公文書(shū)で書(shū)くべき手順と方法

　　公文書(shū)を作成するの手順と方法は大體普通の文章と似ていますが、公文書(shū)は性質(zhì)、作用及び創(chuàng)作要求によって違いますので、書(shū)く時(shí)には特に注意しなければならない問(wèn)題があります。

公文書(shū)の作成は通常以下の手順で行います。

　　一、主旨を明確にする

どの公文書(shū)も役所の仕事の実際の必要に応じて作成します。ですから、筆を動(dòng)かす前に、まず本文の趣旨、つまり公文書(shū)のテーマと目的を明らかにします。次のような內(nèi)容が含まれています。

1.書(shū)類の中心內(nèi)容は何ですか？例えば仕事を手配して、主にどれらの問(wèn)題をつかんで、主要な成績(jī)と問(wèn)題があって、次のステップの計(jì)畫(huà)を出します。更に要求事項(xiàng)のように、上級(jí)機(jī)関に答えてもらったり、何か問(wèn)題を解決したりします。

2.書(shū)類の內(nèi)容によって、どんな種類の文種を採(cǎi)用するつもりですか？例えば、仕事の狀況を報(bào)告するには、特定のテーマの報(bào)告を書(shū)くか、または狀況の報(bào)告を書(shū)くか、下級(jí)機(jī)関からの文書(shū)に反映される問(wèn)題に対して、指示や返信を書(shū)くか、それとも規(guī)定的な通知を書(shū)くかなどです。

3.ファイルの送信範(fàn)囲と閲覧対象を明確にする。例えば、上級(jí)の指導(dǎo)機(jī)関に報(bào)告するか、それとも部下の所屬機(jī)関に仕事の経験を紹介して広めるか、指導(dǎo)幹部、関係部門(mén)の職員に読むか、それとも全體の幹部あるいは人民大衆(zhòng)に行うか。伝えるなど。

4.文を送る具體的な要求を明確にする。例えば、相手の機(jī)関に理解を求めますか？それとも相手の機(jī)関に回答を求めますか？各公文機(jī)関に実行を徹底するように求めますか？それとも相手が參照して実行しますか？

つまり、どのような方法を取るかを明確にして、どのような問(wèn)題を主に述べ、具體的にどのような目的を達(dá)成するかは、まずこれらの問(wèn)題について心の中で分かっているようにしなければならない。

　　二、関連資料を集めて、調(diào)査研究を行う。

本文を出す目的とテーマが明確になったら、このテーマをめぐって資料を集めたり、一定の調(diào)査研究を行うことができます。もちろん、これも具體的な狀況によって、各文書(shū)を書(shū)くつもりではないです。例えば、短い命令、通知を書(shū)きたいです。內(nèi)容を書(shū)くのは簡(jiǎn)単です。公文書(shū)一般的には資料収集や調(diào)査研究の仕事をする必要はなく、発文の主旨が明確になってから、少し考えて書(shū)いてもいいです。しかし、問(wèn)題に対しては複雑であり、また指導(dǎo)者による問(wèn)題処理の原則的な意見(jiàn)がありますが、具體的な観點(diǎn)と資料が形成されていません。具體的な分析とまとめが必要です。また、長(zhǎng)い文章の文書(shū)を作成し、作業(yè)計(jì)畫(huà)を作成し、仕事のまとめを行い、規(guī)則、條例を起草し、仕事の指示と指導(dǎo)者のスピーチを書(shū)きたいです。人間の脳は客観世界を反映していますが、正しく反映するのは難しいです。繰り返しの考察を経てこそ、より正確に反映され、客観的実際に近いものができる。書(shū)き上げた書(shū)類は実際に即しても、このような過(guò)程を経なければならない。

