品質記録表に意味と要求を記入する

　一、記録中によくある問題と対策：

記録は過程狀態と過程結果を記載する書類で、品質管理システムファイルの重要な構成部分。プロセス狀態とは主に製品品質の形成過程とシステムの運行過程に対して、プロセス結果はシステム運行効果と製品が品質要求を満たす程度を指す。記録した上記特性に基づいて、組織の品質管理システムに記録することは重要な役割を果たしています。

　　1、記録中によくある問題：

（1）ブラインド：記録の設定、設計目的、機能が不明であり、管理のためではなく、改善のために用いるのではなく、検査に対応するためである。（例えば、品質報告書を作成する時、本來は真実の記録であるべきです。検査に対処するために変更します。）

（2）亂れ：記録の設置、設計の隨意性が強く、體系的な配慮が不足し、記録の記入、保管、収集が混亂し、責任がはっきりしない。

（3）散布：保存、管理分散、統一された規定がない。

（4）松：記録記入、伝達、保管が厳重ではなく、日常點検を怠り、要求に達しない場合、無人審査、紛失と改竄が深刻である。

（5）空：記入しなくてもいいです。スペースが多くて、厳粛性、法定性に欠けています。

（6）間違っています。誤字を書き間違えて、言葉がよく表現できなくて、間違いを記入します。（例えば、納豆油の「納豆」の字は「鼓」「誤字」と書いてあります。）

　2、記録の設計と作成の意義：

（1）記録の十分性と必要性：基礎性と根拠書類として記録し、製品品質形成の過程と結果及び品質管理體系の運行狀態と結果をできるだけ全面的に反映しなければならない。このために、組織は全體的に記録の十分性を評価して、原始記録を完備させることに努めて、同時にまた各記録の必要性に対して一々審査して取捨選択して、記録が多ければ多いほど良いのではないことに注意して、正しいやり方は必要な原始データだけを記録として選ぶのです。

（2）記録の真実性と正確性：実際に正確に品質情報を記載してこそ、組織の品質管理システムを効果的に実行し、持続的な改善のために信頼できる根拠を提供することができます。したがって、記録のフォーマットと內容を確定するとともに、利用者が記入する便を考慮し、既存の條件下で必要な品質情報を正確に取得できるように保証します。記録を記入するには事実に基づいて、厳粛でまじめでなければならない。

（3）記録の規範化と標準化：できるだけ國際、國內または業界標準を採用し、先進組織の成功経験を參考にして記録をより規範化と標準化し、品質管理體系を構築する過程で、現行のものを整理し、余分な記録を廃棄し、適用されない記録を修正し、価値のあるものを維持し、必要なものを追加し、適切な表または図表形式を使用して規定し、要求通りに統一番號を作成し、活動の記録システムをより調和させ、標準化させる。同じ活動に対する記録フォーマットは固定されているべきで、勝手に変更したり、混亂させたりしてはいけません。修正が必要であっても、統一した時間を決めて新しい表を使い始めるべきです。{pageubreak}
 

　3、記録の記入要求と注意事項：

（1）記録はペンで要求します。記録はペン、ボールペンまたは署名ペンでできます。赤いペンは使わないで、これらのペンは記録がいつまでも色褪せないように確保できます。筆跡の耐久性と信頼性を考慮しなければならない。

（2）記録の原始性：記録は現場を維持し、ありのままに記録すること。これが原始性である。元々は最初の手です。原生性とは、その日の運営當日記のことで、周のイベントは周記となります。適時と真実をやり遂げて、點滴の水分を添加することを許さないで、記録に真実で信頼できるようにさせます。記録はその原始性を保持しています。書き直したりコピーしたりしてはいけません。更にプロセスが終わった後に修飾と飾り付けをしてはいけません。

（3）記録の明確かつ正確：記録は品質管理體系が取得した結果またはシステムが完成した活動の証拠を明らかにする書類として設定したもので、すなわち証拠であり、まず事実であることを確認し、事実を達成するためには、プロセスを正確かつ鮮明にし、言語と用字はすべて規範化しなければならない。自分がよく見えるようにするだけでなく、他人にもよく見えるようにすることができます。

（4）誤記の処理：記録に誤記があったら、誤記箇所に落書きしないようにし、黒または修正液で覆い隠すようにして、誤記を正しく処理する方法は、誤記の文字やデータに、もとの使用していたインクで橫線を描き、誤記箇所の上下の行間に正しい文字と數値を記入することです。

（5）空欄の記入：一部の記録が運営されている場合、すべての欄に內容が記入できないことがあります。どう処理しますか？空白の欄は記入しないでください。その記入方法は空白の適當なところに橫の線を引いて、記録者がすでにこの欄に関心を持っていることを表しています。ただ內容がないだけで、橫の線を使って代用しています。縦に何行あっても內容がないなら、斜めの線で記入してもいいです。

