秘書(shū)の電話応対のマナー

會(huì)社で秘書(shū)をしている友達(dá)は、きっとよく通ると思います。電話相談、問(wèn)い合わせ、通知、解決に來(lái)ました。電話では、多くの人と知り合うことができます。この人たちはあなたとは會(huì)っていません。あるいは會(huì)うことが少ないです。電話での接觸が多いだけに、あなたの聲を聞くと、ある印象があります。この印象はいいかもしれません。悪いかもしれません。印象がいいです。彼はあなたと多くの話をすることができます。問(wèn)題をスムーズに解決します。印象が悪いです。二言三言で終わるかもしれません。ですから、あなたが直面しているのは生命のない設(shè)備だけですが、遠(yuǎn)くの電話に出る人を想像の中で見(jiàn)なければなりません。彼に向かっているようです。
　　
この點(diǎn)ができない人がいます。普通は人に対していいですが、電話をかけると機(jī)械的になります。単調(diào)で、ひどい聲で喧嘩するように聞こえます。彼は想像力を駆使していないので、お互いの顔を見(jiàn)て話をするように親切で禮儀正しいということができないからです。
　　
このような場(chǎng)合は、會(huì)話に注意しましょう。エチケット勉強(qiáng)だけでなく仕事にも活かす必要があります。きっといろいろなトラブルを減らしてくれます。電話をかける時(shí)、あなたの姿、笑顔、動(dòng)作の表情で、相手は全く見(jiàn)えません。そのため、あなたの善意、親切、好意は、あなたの言葉と聲によって表現(xiàn)されていますので、電話をかける時(shí)の聲のトーンに注意してください。
　　
ふだん、あなたの聲調(diào)はあまりよくないです。あなたの言葉はあまりこだわらないです。他の人はあなたの態(tài)度と表情を見(jiàn)ることができます。しかし、電話では聲だけで話しています。ですから、あなたは慎重に聲のトーンをコントロールして、あなたの聲のトーンを穏やかに、親切に、耳を快くして、あなたの友情を伝えることができます。
　　
注意してください。あなたの口はマイクに向かっています。唇はマイクから半寸ほど離れています。音量はあまり大きくないか、あるいは小さくないようにしてください。字を噛むのははっきりしていて、話すスピードはいつものスピードよりややゆっくりしています。必要な時(shí)は重要な話を二回繰り返します。時(shí)間、場(chǎng)所、數(shù)の字を言ったら、必ず丁寧に説明してください。
　　
電話に出る人はあなたが直接探している人ではなく、あなたも非常に友好的で禮儀正しい態(tài)度で対応します。下手をすると一つの関係になります。會(huì)社事務(wù)の人は、少しでもあなたの仕事に影響を與えます。公務(wù)をぬきにして、普段はありのままの習(xí)慣を身につけることが、身近な友達(dá)や家族にもいいです。