どのように書(shū)類を作成して資料を集め、調(diào)査研究を行いますか？一つは文字の資料を集めて読むこと、もう一つは実際に生きる材料を集めることです。たとえば仮の文本部門(mén)の年間勤務(wù)計(jì)畫(huà)は、まず黨と國(guó)家の関連方針政策と指示精神、上級(jí)機(jī)関が配置した任務(wù)を確認(rèn)し、當(dāng)部門(mén)の去年の仕事計(jì)畫(huà)と仕事まとめ、及び兄弟単位の関連業(yè)務(wù)計(jì)畫(huà)などを參照する必要がある。本部門(mén)が今年直面している狀況を真剣に研究し、今年の中心任務(wù)、上級(jí)要求。本部門(mén)の當(dāng)面の仕事?tīng)顩rには、有利な條件と不利な要素があり、どのような潛在力があるかを検討する。また、全面的な仕事まとめを書(shū)くつもりで、もと予約した仕事計(jì)畫(huà)、上級(jí)機(jī)関が発表した主要な指導(dǎo)的文書(shū)を確認(rèn)して、この時(shí)期に本庁が作成した主要文書(shū)、部下機(jī)関が提出した主要文書(shū)、関係する重要な會(huì)議文書(shū)、本機(jī)関の大事記などを確認(rèn)します。関連資料を全面的に調(diào)査し収集した上で、分析研究は主にどの仕事を行いますか？

つまり、資料を集めて、調(diào)査研究するのは十分です。酒を暖める？溫めるの過(guò)程は、全面的、大量の素材を把握し、問(wèn)題の各方面を理解し、そして分析思考を通じて認(rèn)識(shí)の飛躍を生み、感性認(rèn)識(shí)から理性認(rèn)識(shí)にまで上昇します。

　　三、大綱を立て、構(gòu)造を整える。

材料を集めて研究した上で、作文の大綱を作った。大綱は文書(shū)を書(shū)く內(nèi)容の要點(diǎn)であり、それの主要な枠組みを描き出して、正式に筆を執(zhí)る前に、全編を全面的に手配し、胸中に成竹があり、文章を順調(diào)に進(jìn)め、途中で手が回らないようにする。

要點(diǎn)の詳細(xì)は、文書(shū)の具體的な狀況と個(gè)人の習(xí)慣、文章の熟練度によって決められます。紙幅の短い文書(shū)は、まず何かの問(wèn)題を書(shū)き、順?lè)撕韦驎?shū)き、主にいくつかの意味に分けられます。長(zhǎng)い文章の比較的に重要な文書(shū)は、比較的詳細(xì)な要約を作成する必要があります。文書(shū)を含めていくつかの部分に分けて、それぞれの部分にいくつかの問(wèn)題があります。大綱の文字は多くなくても、文字の上で推敲する必要はありません。もちろん、集団で討論したり、指導(dǎo)者に審査の要綱を渡したりする必要があります。

大綱を書(shū)くというのはとても重要な構(gòu)想過(guò)程で、文書(shū)の基本的な観點(diǎn)は、一定の會(huì)議を集めて集団討論研究と修正を行うことができ、大綱をさらに充実させます。二人以上で分業(yè)して共同で書(shū)いた文書(shū)は、文書(shū)を書(shū)く要綱を共同で研究し、前后の繰り返し、脫落や矛盾が起こらないようにします。

　　四、文章を書(shū)いて、本文を書(shū)きたいです。

構(gòu)造が整いましたら、大綱に列記されている順序に従って、開(kāi)宗明義を開(kāi)いて、テーマをぎゅっと締めて、本文を書(shū)きたいです。文章を書(shū)くときは2點(diǎn)に注意しなければならない。

1.観點(diǎn)が明確で、材料が適切であること。つまり、材料を視點(diǎn)で統(tǒng)率して、材料を観點(diǎn)にサービスするということです。材料を使って問(wèn)題を説明して、材料と観點(diǎn)が一致するようにします。

行文の中で、観點(diǎn)を明確にすることに注意してください。用語(yǔ)はあいまいにしてはいけません。もし観點(diǎn)がはっきりしないならば、何を言っているのか分かりません。迷ったり、誤解を生みやすくなります。

