ビジネスマナーの受け渡しのマナー

ビジネス上の付き合いの中で、ビジネスパートナー間の協力の成功は、関係各方面の慶賀に値する一大事である。事実に基づいて言えば、激しい競爭環境の中で、はっきりした利益関係の下で、変化が計り知れないビジネス界の風雲の中で、ビジネスパートナー間の協力は確かに容易ではないため、関係各方から高度に重視されている。熱烈で盛大な引継ぎ式を行うことは、ビジネスパートナー同士の協力の成功を祝う一般的なイベント形式である。

引継ぎ式とは、商業界では一般的に、建設、設置が完了した工事プロジェクトや大型設備、例えば工場、商業ビル、ホテル、オフィスビル、空港、コードポート、駅、あるいは飛行機、汽船、列車、機械、物資などを施工業者が契約に基づいて建設、設置し、検収に合格して正式に使用業者に引き渡す際に行われる祝賀式典のことを指す。

引継ぎ式を行う重要な意義は、ビジネスパートナーたちが行った成功した協力に対するお祝いであり、自分の配慮、支持、助け、理解を與えた社會各界へのお禮であり、また受け入れ先と施工、設置先がタイミングを巧みに利用し、雙方がそれぞれ知名度と名譽を高めるために行う公共宣伝活動である。

引継ぎのマナーとは、一般的に引継ぎ式を行う際に守らなければならない関連規範を指す。通常、引継ぎ式の準備、引継ぎ式の手順、引継ぎ式の參加など、3つの主要な內容が具體的に含まれています。以下、それぞれについて紹介する。

まずは、引き継ぎ式の準備をしておきましょう。引継ぎ式を準備するには、主に次の3つのことに注目しなければなりません。つまり、來賓の招待、現場の配置、物品の準備などです。

來賓の招待は、一般的に引継ぎ式の主催者――施工、設置部門が責任を負う。具體的に來賓リストを作成する際には、施工?設置部門も自らのパートナーである受入部門の意見を求めなければならない。受け入れ先は施工、設置先が作成したリストに対してあまりやかましくしてはいけないが、これに対して適宜自分の合理的な提案を提出することができる。

一般的には、ハンドオーバ式の人數は自然に多ければ多いほどいい。參加者が少なすぎると、儀式が冷たく見えるのは避けられない。しかし、マクロ的に參加者の総人數を決定するには、場所の條件と接待能力を考慮しなければならず、欲張ってはならない。

原則的には、引継ぎ式の出席者は、施工、設置部門の関係者、受け入れ部門の関係者、上級主管部門の関係者、地元政府の関係者、業界組織、社會団體の関係者、各界の著名人、報道関係者、協力部門の関係者などを含むべきである。

上記の人員の中で、施工、設置単位と受入単位の関係者を除いて、その他のすべての人員に対して、事前に正式な書面招待を送り、相手に対する尊重の意を示すべきである。

上司を招く管理者部門、地元政府、業界組織の関係者の場合は、無理をする必要はありませんが、努力して努力し、誠意を持って表現しなければなりません。引継ぎ式を行うという好機を利用して、施工、設置単位、受け入れ単位、上級主管部門、地元政府、業界組織と多方面に接觸させることで、自分の仕事の成績を宣伝するだけでなく、関係各方面の間で相互理解と相互コミュニケーションをさらに実現するのにも役立つからだ。

秘密に関わるか、しばらく広めるべきではない場合は、引継ぎ式を行う際に、主催者は報道界の人々を多く招待するだけでなく、できるだけ便宜を提供するように努力しなければならない。招待しない報道関係者に対しても、できるだけ來た者に意地悪をしなければならない。拒否する。海外のメディア関係者を引継ぎ式に招待する問題については、関連する外事規則と外事規律を真剣に守り、必要な承認手続きを事前に履行しなければならない。

