判例公文書の取り扱いには主に以下のような弊害があります。

一つは部門と各級の部門の職責分業がはっきりしないので、文を作る人員は強烈な責任感と仕事熱心さに欠けています。文の中でお互いに責任を転嫁して、勝手に公文書を部門の間で“旅行”と“ショック”させて、文を作る時は科學的ではありません。

（二）公文書処理の仕事は簡素化と効率的な原則を體現していなければならない。

社會の発展のリズムが速くなるにつれて、公文書の処理の簡素化は流れの設計を改善し、運行を簡略化し、審査の手続きと手続きを送ります。

まず、手続きと手続きを簡単にします。

公文書の処理の効果を高めるには、文書を作る部門に対して職責をはっきりさせ、文を作る段階と手続きに対して科學的な設計と組み合わせを行わなければならない。

次に、文書の作成時期を明確にします。

すなわち、各具體的な作業段階の時間を決めて、効果的な催事、調査処理を行い、公文書処理の全體的な効率を確保する。

このケースに関連する工事はその年の年末に完成する予定で、工期は非常に緊迫しています。これは公文書処理の仕事の中で必ず考慮しなければならないので、時間を限定して急いで取り扱わなければなりません。公文書を各部門に勝手に「旅行」させてはいけません。ここ一年で許可書を批準しました。

最後に、現代的な事務手段を採用します。

文を作るには、現代の通信方式、情報技術と設備を利用しなければならない。電子メール、電話、ファックスなどを利用して直接コミュニケーションができる場合、紙の公文書で文章を送ることを減らすか、キャンセルします。電話會議などで周知できる事項は、公文を內部で順次伝えないようにしてください。