一部の文書(shū)には、観點(diǎn)だけを言っても実際の資料がないと、抽象的で空虛な感じがして、根拠に乏しいので、納得しにくいです。資料の羅列だけでは明確な観點(diǎn)がないと、何の問(wèn)題を説明したいのか、発文の意図が分かりません。特に仕事報(bào)告や狀況報(bào)告、経済狀況紹介などの書(shū)類は、観點(diǎn)もあれば、資料も必要です。観點(diǎn)と材料の関係は骨と肉の関係のように、骨があって肉があってこそ豊かで生き生きとして力強(qiáng)いです。例えば、ある方針、政策の指示と意見(jiàn)を明らかにし、往々にして仕事の中の主要な成績(jī)、存在する問(wèn)題、注意すべき傾向を指摘し、どのようにすればいいかを明示し、どのようにしてはいけないかを明示し、どのような結(jié)果が発生しやすいか、どんな不利益があるかなどを明示する。いずれにしても、利害を通じて、自分の意図の実現(xiàn)可能性と必要性を深く理解させるためには、具體的な資料を適切に運(yùn)用して、一定の道理を説明する必要がある。更に例えば、仕事の簡(jiǎn)単な報(bào)告、調(diào)査報(bào)告、通報(bào)または経験の紹介を書(shū)いて、すべて一定の典型的な事例と典型的な人物の材料を選んで使用して、交流の情況を達(dá)成して、具體的に問(wèn)題を反映して、あるいは生き生きとした事実の表彰、宣伝あるいは教育、警戒の目的があります。このように書(shū)かれた文書(shū)は根拠があってこそ、生き生きとした真実を感じられ、信服することができる。{pageubreak}

調(diào)査研究で収集した材料は多種多様であり、材料を使う時(shí)は選択と裁斷を経て、材料に観點(diǎn)を説明し、典型的なものを持たなければならない。つまり、枝葉を除いて精髄を取ると言います。資料の選び方は適切であり，発文の意図を表すために奉仕しなければならない.材料を使って緊密に観點(diǎn)をめぐって、これは私達(dá)の言った観點(diǎn)で材料を統(tǒng)帥します。材料の使い方が間違っていて、問(wèn)題を説明しないと、材料とテーマがずれてしまいます。このような文書(shū)は、構(gòu)造がばらばらで、説明力に欠けているように見(jiàn)える。そのため、問(wèn)題を説明できない材料は、むしろ使わないほうがいいです。濫用してはいけません。材料を積み上げたり、無(wú)理に運(yùn)んだりしてはいけません。

文書(shū)を書(shū)くには厳格性を維持し、材料で観點(diǎn)を説明し、観點(diǎn)で材料を統(tǒng)率する必要があるということは、実際の資料によって説明し、運(yùn)用材料はしっかりと観點(diǎn)を結(jié)合しなければならないということではない。このように文書(shū)を書(shū)くのは、事実に基づいて真実を求める根本原則であり、決して許されないものであり、厳重に禁止しなければならない。

なお、説明が必要なのは、文書(shū)を書(shū)くには観點(diǎn)と資料が必要であり、またいかなる書(shū)類もこの二つの面を持たなければならないというわけではない。例えば、紹介狀、具體的な問(wèn)題通知、簡(jiǎn)単な返答、一つの法規(guī)、法令などは、一般的にはどのような資料を引用して観點(diǎn)を説明する必要がありません。

2.文章を簡(jiǎn)潔にし、説明をはっきりさせなければならない。文書(shū)を書(shū)くには、用字をできるだけ節(jié)約し、紙幅を短縮し、簡(jiǎn)潔で分かりやすくするとともに、説明の問(wèn)題がはっきりしていることにも注意しなければならない。問(wèn)題をはっきり言うために、長(zhǎng)々と書(shū)いてはいけません。簡(jiǎn)単で便利なために、説明がよくできなくて、意味が分からないようにしても、要求に合わないです。正確な書(shū)き方は簡(jiǎn)単でなければならないが、詳しいことは詳しく、詳しいことは適切である。敘述の文字はできるだけ簡(jiǎn)潔にしなければならない。引継ぎの重點(diǎn)として、文に関わる人名、地名、機(jī)関名、または規(guī)範(fàn)化された略稱を使って、略稱は人知のものでなければならない。「××省委員會(huì)組織部、宣伝部」を「×省組宣」「上海」「渝」と略して呼ぶ必要はないと思われます。県以下では知られていない地名は、前に所屬する省名、地域名、県名などを冠すべきです。いくつかの物事のフルネームが長(zhǎng)く、「二つの文明」「四つの近代化」など、すでに人々に知られている略語(yǔ)を使うことができます。理解しにくい呼び方を勝手に作ってはいけません。