引継ぎ式が行われた現場は、引継ぎ式の會場とも呼ばれています。それを選択する際には、通常、引継ぎ式の重要度、出席者全員の具體的な人數、引継ぎ式の具體的な手順と內容、秘密保持の要求の有無など、いくつかの要素に応じて決定しなければならない。

通常、引継ぎ式の開催場所は、建設、設置が完了し、検収に合格した工事プロジェクトまたは大型設備の所在地の現場に配置することができます。場合によっては、ホスト側の本部の會議室、または施工、據付側と受入側の雙方が共同で承認した他の場所に適宜配置することもできます。

引継ぎ式はすでに建設され、設置が完了し、検収に合格した工事プロジェクトまたは大型設備の所在地の現場で行われ、最大の長所は、式に出席した全員をその場に立たせ、交付され使用された工事プロジェクトまたは大型設備の直観的でイメージの理解を得て、比較的に十分な最初の資料を把握することができることである。引継ぎ式が行われた後に來賓を手配して見學するなら、もっと便利で実行可能だ。しかし、現場で引き継ぎ式を行うと、準備を進める作業量が多いことが多い。ここで廃れて興を待つ場所で忙しいのは、決して簡単なことではない。また、納品される工事プロジェクトや大型設備は受け入れ先の所有なので、ホストは事前に相手の同意を得て、後で相手の協力を得る必要があります。

引継ぎ式はホスト側の本部の會議室で行われ、大量の接待を免除することができ、會場の配置も非常に便利である。特に、交付された工事項目、大型設備を外部の人のために見學するのはよくない、あるいは一時的に外部の人の見學が不便な場合、ホスト機関本部の會議室を引継ぎ式を行う現場とするのは、良い選択である。このような選択の主な欠點は、ホスト企業は往々にしてより多くの人力、財力、物力を支払う必要があり、すべての來賓は納品される工事プロジェクトや大型設備に対してその場に身を置く直感的な感覚が欠けていることである。{page_break}

納品される工事プロジェクトや大型設備の現場條件が悪い場合、またはホスト側の本部が現地にいないことや式典に出席する人が多いなどの他の理由で、工事、設置側の提案を経て、受け入れ側の同意を得た後、引継ぎ式は他の場所でも行うことができる。ホテルの多目的ホール、外部機関が貸し出す講堂やロビーなどは、引継ぎ式を行うために使用することができます。他の場所で引継ぎ式を行うことで、支出が高いにもかかわらず、大量の手配、配置作業を省くことができ、また儀式のグレードアップも可能です。

引継ぎ式では、ホスト側が事前に準備しておく必要があるものが少なくありません。まず、必要不可欠なのは、引継ぎの象徴となるものに関するものです。それらは主に：検収書類、一覧表、鍵、などがあります。検収書類、ここでは公証された引継ぎ雙方が正式に署名した受信証明書類を指す。一覧表とは、受入先に納入されたすべての物資、設備またはその他の物品の名稱、數量明細書を指す。鍵とは、渡された建物や機械設備を開けるための鍵のことです。一般的には象徴的な意味を持つので、1本用意すればよい。

このほか、引継ぎ式を主催する機関は、引継ぎ式の現場におめでたい雰囲気を醸し出すための品物を用意し、來賓のために少し粗品を用意しなければならない。

引継ぎ式の現場では、臨時に議長臺を設置することができる。必要に応じて、その上に赤いじゅうたんを敷設しなければならない。少なくとも、テーブルや椅子は十分に用意しておきましょう。議長臺の上には、赤い巨大な橫斷幕が掲げられ、上書の引継ぎ式の具體的な名稱、例えば「○○工事引継ぎ式」、あるいは「○○工事の正式な引き渡しを熱烈に祝う」。

引継ぎ式が行われた現場の周り、特に正門入り口のところ、幹線道路の両側、引継ぎ物の周りには、狀況に応じて一定數のリボン、旗、ボールをぶら下げ、色が鮮やかで、花が大きい鉢植えを置いて、環境を美化することができる。