（6）署名要求：記録には各種の種類の署名が含まれています。作業後の署名、承認、検定、承認などがあります。これらの署名はすべてこの原則、権限と相互関係の具現であり、記録運営に不可欠な構成部分であり、いかなる署名もフルネームに署名しなければなりません。

4、記録の管理と制御：

（1）記録の表示：持つべき一意の識別保存と検索を容易にするために、分類番號と流水番號を記録しなければならない。識別の內容は、記録表の所屬する品質管理ファイルの番號、バージョン番號、表番號、ページ番號、標識がないか、または標識に適合していないかを含むべきです。記録表は無効なテーブルです。

（2）記録の保存と保管：記録は書類の要求に従って、ボリュームを立てて保管しなければならない。記録の保管は専任者または専門の主管部門が擔當し、必要な保管制度を確立し、保管方式は検索とアクセスに便利であるべきで、保管環境は信頼でき、乾燥、換気に適し、そして必要なラック、箱があり、防濕、防火、防蟲、破損、変質、紛失を防止するようにしなければならない。管理及び道路の保存期限問題について、外部に要求がない場合、組織は異なる製品の特徴に対して法規の要求に応じて相応の規定を作ることができます。もし契約書が記録に対して要求すれば、顧客の要求に従って保存期限を確定します。普通、記録の保存期間は2年で、主な記録は3年保存し、重要な記録は長期保存します。

（3）記録の検索：一つの品質活動は多くの項目の記録の內容と表に関連しています。項目漏れを避けるために、記録を編集し、ガイドとパスの役割を持っています。記録の閲覧と使用に便利で、その品質活動の記録を調べて全體の理解ができます。一つのプロジェクトについて、契約或いは製品が実現された後のプロセスは、一つの総編集項目を作ることを考慮して、製品の実現の進捗によって並べられます。記録內容が多く、品質活動が複雑な記録につながり、項目別の編集項目を設定することもできます。記録はファイリング前に主管部門の検収を経て合格した後で行うことができます。書類の保存が不十分なら、検収を擔當する部門は受け取りを拒否する権利があります。記録には多くの有用なシステム運行証拠と原始情報が含まれています。その役割を発揮するには関連部門と従業員の検索に便利でなければなりません。記録の調査はコンピューター管理に組み入れたほうがいいです。電子索引を作成し、検索と閲覧の効率を高めることができます。

（4）記録の処置：規定の保存期限を超えた記録は、統一的に処理し、重要な秘密保持內容を含む記録は廃棄記録を保持しなければならない。記録は製品品質の形成過程と最終狀態を如実に記載し、品質管理體系の過程、過程と活動の運行狀況と結果を如実に反映し、製品が技術基準、契約、法規要求及び顧客の期待の程度を満足することを確認し、組織の品質管理體系が効果的に運行されているかどうかを反映し、製品、過程と體系全體の運行が予想の要求を達成しているかを確認しなければならない。{pageubreak}
 

　　二、品質記録表に注意事項を記入する：

品質記録は過程狀態と過程結果を記載するために用いられ、企業の品質保証の客観的根拠であり、是正と予防措置を取るために根拠を提供し、製品標識と遡及性に有利である。

　　品質記録には以下の事項が記載されています。

1.レポートの記入は必ず完全にして、できるだけ詳しく（「6 W 2 H」の表現に従って説明してもいいです）、表示されているすべての內容をはっきり記入してください。記入できない內容は斜線（/）で消してください。特に署名欄の記入はフルネームで書きます。

2.記録は正確ではっきりしていて、亂雑にしてはいけません。勝手に記録に落書きしてはいけません。記録の裏も同じです。特に注意するのは最後に記入した明瞭度を確認して、はっきりしない人は書き直してください。

3.記録は勝手に変更してはいけません。変更が必要な場合、正しいやり方はまず間違ったところを一つの橫線で切ってから、そばに正しい內容を書いて、隣でサインして、日付を書きます。注意すべきは：

（1）數字が間違っている場合、數字全體を切り落として、數字の中で間違った桁數だけを消してはいけません。例えば、9002を9001とする場合、9002ではなく、9002とします。

（2）署名する時はフルネームを書くことに注意し、一字だけでなく、主任、某経理、某先生、某さんなどを書いてはいけません。

（3）日付を記入する時は全年月日を記入し、例えば書類の起草日は2004年2月1日で1/2.04または2004/2/1、2004.2.1などと書くことができます。

4.塗り直し液を使用してはいけません。修正紙なども使用できません。鉛筆で記入してはいけません。普通は赤い筆跡で記入してはいけません。特にサインします。

5.レポートを記録日付と流水番號は全部書いて、追跡と管理に便利です。日付の記入は全年月日を記入し、例えば2004年2月1日とする。流れ番號の記入は必ず固定の番號規則に従って行わなければならず、流れ番號の記入位置はレポートの右上にある。品質証明部が推奨する番號の書式は、年/月/流水番號です。