文中の引用に関する論述は出典を明記しなければならない。他の書(shū)類を引用するときは、その発行機(jī)関、発文日付、発文番號(hào)または文書(shū)の全タイトルを明記しなければならない。引用する語(yǔ)句は引用符をつけて明記しなければならない。文の中で言及した人名は、相手に熟知されていない場(chǎng)合、初めて現(xiàn)れた時(shí)には、彼の職務(wù)、身分とフルネームを明記し、以下を略してもいいです。文章の中には特別に珍しい語(yǔ)句があるので，注釈をつけなければならない。つまり、自分が知っているとは思えないし、相手もきっと知っているはずです。相手から考えて、この書(shū)類を読んだかどうかははっきりしています。

文書(shū)を書(shū)くときは、文具の通順や文法のルール、句読點(diǎn)の正しい使い方に注意するだけでなく、どの機(jī)関、いつ、どこで、どんな問(wèn)題、どんな狀況、どんな原因がありますか？文書(shū)のテーマを明確にし、目鼻立ちをはっきりさせるために、短い文書(shū)のほかに、まず全文の目的や結(jié)論を説明し、導(dǎo)語(yǔ)としていくつかの意味説明を行い、全編の終わりには、全編の要旨を適切に要約し、文をまとめる機(jī)関に対する要求を表明することができる。例えば、この書(shū)類はいつ、どの範(fàn)囲で伝達(dá)されますか？いつから実行されますか？回答を示してください。または屆出だけをしてください。

　五、繰り返し點(diǎn)検し、真剣に修正する。

初稿を書(shū)いたら、真剣に修正します。文章を書(shū)くには工夫が必要です。昔から、いい文章は繰り返し修正されてきました。文書(shū)を書(shū)くのも同じです。特に重要な書(shū)類は、いくつかの原稿を経て初めて成熟します。文書(shū)を書(shū)くときは、自分で起草してから、何度も読み返して、丁寧に一字一句ずつ見(jiàn)直して、句読點(diǎn)も見(jiàn)逃さないようにします。

1.テーマの変更について。テーマの思想が正しいかどうかを見(jiàn)て、テーマの論述は集中するかどうか、テーマは深く掘り下げます。テーマを変えてこそ、他の面での修正が根拠になります。

2.観點(diǎn)の修正について。公文書(shū)の見(jiàn)直しは観點(diǎn)が正しいかどうか、表現(xiàn)に問(wèn)題がないかを考えます。思想感情が不健全で、見(jiàn)方が全面的ではなく、表現(xiàn)が妥當(dāng)ではなく、概念が曖昧であり、推理、論証が論理的でないところに屬しても、修正しなければならない。

3.材料の修正について。資料は文書(shū)の基礎(chǔ)であり、正確な観點(diǎn)があったら、適切な資料を通じて表現(xiàn)しなければならない。文書(shū)は観點(diǎn)だけで材料がない、或いは材料があると観點(diǎn)を説明できない、或いは材料が多すぎて埋もれてしまうという観點(diǎn)から、材料を適切に修正しなければならない。

4.構(gòu)造の修正について。文書(shū)の全體構(gòu)造の修正、起承転結(jié)の調(diào)整、階層位置の変更、および詳細(xì)な変更などを含めて文書(shū)の構(gòu)造を修正する。目的は文書(shū)をより厳密に、円滑に、均整と完備させることです。

5.言語(yǔ)の修正について。主に不順な字句を修正して、規(guī)範(fàn)でない字と句読點(diǎn)を使って、言語(yǔ)の正確さ、鮮明さ、精錬、生き生きとした要求を達(dá)成します。

仕事を修正するには、真面目で細(xì)心で、十分な忍耐と絶えず改善する精神が必要です。修正によって、書(shū)類の品質(zhì)を向上させるだけでなく、審査、発行のための基礎(chǔ)を作り、中から作文能力を高めることもできます。