來賓から贈られるお祝いの花かごが多い場合は、「先著順」、「順位をつけない」など、約束された順序に従って、議長臺の正面に一列に並べたり、現場の入り口のドアの外の両側に2列に分けて置いたりすることができます。この2か所に同時に並べてもいいです。しかし、來賓から贈られた花かごが少ない場合は、公開陳列する必要はありません。

引継ぎ式で來賓に贈るための贈り物は、その記念性、宣伝性を際立たせなければならない。引き継がれた工事プロジェクト、大型設備の縮小モデル、またはそれを主役とした絵本、はがき、記念バッジ、ネクタイピン、キーホルダーなどが選ばれた。

次に、引継ぎ式の手順を立てなければならない。引継ぎ式の手順とは、具體的には引継ぎ式が行われる際の各手順を指す。內容の異なる引き継ぎ式は、その具體的な手順がそれぞれ異なることが多い。主催者は引継ぎ式の具體的な手順を作成する際に、2つの重要な問題に注意しなければならない。一つは、慣例を參照して大きな面で実行し、できるだけ新奇を示さず、別のやり方をしなければならない。第二に、実事求是、力に応じて行動しなければならず、具體的な細部の面で何事も大まかに求める必要はない。全體的に言えば、ほとんどの引き継ぎ式には次の5つの基本的な手順が欠かせない。

第1項、司會者は引継ぎ式が正式に始まることを発表した。今、參加者全員が長い間拍手をし、主催者へのお祝いの意を熱烈な拍手で表現しなければならない。これに先立ち、司會者は関係者を議長席に招待し、適切な方法で全員が靜かにしていることを示唆しなければならない。

2つ目は、國歌を演奏し、ホスト単位のシンボルソングを演奏することです。これまで、參加者全員が粛立しなければならなかった。このプログラムは、時には省略することもできます。しかし、このプログラムを手配できれば、引き継ぎ式はより荘厳で厳かに見えることが多い。

第三項、施工、據付単位と受入単位は正式に関連工事項目或いは大型設備の引継ぎを行う。具體的なやり方は、主に施工、設置単位の代表者が、工事プロジェクト、大型設備に関する検収書類、一覧表または鍵などの象徴的な物品を、正式に受け入れ単位の代表者に渡した。この時、雙方は微笑みを嗅ぎ、両手で関係物を渡し、受け取るべきである。その後も、熱い握手を交わすべきだ。これで、関連する工事プロジェクトや大型設備が正式に受け入れ先に移管されたことを示している。條件が許せば、このプログラムの進行中に、テンポの良いおめでたい曲を生演奏したり再生したりすることができます。

場合によっては、盛り上がって盛大な雰囲気をさらに醸し出すために、このプログラムは上級主管部門や地方政府の責任者が関連する工事プロジェクト、大型設備の使用に代わってテープカットすることもできる。

第四項、各方面の代表が発言する。慣例に従って、引継ぎ式では、関係各方面の代表が発言しなければならない。彼らは順に、施工、設置単位の代表、受け入れ単位の代表、來賓の代表などでなければならない。これらの発言は、一般的に儀禮的であり、喜びを主な特徴としている。それらは通常短くて長いことを禁じるべきで、點から頭までのわずかな數語だけでよい。原則として、各人のこのような発言は3分を限度としなければならない。

第五項、引継ぎ式の正式終了を宣言する。その後、來賓全員を手配して見學したり、娯楽ショーを見たりする。この時、參加者全員が再び長い間大きな拍手をしなければならない。

儀式儀禮の全體的な要求に従って、引き継ぎ式は他の儀式と同じように、費やす時間の面でも高くて長くありません。通常、引き継ぎ式の最初から最後までの時間は、ほぼ1時間を超えてはならない。それをするためには、引き継ぎ式は具體的な手順にこだわりが少なく精巧であることが求められている。それだけに、見學や娯楽ショーの観覧など、正式なプログラムに組み込まれるべき內容は、正式な儀式が終わった後に行われる補助的なイベントとして別途手配されています。

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